24. Умови ефективного функціонування керування документаційними процесами

Нормативно-методичну базу керування документаційними процесами в Україні умовно можна поділити на наступні групи: 1. Законодавчі акти України, які регламентують основні засади державної політики у сфері інформації та документації. 2. Укази Президента, постанови Уряду у сфері справочинства. 3. Правові акти органів виконавчої влади (міністерств, комітетів служб) як загальногалузевого, так і відомчого характеру. 4. Правові акти нормативного та інструктивного характеру, методичні документи зі справочинства установ, організацій, підприємств. 5. Державні стандарти на документацію. 6. уніфіковані системи документації. 7. Нормативні документи з організації архівного зберігання документів.

Нормативно-правові акти, які регулюють питання керування документаційними процесами в Україні мають локальні сфери застосування

Основними нормативними документами з даного питання є: Закони України “Про інформацію”, “Про Національний архівний фонд та архівні установи”, “Про мови в Українській РСР”, “Про стандартизацію”, “Про державну таємницю”, “Про державну службу”, “Про захист інформації в автоматизованих системах”, “Про звернення громадян”, “Про обов’язковий примірник документів”, “ Про національну систему конфіденційного зв’язку”, “Про електронні документи та електронний документообіг”, “Про цифровий електронний підпис”, сукупність підзаконних нормативно-правових актів, що визначають механізми реалізації зазначеного законодавства.

Основними нормативними документами, які регулюють галузь керування документаційними процесами є: ДСТУ 4163-2003 “Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів”, ДСТУ 3843-99 “Державна уніфікована система документації. Основні положення”, ДСТУ 3844-99 “Державна уніфікована система документації. Вимоги до оформлення документів”, ДСТУ 4423:2005 “Інформація та документація. Керування документаційними процессами”; Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року № 1153; Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів від 20 липня 1998 року № 41 та ін.

Вимоги ДСТУ 4163-2003 “Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів” встановлюють склад реквізитів документів; вимоги до змісту і розташовування реквізитів документів; вимоги до бланків та оформлювання документів; вимоги до документів, що їх виготовляють за допомогою друкувальних засобів.

ДСТУ 3843-99 “Державна уніфікована система документації. Основні положення” визначає загальні положення з уніфікації управлінської документації та правила розроблення, узгодження, затвердження, реєстрації та ведення уніфікованих форм документів у складі державної уніфікованої системи документації.

ДСТУ 3844-99 “Державна уніфікована система документації. Вимоги до оформлення документів” встановлює формати, робочі площі та правила розмітки формуляра-зразка документів, що віднесені до Державної уніфікованої системи документації. Вимоги цього стандарту є обов’язковими для міністерств (відомств), підприємств, організацій усіх форм власності

ДСТУ 4423:2005 “Інформація та документація. Керування документаційними процесами” є основним нормативним документом сфери керування документаційними процесами в України, який стосується керування службовими документами всіх видів на всіх носіях, створених у процесі трудової діяльності.

Також для ефективного нормативно-правового регулювання галузі керування документаційними процесами в Україні створюються проекти нормативно-правових документів (проект Закону України “Про мови України”, проект Закону України “Про діловодство”, проект Закону України “Про документаційне забезпечення управління”, проект Закону України “Про доступ до інформації”).