3.5. Порядок согласования и удостоверения документов (г, д)

Проект управленческого документа должен быть согласо­ван с исполнителями и руководителями структурных подразде­лений. Согласование является способом предварительной оценки проекта документа.

Различают внешнее и внутреннее согласование.

Внешнее согласование оформляется грифом согласования (рек­визит Г.1), который проставляется в левом углу после реквизита «Подпись», начиная от границы левого служебного поля.

В состав грифа согласования (Г.1) входят следующие элементы:

• слово «СОГЛАСОВАНО», которое пишут прописными бук­вами без кавычек и двоеточия;

• наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование предприятия);

• личная подпись;

• расшифровка подписи (инициалы, фамилия);

- дата. Например:

СОГЛАСОВАНО

Директор ПО «Нефтегаз» (подпись) С. С. Иванов 23.04.2004

Внутреннее согласование оформляется визой (реквизит Г. 2). Реквизит «Виза» располагается, начиная от фаницы левого служебно­го поля, ниже реквизита «Подпись» на последней странице документа.

Первым визирует проект документа исполнитель, затем визиро­вание осуществляется в следующем порядке:

• руководители исполнителя;

• заинтересованные в документе должностные лица;

• ответственные лица финансовых и экономических служб;

• юристы;

• заместитель руководителя предприятия.

По структуре реквизит Г.2 аналогичен реквизиту «Подпись». Например:

Юрисконсульт (подпись) СП. Кравцов 23.04.2005

В случае наличия замечаний и дополнений к проекту виза оформляется так:

Начальник валютною отдела (подпись) П. Е. Ермолов Замечания прилагаются 03.112005

В исходящих документах визируют экземпляр, который остает­ся в деле предприятия. В приказах, распоряжениях, постановлениях визируется первый экземпляр документа.

Удостоверение документов является формой выражения ответ­ ственности за их содержание и законность. Основные способы удо­ стоверения документов - подписание, утверждение и проставление печати.

Подпись (ДЛ). Данный реквизит является обязательным эле­ментом документа. В состав реквизита Д. 1 входят:

- наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - если на бланке), располагают, начиная от границы левого служебного поля;

• личная подпись;

• расшифровка подписи (инициалы ставят перед фамилией). Например, полное наименование должности лица:

Директор проектно-

конструкторского

института (подпись) И.О. Фамилия

Сокращенное наименование должности лица:

Директор (подпись) И.О. Фамилия

Утверждаемые документы подписывает должностное лицо, от­ветственное за их подготовку.

Управленческий документ подписывается или утверждается ру­ководителем организации. Докладные записки, справки подписыва­ются исполнителями. Документы денежного, материального и кре­дитного характера подписывают руководитель организации и главный бухгалтер. Документы, составленные комиссией, подписывают все члены комиссии. Постановления коллегиальных органов (протоколы) подписываются председателем и секретарем.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соот­ветствующей занимаемой должности. Например:

Директор ОАО (подпись) И.О. Фамилия

Главный бухгалтер (подпись) И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими лицами равных долж­ностей их подписи располагают на одном уровне. Например,

Директор ОАО Директор ЗАО

(подпись) И.О. Фамилия (подпись) И.О. Фамилия

Право подписи документов может предоставляться заместителю руководителя или руководителям структурных подразделений. При этом обязательно указывают должность лица, фамилию, имя, отчество подписывающего документ. Не допускается подписывать документ с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Утверждение - особый способ удостоверения документа после его подписания, санкционирующий распространение действия доку­мента на определенный круг учреждений и должностных лиц.

Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридиче­скую силу только с момента его утверждения.

Утверждение имеет два варианта оформления:

• утверждение документа руководителем;

• издание распорядительного документа.

При любом способе утверждения на документе проставляют гриф утверждения (Д.2), который соответственно имеет два варианта оформления.

В первом случае рассматриваемый реквизит (оформляется в правой верхней части первой страницы документа) состоит:

• из слова «УТВЕРЖДАЮ»;

• наименования должности лица, утверждающего документ (может указываться наименование учреждения);

• личной подписи;

• расшифровки подписи с инициалами перед фамилией;

- даты утверждения. Например:

УТВЕРЖДАЮ

Зам. главы администрации

(подпись) И.О. Фамилия

16.04.2005

Во втором случае, если документ утверждается постановлением, решением, приказом, протоколом, гриф утверждения состоит:

• из слова «УТВЕРЖДЕНО»,

• названия документа в именительном падеже,

• его даты и номера. Например:

УТВЕРЖДЕНО

Приказ ректора УО«БГТУ»

1112.2005 №122

Слова «УТВЕРЖДЕНО» и «УТВЕРЖДАЮ» пишут прописными буквами без кавычек.

В подписанные и утвержденные документы не допускается вно­сить какие-либо исправления и добавления без разрешения лиц, под­писавших документ.

Печать (Д.З). На документах, специально предусмотренных

правовыми актами (удостоверяющих права должностных лиц, фикси­рующих факт расходования денежных средств и материальных ценно­стей), подпись ответственного лица должна быть заверена печатью. Оттиск печати следует проставлять так, чтобы он захватывал часть наименования должности и подлинной подписи лица.

Печати делятся на гербовые и простые. Гербовая печать круглая, в ее центре изображен герб государства, а по окруж­ности указывается полное наименование учреждения (ставится на документах, где ее проставление предусматривается нор­мативными актами). В организациях, не имеющих гербовой печати (негосударственной формы собственности), ставится простая печать. Простые печати могут иметь различную фор­му: квадратную, прямоугольную, пр. На простой печати нет изо­бражения герба, а на его месте помещается название учреждения (его структурного подразделения). Простыми печатями удосто­веряют размножение экземпляров распорядительного документа, пропуск и др.