Обробка інформації

Процес перетворення інформації – підсумковий етап інформаційного забезпечення економічного аналізу. Йому передують етапи реєстрації, збору і передачі даних. Організація і способи здійснення вказаних операцій відчутно впливають на організацію, суть і терміни проведення економічного аналізу.

Реєстрацію, збір і передавання інформації можна здійсню­вати на людино-читальних документах, на машинних носіях інформації і на документах змішаного типу.

Використання людино-читальних документів підвищує трудомісткість підготовки даних до обробітку, оскільки спочатку їх потрібно перенести на машинні носії, де висока питома вага ручної праці, а тоді необхідно застосовувати операції контролю і сортування, у результаті чого знижується оперативність аналізу й частіше скорочується програма його проведення через недостачу часу.

Для швидкого перебігу операцій з підготовки інформації до обробки і скорочення часу, необхідного для цієї мети, перевагу віддають машинним носіям. Високоефективними є спеціальні системи реєстрації і збору даних, призначені для автоматичного формування масивів інформації. Так, системи включають перфорацію, контроль, сортування й інші підготовчі операції, здійснюють разове записування даних і забезпечують багаторазове використання їх за допомогою сучасної комп’ютерної техніки.

Використання сучасної комп’ютерної техніки в процесі обробки економічної інформації суттєво розширює можливості аналізу господарської діяльності підприємств і об’єднань: підвищує його опера­тивність; розширює базу для підготовки різних варіантів керівних рішень; сприяє зростанню якості самого аналізу за рахунок проведення детальнішого аналізу, розширення факторних моделей і використання (за необхідності) еконо­мічно-математичних прийомів.

Обробка даних і підготовка їх до аналізу є одним з перших його етапів. Отже, процеси перетворення економічної інформації потрібно будувати з урахуванням вимог аналізу господарської діяльності. На практиці це означає формування машинограм не лише на основі фіксації нормативно-планових і звітних даних, а й на основі виявлення абсолютних і відносних відхилень, вирахування середніх величин, індексів динаміки, окремих показників тощо. Конкретний зміст програми перетворення інформації визначають залежно від мети і завдань, видів та програм економічного аналізу.

Інформаційна база окремих видів економічного аналізу

Більшість видів економічного аналізу (оперативний, наступний, попередній та ін.) зорієнтована на використання даних інтеграційних інформаційних систем і має традиційні джерела (плани, звіти тощо).

Проте деякі види аналізу потребують створення спеціальної інформаційної бази. Це стосується, перш за все, функціонально-вартісного і міжзаводського порівняльного аналізів. Необ­хідність формування спеціальних масивів даних пов’язана з викорис­танням при проведенні названих видів аналізу широкого кола додаткової інформації системного і позасистемного характеру.

Інформаційна база міжзаводського порівняльного аналізу спирається переважно на системні дані. Характер, зміст необхідних даних визначають об’єкт і завдання аналізу.

При проведенні порівняльного аналізу для виявлення причин роз­біжностей на рівні господарювання окремих господарств викорис­товують всі основні джерела нормативної, планової і звітної інформації гос­по­дарських одиниць, які аналізують. Основним тягарем є доведення даних до порівняльного вигляду.

При виконанні локальних (автоматичних) порівняльних аналізів з’являється необхідність у додатковій інформації позасистемного характеру. Дуже важкою є підготовка інформаційної бази для міжнародних зіставлень, порівнянь зі світовим рівнем виробітку.

Для здійснення міжнародних зіставлень собівартості і ціни виробітку використовують такі дані: науково-технічні і робочі параметри, показники технологічності; економічні показники при виробництві й експлуатації виробітку (затрати, ціни, окремі витрати матеріалів і енергії); дані про умови реалізації на внутрішньому і зовнішньому ринках.

Важливі джерела інформації для міжнародних зіставлень можна розподілити на основні й другорядні.

До основних джерел належать: проспекти закордонних фірм; звіти про ярмарки; відрядження; оголошення у спеціальних журналах, матеріали різних нарад; паспорти порівняльних взірців виробів та інша технічна документація; звіти про науково-дослідні і дослідно-конструкторські роботи; дисертації та інші наукові роботи; патенти; заявки на раціона­лізаторські пропозиції; звіти про контроль і дослідження виробів; звіти служби сервісу; стандарти різних країн.

Джерелами другорядної інформації є документи служби інформації; патентні рефератори; бібліографія й науково-економічна література; матеріали вивчення ринкового збуту.

Зміст необхідних зведень і їх джерела для функціонально-вартісного аналізу (ФВА) розрізняють залежно від того, на якій стадії життєвого циклу виробів його проводять.

Найбільший ефект ФВА дає, як відомо, на початкових стадіях, і при цьому використовують найширший обсяг даних, тому зупинимось на характеристиці інформаційної бази ФВА на стадії науково-дослідних і дослідно-конструкторських робіт (НДДКР).

Основні види і джерела використовуваної інформації можна поділити на наступних кілька груп.

1. Загальні дані-завдання на стадії НДДКР; завдання виробництва даних виробів; патенти і стандарти на аналогічні вироби; результати аналізу світового рівня виробів цього класу і тенденції його розвитку; спеціальна література.

2. Загальні дані про проектований виріб (техніко-економічні показники); взірці; інструкції з експлуатації; проспекти; умови поставок.

3. Дані про потребу у виробах і про збуто-розрахункові зміни споживчого попиту; головні споживачі.

4. Свідчення про дослідно-конструкторську роботу – креслення виробів; протоколи захисту результатів попередніх етапів робіт; розрахункова документація; документація щодо раціона­ліза­торських пропозицій.

5. Технологічні дані – технологічні карти; нормативи часу (трудоміст­кість), машинний час; ступінь уніфікації і стандар­тизації деталей; частка оригінальних деталей і їх повторюваність.

6. Ціни на затрати – цінники і розрахунки до них (ліміти цін і затрати); очікувані зміни цін на зовнішньому ринку (прогнози); розміри заохочувальних надбавок; попередні калькуляції (матеріало­місткість, заміна матеріалів, нормативи комплексних затрат, тарифні показники із зарплати); розрахунки необхідності в матеріальних ресурсах.

Деякі види інформації для проведення ФВА створюють за допомогою спеціальних методів: опитування експертів, покупців і споживачів продукції; конференції ідей тощо.

При створенні інформаційної бази економічного аналізу потрібно врахувати не лише необхідність даних у конкретному випадку, а й затрати на їх збір і обробку або надзвичайні затрати на інформаційне забезпечення, що знижують ефективність самого аналізу, тому, складаючи програму аналізу, необхідно передбачити проведення спеціальних розрахунків необхідності в інформації й оцінювання затрат на її збір і перетворення.