16. Теоретична проблематика кдп як наукової дисципліни

У державному стандарті України ДСТУ 2732:2004 “Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять” КД визначено як комплекс заходів, спрямованих на здійснювання процесів створювання й функціонування службових документів. виконує КД. Натомість близькими за змістом є визначення понять “службовий документ” та “електронний документ”, прийняті у зарубіжних і вітчизняних нормативних документах.

Відсутні у вітчизняній практиці діловодства такі поняття, як “документаційна система” та “метадані”. За визначенням ISO 15489 “документаційна система” – це інформаційна система, яка включає службові документи, керує ними та забезпечує доступ до них у часі.

Компонентами системи виступають люди (як фахівці з документації, так і користувачі); процедури й процеси та комплекс нормативних документів, що їх регулюють (задокументована політика, інструкції, настанови); безпосередньо службові документи та програмне, апаратне й інше забезпечення, канцелярське приладдя. Широко вживаний у міжнародній практиці термін “метадані” означає дані, які описують контекст, зміст і структуру службових документів та керування ними протягом певного часу.

Для сфери КД визначальним є поняття “підзвітності” або “відповідальності”. Ці поняття доцільно унормувати у вітчизняній лексиці сфери створення та функціонування службових документів.

В сфері керування документаційними процесами тісно повязані поняття “діловодство”, “документаційне забезпечення управління”, “документно-інформаційне забезпечення управління”, “керування документацією”, “керування документаційними процесами”. Тому потрібно дуже чітко знати їх термінологічні межі та розмежовувати значення цих понять.

Під поняттям “діловодство” розуміють діяльність, яка охоплює документування (створення документів) та організацію роботи з документами: організацію документообігу, використання інформаційно-пошукових систем документів органу, контроль виконання документів і підготовку документів для передачі в архів.

Поняття “документаційне забезпечення управління” визначається як діяльність спеціальних працівників або підрозділів по створенню, фіксації та оформленню документаційної інформаційної бази на різних носіях для використання управлінським апаратом у процесі реалізації його функцій.

Документно-інформаційне забезпечення управління – це організація цілеспрямованих масивів інформації і інформаційних потоків, яка включає збирання, зберігання, опрацювання та передачу інформації з метою аналізу одержаних результатів для підготовки, обґрунтування і прийняття управлінських рішень. Керування документаційними процесами – це комплекс заходів, спрямованих на здійснення процесів створення та функціонування службових документів.

Інформаційну складову сфери керування документаційними процесами становить збирання, зберігання, опрацювання і передача інформації.

Об’єктом “Керування документаційними процесами” є документована управлінська інформація в системі керування документаційними процесами.

Предметом вивчення є порядок створення, обробка, рух, збереження документаційної управлінської інформації.

Мета дисципліни “Керування документаційними процесами”- визначення сутності і змістовного наповнення керування документаційними процесами, вивчення його місця серед інших дисциплін документаційно-комунікаційного циклу, дати системне уявлення про місце керування документаційними процесами в системі та процесах управління.