28. Функції управлінських документів

Документ - матеріальний об'єкт, що містить інформацію в зафіксованому вигляді і спеціально призначений для її передачі в часі і просторі.

У вузькому сенсі документ — акт, що вдягнувся в письмову форму, засвідчує наявність фактів певного значення. У широкому сенсі і книга, і скульптура - документи.

Документи можуть виконувати наступні функції:

• функції, що забезпечують процес управління;

• функції, що носять культурно-історичний характер.

Загальні функції документа:

• інформаційна — визначається потребою документування, зберігання і надання інформації;

• комунікативна — документи є засобом обміну інформації;

• соціальна — полягає в збереженні, і передачі соціальної інформації.

Документ є не лише продуктом певних соціальних стосунків, але і сам може впливати на ці стосунки; соціальна функція визначається роллю і місцем документа в даному суспільстві і житті держави.

Спеціальні функції документа:

• управлінська — в ній документ виступає як засіб управління діяльністю;

• організаційна — документ встановлює або упорядковує дії учасників правових стосунків;

• правова — документ може бути письмовим доказом і бути джерелом права;

• загальнокультурна — здатність документа зберігати і передавати культурні традиції, естетичні норми, ритуали, прийняті в суспільстві;

• історична — документ є історичним джерелом.

Документ - це засіб закріплення на спеціальному матеріалі (паперу) результатів діяльності підприємства або установи. За походженням документи діляться на службових і особистих.

а) до особистих документів відносяться: автобіографія, заява, доручення, розписка, листи;

б) до особистих відносяться документи, створені від імені організації, установи або підприємства.

У управлінській (службовою) діяльності організацій і підприємств особливе місце займає організаційно-розпорядлива документація (ОРД), яка підрозділяється на 5 груп:

1) організаційна - положення, правила, статути, інструкції;

2) розпорядлива - розпорядження, постанови, накази;

3) довідково-інформаційна - листи, телеграми, доповідні записки, довідки, акти і т.д.;

4) про особовий склад - накази про особовий склад, особисті справи, характеристики і др.;

5) пропозиції, заяви і скарги громадян.

Документи розрізняють по видах діяльності:

1) по місцю складання:

а) внутрішні - документи, які створює установа в процесі своєї діяльності;

б) зовнішні - документи, які приходять з інших організацій або від окремих громадян;

2) формою:

а) індивідуальні - складені за довільною ознакою;

б) типові - які є текстом-зразком;

в) трафаретні - коли одна частина тексту віддрукована заздалегідь (друкарським способом), а інша заповнюється при оформленні документа;

3) за призначенням:

а) оригінал - документ, створений перший раз автором;

б) копія - відтворення (повторне) всіх реквізитів документа, завіреного в установленому порядку;

в) дублікат - в разі втрати оригіналу видається документ з позначкою “дублікат”, має однакову юридичну силу з оригіналом.

Склад управлінських документів визначається компетенцією і функціями організації, порядком вирішення питань, об'ємом і характером взаємозв'язків з іншими організаціями і закріплюється в табелі документів. Єдність правил документування управлінських дій на всіх рівнях управління забезпечується вживанням Державної системи документаційного забезпечення управлінням і уніфікованих систем документації. Уніфіковані системи документації – це комплекс документів, створених по єдиних правилах і вимогах, таких, що містять інформацію, необхідну для управління в певній сфері діяльності. УСД призначені для використання як за допомогою засобів обчислювальної техніки, так і при традиційних методах обробки інформації. Управлінські документи по найменуванню, формі і складу реквізитів повинні відповідати УСД, вимогам ГСДОУ, положенням (статутам) про організацію, іншим нормативним документам, що містять правила документування. Відповідно до чинного законодавства і компетенції органи управління видають наступні розпорядливі документи: рішення, постанови, розпорядження, накази, вказівки, доручення, інструкції.