15. Кдп: сфера практичної діяльності

Керування документаційними процесами – це комплекс заходів, спрямованих на здійснення процесів створення та функціонування службових документів. Керування документацій ними процесами є невід’ємною частиною загальної системи керування підприємством, установою, організацією.

Під керуванням документаційними процесами розуміють:

1) керування континуумом документів – графічною і теоретичною моделлю, що охоплює послідовний і взаємопов’язаний режим роботи з документацією від моменту проектування системи роботи з документацією, її створення і до зберігання та користування документами в архіві.

2) забезпечення послуг у галузі керування та користування документами для задоволення потреб і захисту інтересів установи та її клієнтів;

3) створення повної, точної, достовірної, придатної для користування документації, що відображає діяльність установи;

4) керування документаційними процесами як цінним майном і інформаційними ресурсами.

Основною метою керування документаційними процесами є створення документів, тобто проектування та складання форм документів, їх назв, переліку, функціональних призначень, моніторингу, коригування та застосування новітніх інформаційних технологій.

Система керування документаційними процесами включає: збір та аналіз інформації; визначення кінцевої мети впровадження; з’ясування відмінностей між можливими і бажаними результатами; експертну оцінку альтернативних варіантів; розробку стратегічного плану; організацію виконання запланованих заходів; врахування особливостей перехідного періоду; аналіз поточних проблем та коригування плану.

Предмет керування документаційними процесами включає: порядок створення, обробки, руху та збереження документної управлінської інформації.

Мета керування документаційними процесами як навчальної дисципліни: визначення сутності і змістовного наповнення керування документаційними процесами, вивчення його місця серед інших дисциплін документно-комунікаційного циклу, системне уявлення про місце керування документаційними процесами в системі та процесах управління.

Завдання керування документаційними процесами:

• аналіз складу та змісту основних понять сфери керування документаційними процесами, зіставлення їх з сукупністю та трактуванням термінів вітчизняної теорії і практики, організації створення і функціонування службових документів;

• охарактеризувати законодавче регулювання галузі керування документаційними процесами в Україні;

• визнати основні технологічні операції керування документаційними процесами;

• охарактеризувати технологію керування документаційними процесами, нормативні та теоретичні засади її реалізації в зарубіжних країнах;

• визначити перспективні напрями застосування міжнародного досвіду керування документаційними процесами в Україні.

Основними напрямами вдосконалення керування документаційними процесами є: забезпечення ефективності керування через створення цілісної системи виконання діловодних операцій; впровадження інформаційної культури як системи знань та навичок щодо керування документацій ними потоками і новітніми програмними продуктами; визначення сфер та рівнів керування відповідно до існуючих морально-етичних норм і законів.