17.Обєкт і предмет кдп як наукової дисципліни

Об’єктом навчальної дисципліни “Керування документаційними процесами” є документована управлінська інформація в системі керування документаційними процесами.

Предметом вивчення дисципліни є порядок створення, обробка, рух, збереження документаційної управлінської інформації.

Мета навчальної дисципліни “Керування документаційними процесами”- визначення сутності і змістовного наповнення керування документаційними процесами, вивчення його місця серед інших дисциплін документаційно-комунікаційного циклу, дати системне уявлення про місце керування документаційними процесами в системі та процесах управління.

Завдання навчального курсу “Керування документаційними процесами”:

1. Проаналізувати склад та зміст основних понять в сфері керування документаційними процесами, зіставити їх із сукупністю та трактуванням термінів вітчизняної теорії і практики організації створення і функціонування службових документів;

2. Охарактеризувати законодавче регулювання сфери керування документаційними процесами в Україні;

3. Визначити основні технологічні операції керування документаційними процесами;

4. Охарактеризувати технологію керування документаційними процесами, основні засади її реалізації в зарубіжних країнах;

5. Визначити перспективні напрямки застосувань міжнародного досвіду з керуванням документаційними процесами в Україні.

Основні напрямки вдосконалення керування документаційними процесами включають:

1. Забезпечення ефективності управління через створення ефективної системи виконання діловодних операцій;

2. Впровадження інформаційної культури щодо керування документаційними потоками та новітніми програмними продуктами;

3. Визначення сфер та рівнів керування документаційними процесами відповідно до існуючих морально-етичних норм і законів.

Навчальна дисципліна “Керування документаційними процесами” має тісні міжгалузеві зв’язки з іншими навчальними дисциплінами документаційно-комунікаційного циклу, а саме:- загальним діловодством;-спеціальним діловодством;-документознавством;-документаційним забезпеченням управління;- інформаційно-аналітичною діяльністю;- інформаційним менеджментом;-архівознавством, джерелознавством;-документаційною лінгвістикою;- інформологією;- психологією, педагогікою;- діловою етикою та мовним етикетом;- сфрагістикою;-літературознавством та ін. .

Всі ці наукові дисципліни досліджують процеси створення, передачі, документування, зберігання, контролю управлінської інформації.

18. Терміносистема кдп

Термінологія, термінографія, терміносистема керування документаційними процесами включає поняття, пов’язані з процесами створення, оформлення, систематизації, пошуку документації, використання документованої службової інформації.

ДСТУ 2732:2004 “Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять” визначає поняття керування документацією як комплекс заходів, спрямованих на здійснювання процесів створювання й функціонування службових документів

Керування документаційними процесами є невід’ємною частиною загальної системи керування підприємством, установою, організацією. Керування документаційними процесами – це комплекс заходів, спрямованих на здійснення процесів створення та функціонування службових документів. Основу керування документацією складають діловодні процеси, одним з яких є класифікація службових документів.

Сфера керування документаційними процесами, як і кожна наука, має свій понятійний аппарат. Сутність наукового знання керування документаційними процесами полягає у вірогідному узагальненні фактів, визначенні закономірностей, прогнозуванні результату. Формування понятійного апарату галузі керування документаційними процесами відбувається відповідно до чинних нормативно-правових документів, тобто відповідно до державних стандартів, законів України, нормативно-правових актів міжвідомчого характеру та відомчих нормативних актів, що регулюють керування документаційними процесами.

Основними поняттями галузі керування документаційними процесами є: “документ”, “документообіг”, “діловодство”,“керування документаційними процесами”, “документаційне забезпечення управління”, “контроль за виконанням документів” та ін.

Діловодство - це суто визначений процес організації роботи з вже створеними документами, основною метою якого є регулювання їх руху, з точки зору доцільності і раціональності, а також здійснення контролю за ними у межах конкретної управлінської системи.

Керування документаційними процесами- це галузь керування, що відповідає за ефективний і систематичний контроль за створенням, прийманням, зберіганням, використанням, передаванням до архіву, вилученням для знищення службових документів, охоплюючи процеси відбирання та зберігання в документальній формі свідчень, інформації про ділову діяльність.

Документаційне забезпечення управління - поняття, яке включає, поряд з діловодством, процес документування управлінських дій з метою прийняття найбільш ефективних рішень. Використання цього системного поняття в сучасному управлінні потребує розроблення принципової концепції з визначенням якісно-кількісних характеристик документа, як носія інформації на всіх рівнях управління. Формування понятійного апарату галузі керування документаційними процесами регулюють: Закон України “Про інформацію”, ДСТУ 4423:2005 “Інформація та документація. Керування документаційними процесами”, ДСТУ 2732:2004 “Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять” тощо.

Документ – матеріальний об’єкт, який містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлену у встановленому порядку, що має відповідно до чинного законодавства нормативно-правове значення.. 

Контроль за виконанням документів - важливий напрям управлінської діяльності, що виконується з метою сприяння своєчасному та правильному виконанню рішень, завдань і доручень керівництва, забезпечення одержання інформації, необхідної для оцінки діяльності підрозділів та виконавців.

Державний стандарт ДСТУ 2732-2004 “Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять” розроблено з метою сформулювання однозначно встановлених термінів та визначень понять діловодства й архівної справи, відбиття в його змісті сучасної спеціальної лексики цих галузей знань. Варто зазначити, що визначення понять, поданих в ДСТУ 2732-2004 “Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять”, ґрунтується переважно на традиційному їх розумінні, сформованому під впливом наукових дискусій. Вперше в історії вітчизняних термінологічних стандартів у тезаурус ДСТУ 2732-2004 “Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять” ввійшло поняття “керування документацією”. Воно визначено як комплекс заходів, спрямованих на здійснювання процесів створювання й функціонування службових документів.

Впровадження ДСТУ 4423:2005 “Інформація та документація. Керування документаційними процессами” є наслідком наукових дискусій, упорядкування вітчизняних документаційних процесів, інтеграції у світові інформаційні процеси, поліпшення організації діловодства та архівної справи в Україні. Позитивним моментом введення стандарту є прагнення вирішити проблеми прикладної сфери вітчизняного діловодства, пов’язані з термінологією, функційністю документів та їх класифікацією, уніфікації процесів роботи з документами, специфіки підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників відповідних служб.

В державному стандарті ДСТУ 4423:2005 “Інформація та документація. Керування документаційними процессами” відображається розвиток сфери керування документаційними процесами, деталізується термінологія сфери керування документаційними процесами, визначаються загальні вимоги до керування документаційними процесами, стратегія розроблення та впроваджування документаційних систем, протікання документаційних процесів та їх контролювання, відстежування і здійснювання перевіряння; навчання.

19. КДП- складова і функція управління

Управління – це сукупність скоординованих заходів, спрямованих на досягнення визначеної мети. Сутність управління полягає в координуванні роботи інших людей. Основна мета управління – створення необхідних умов для реалізації задач організації, координація й узгодження спільної діяльності працівників для досягнення конкретних запланованих результатів.

Під процесом управління розуміється упорядкована сукупність взаємопов’язаних елементів, що забезпечують функціонування і розвиток організації як єдиного цілого. Процес управління визначається також як

форма розподілу і кооперації управлінської діяльності, в рамках якої здійснюється процес управління по відповідних функціях, направлених на рішення поставлених задач і досягнення наміченої мети. З цих позицій структура управління представляється в вигляді системи оптимального розподілу функціональних обов'язків, прав і відповідальності, порядку і форм взаємодії між її складовими органами ,що входять в управління і працюючими в них людьми.

Практична реалізація функцій управління здійснюється за допомогою системи методів управління. Привести в дію організовану систему, щоб одержати потрібний результат можна лише через вплив на неї керуючого органу чи особи. При цьому необхідні певні інструменти погодженого впливу, які й забезпечують досягнення поставленої мети. Такі інструменти заведено називати методами управління.

Методи управління – це способи впливу на окремих працівників і трудові колективи в цілому, які необхідні для досягнення цілей фірми (підприємства, організації).

Керування документаційними процесами – це комплекс заходів, спрямованих на здійснення та функціонування службових документів.

Значення документаційного забезпечення як однієї із сфер управлінської діяльності визначається рядом факторів і, насамперед, його універсальністю. Основу інформаційного забезпечення будь-якої системи складають традиційні машинописні, рукописні та друкарські документи. Інформація, яка в них міститься, може бути використана (зафіксована, оброблена, систематизована, передана і т. ін.) тільки при здійсненні ряду діловодних операцій. Тому вдосконалення управлінської діяльності залежить не тільки від моральних, ділових та особистих якостей працівників апарату управління, мотивації його діяльності, раціональних організаційних структур, ефективних управлінських рішень, але й від правильно організованого документаційного забезпечення (і діловодства).

Виконання завдань удосконалення управління неможливе без організації на науковій основі документаційного забезпечення діяльності державного апарату. Основним носієм інформації в сучасному управлінні, є документ, за допомогою якого здійснюються ділові зв'язки. Тому раціоналізація діловодства являє важливий напрям наукової організації праці працівників апарату управління, засіб оптимізації процесу управління.

Документи- це інструмент управління, тому що вони відображають діяльність організації, є основою для прийняття управлінських рішень. В основу управлінської діяльності організації покладено процеси отримання, обробки інформації, прийняття рішення, доведенн його до відома виконавців, здійсненн контролю, виконання та підбиття підсумків.

У процесі управління документ виконує наступні функції: соціальну; правову; інформаційну; комунікативну; управлінську; облікову; культурну; історичну.

Головним завданням діловодства є забезпечення швидкої, безперебійної та ефективної роботи шляхом якісного та своєчасного складання документів, доведення їх до виконавців, контролю за виконанням документів та здачею їх в архів.

Елементами діловодства є документування та документообіг.

Документування управлінської діяльності – це запис за установленими формами необхідної для управління інформації, тобто створення документів.

Документообіг – рух документів в організації з моменту їх створення або одержання до завершення виконання (здачі в архів) або відправлення. Іншими словами, документообіг, тобто організація роботи з документами, являє собою процес створення, реєстрації документів, вручення виконавцю, виконання документа, контроль за виконанням, складання номенклатури справ, групування документів у справі, експертиза наукової та практичної цінності документів, оформлення та опис справ, забезпечення їх схоронності, передача справ до архіву.

Керування документаційними процесами- це галузь адміністративного управління,, що відповідає за ефективний і систематичний контроль за створенням, прийманням, зберіганням, використанням, передаванням до архіву, вилученням для знищення службових документів, охоплюючи процеси відбирання та зберігання в документальній формі свідчень, інформації про ділову діяльність.

Система керування документаційними процесами включає: збір та аналіз інформації; визначення кінцевої мети впровадження; з’ясування відмінностей між можливими і бажаними результатами; експертну оцінку альтернативних варіантів; розробку стратегічного плану; організацію виконання запланованих заходів; врахування особливостей перехідного періоду; аналіз поточних проблем та коригування плану.

Визнання керування документаційними процесами галуззю управління вказує на усталеність значення документа як дієвого й важливого засобу не тільки комунікації, але й здійснення управлінських функцій соціальними інститутами. чітко окреслюється прагнення визначити сферу керування документаційними процесами якнайширше – від моменту створення документа, і упродовж реалізації ним функційного призначення. Основними процесами керування документації що й наповнюють зміст цієї управлінської сфери, є: класифікування, конвертування, знищування, передавання, індексування, переміщування, забезпечення збереженості, реєстрування, контроль.

Зорієнтованість керування документаційними процесами на рівні установи на провадження політики і застосовування відповідних стандартів, визначення обов’язків і повноважень, процедур, інструкцій і ознайомлення з ними персоналу, забезпечення низки послуг, пов’язаних із керуванням «службовими документами та користування ними», розробляння, реалізування й управління спеціалізованими системами для керування документаційними процесами, їх інтегрування у ширші споріднені системи та процеси визначає значущість цієї сфери суспільної діяльності, її статус як механізму управління.