4.3. Ведение делопроизводства, обеспечивающего сохранность конфиденциальных сведений

Ведение делопроизводства, обеспечивающего учет и сохран­ность документов, содержащих коммерческую тайну, предусматрива­ет выполнение ряда рекомендаций.

На предприятии создается постоянно действующая эксперт­ная комиссия (ПДЭК) для: разработки перечня сведений, составляю­щих КТ; Положений и инструкций по соблюдению режимов конфи­денциальности; экспертизы ценности документов КТ (с целью уста­новления сроков их хранения); расследования факта утраты информа­ции КТ и пр. В состав ПДЭК должны входить руководители подраз­делений, имеющих доступ к КТ, службы безопасности, архива пред­приятия.

Руководитель предприятия с помощью распорядительной доку­ментации утверждает перечень сведений, содержащих КТ предпри­ятия, меры по охране этих сведений, устанавливает круг лиц, имею­щих доступ к информации, назначает должностное лицо (лица), от­ветственное за учет, хранение и использование документов, определя­ет правила работы с документами, имеющими гриф «КТ».

Сотрудники предприятия должны под расписку ознакомиться с распорядительными документами (приказами и их приложениями).

Пример:

Приложение

к приказу директора ООО «Агат»

от 00.00.0000 № 57

Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну ООО «Агат»:

- размер взятых кредитов;

• объем производства продукции;

• размер прибыли за квартал;

• распределение прибыли;

• цели, задачи переговоров с партнерами;

• зарплата сотрудников;

• регионы сбыта продукции.

Директор (подпись) И.О. Фамилия

Все документы, содержащие коммерческую тайну, подлежат специальному обозначению и учету (на документе проставляется гриф конфиденциальности - см. подраздел 3.3).

На документе с грифом «КТ» указывается количество экземпля­ров документа и место нахождения каждого из них (ниже реквизита подпись и фамилия исполнителя). Например:

Составлен в двух экз.:

экз. № 1 – в адрес;

экз. № 2 - в дело № 01- 07.

На обороте листа документа с грифом «КТ» руководитель пи­шет фамилии тех должностных лиц, которым разрешено пользоваться этим документом. Например:

Разрешаю:

1. Фамилия И.О.

2. Фамилия И.О.

Подпись руководителя Дата

Печатание и копирование документов с грифом «КТ» произво­дится централизованно в специально отведенном помещении, исклю­чающим достул посторонних лиц.

Отпечатанные и подписанные документы передаются для реги­страции должностному лицу, ответственному за их учет. Все копии берутся на учет, черновики и варианты документа уничтожаются этим лицом с подтверждением факта уничтожения записью на копии исхо­дящего документа: «Черновик уничтожен. Подпись. Дата».

Документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться в «Журнале регистрации документов с гри­фом «КТ». Все листы журнала нумеруются, прошиваются и отпеча­тываются (приложение 5).

Документы, имеющие гриф «КТ», формируются в отдельное дело. На обложке дела в правом верхнем углу ставится гриф «КТ». На внутренней стороне обложки дела пишется список сотрудников, имеющих право пользования этим делом. В начале дела подшивается внутренняя опись документов, содержащихся в нем, в конце дела - за-верительный лист. Хранят такие дела в сейфе, который опечатывает Должностное лицо, ответственное за сохранность документов, имеющих гриф «КТ».

Все дела с грифом «КГ» вносятся в номенклатуру конфиденци­альных дел, которая является самостоятельным документом, не объе­диненным с номенклатурой открытых дел предприятия.

Номенклатура конфиденциальных дел - это оформленный в

установленном порядке систематизированный перечень наименований дел, заводимых на предприятии, с указанием их индек­сов (номеров), сроков хранения и лиц, которым предоставлено

право пользования делами.

Передача документов и дел другим работникам предприятия, имеющим допуск к этим документам, производится только через сек­ретаря-референта с обязательной записью в «Журнале учета выдачи документов с грифом «КТ» (приложение 5).

Выделенные для работы документы с грифом «КТ» подлежат возврату секретарю в тот же день (с разрешения руководства - в тече­ние некоторого срока при условии полного обеспечения сохранности документов на рабочем месте).

Документы с грифом «КТ» запрещается выносить из здания, лишь в исключительных случаях руководитель (или заместитель) мо­жет разрешить сотрудникам вынос таких документов для согласова­ния и подписания с принятием необходимых мер предосторожности.

По окончании года ПДЭК предприятия выполняет работы: про­веряет наличие всех документов с грифом «КТ»; отбирает из них до­кументы для архивного хранения и уничтожения.

При передаче дел в архив, на документы с грифом «Коммерче­ская тайна» составляется отдельная опись, хранят такие документы в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкциониро­ванный доступ.

Уничтожаются документы в присутствии комиссии способом, исключающим возможность восстановления информации, имеющейся в них (путем сжигания или с помощью бумагорезательной машины).

В случае утери документа КТ ПДЭК расследует факт утраты. На утерянные документы, после того как их поиск не принес положи­тельных результатов, составляется акт.

При прекращении трудовых отношений с предприятием, на ко­тором сотрудник был допущен к коммерческой тайне, обязательство о неразглашении конфиденциальных сведений действует в течение двух лет, если иной срок не установлен трудовым контрактом.