2.6. Подготовка документов к передаче на архивное хранение

С момента заведения и до передачи в архив документы хранятся в структурных подразделениях (так называемое оперативное хране­ние). За сохранность документов отвечают руководители структурных подразделений.

Завершенные дела временного хранения не подлежат передаче в архив, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. л Дела временного хранения могут передаваться в архив только в исключительных случаях по решению руководства.

Завершенные дела постоянного и долговременного хранения в

течение двух - трех лет остаются в структурных подразделениях, для того,⁴ чтобы можно было навести справки по любому из поднимав­шихся в документах вопросу. После оперативного хранения они сда­ются в архив.

Выдача документов и дел другим подразделениям (сторонним предприятиям) проводится с разрешения руководства. На место изъя­того из дела документа следует помещать листок-заместитель, по которому контролируется возврат документа (приложение 3). На вы­данное дело заводится карта - заместитель дела. Сторонним органи­зациям дела выдаются по актам.

Изъятие и выдача документов из дел постоянного хранения допускается с разрешения руководителя с обязательным включением в дело заверенной копии изъятого документа и акта о причинах выда­чи подлинника.

Специалистами установлен оптимальный срок использования документов (завершенных дел) в делопроизводстве - от одного до трех лет. После истечения этого срока решается вопрос, передать ли их в архив, уничтожить или оставить для дальнейшего использования в делопроизводстве.

Для проведения экспертизы ценности документов, определения сроков их хранения, подготовки к архивному хранению и отбора к уничтожению на предприятии создается постоянно действующая экс­пертная комиссия (ЭК). ЭК назначается приказом руководителя предприятия в составе 3-5 человек (заседания проводятся ежегодно и оформляются протоколом).

Экспертиза ценности документов - определение значения до-

кументов (народнохозяйственного, социально-культурного, ис-

торического и пр.) в целях их отбора на государственное хране­ние и установления сроков хранения.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи документов постоянного и долговременного хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Для долговременного хранения документов создается архив¹⁵. Организация архивного хранения документов и их эффективного ис­пользования - одна из основных задач службы ДОУ.

Архив - совокупность архивных документов, организация или ее

структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение

документов с целью использования ретроспективной докумен­тированной информации.

Основными видами архивов в Республике Беларусь являются:

• государственные: республиканские, областные, зональные, районные, городские;

• ведомственные (межведомственные): архивы государствен­ных предприятий, учреждений;

• архивы негосударственной части Национального архивного фонда РБ: частные архивы физических лиц, архивы юридических лиц негосударственной формы собственности.

Существует несколько этапов архивного хранения документов на предприятии. Определенное время они находятся на оперативном хранении, а затем передаются в архив предприятия (ведомственный архив), который подчиняется непосредственно руководителю. После ведомственного часть документов подлежит передаче на государст­венное хранение.

¹⁵ В задачи архива входят: прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводст­вом; информационно-справочная работа по архивным документам предприятия; организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.

При организации архивного хранения необходимо руководство­ваться нормативным документом: «Перечень документов, образующихся в деятельности Госкомитета, министерств, ве­домств и других учреждений, организаций, предприятий, с ука­занием сроков хранения».

Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнитель­ного оформления:

• документы в деле необходимо расположить в хронологиче­ском порядке;

• произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу;

• подшить в конце дела заверительный лист;

• на наиболее важные документы составить внутренние описи дел;

• переплести дело;

• дополнительно указать на обложке дела количество листов согласно заверительному листу, срок хранения, уточнить заголовок и крайние даты дела.

В ведомственный архив (архив предприятия) передаются дела по описям.

Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначен­ный для раскрытия состава и содержания дел.

Описи составляются отдельно на дела постоянного, долговре­менного хранения, на дела временного хранения описи не составля­ются. На основе описей дел структурных подразделений в архиве со­ставляют годовые разделы сводных описей всего предприятия.

Прием-передача дел в архив производится работниками службы делопроизводства и заведующим архивом;

Документы, имеющие особое значение, по решению ЭК пере­даются на государственное хранение (составляются описи дел, акт приема-передачи, при первой передаче на государственное хранение к описи дел постоянного хранения прилагается историческая справка о предприятии).

Отбор документов к уничтожению в структурных подразделе­ниях осуществляют ответственные за делопроизводство лица (состав­ляется акт, рассматривается на заседании ЭК, утверждается руководи­телем). Подлежащие уничтожению документы после утверждения ак­та сдаются на переработку. Ответственность за организацию уничто­жения документов несут служба ДОУ и архив предприятия.