6.4. Установление контактов с потенциальным контрагентом

Один из завершающих этапов внешнеэкономической сделки – установление контактов с потенциальными зарубежными партнерами на основе прямых связей. Наиболее общепринятым является следующий порядок взаимодействия партнеров:

— предварительное изложение предложений и пожеланий, которое осуществляется обычно в письменной форме;

— уточнение и согласование отдельных позиций сделки, что может осуществляться более быстрым способом связи, в частности с использованием телефона;

— окончательное урегулирование всех условий сделки в процессе личной встречи сторон.

Каждый из этих этапов фактически представляет собой переговоры особого рода: переговоры по переписке, переговоры по телефону и личные переговоры. Для каждого из этих способов переговоров существуют свои общепринятые правила и особенности.

В зависимости от того, кто выступает инициатором, можно выбрать различные варианты установления контактов с контрагентами.

Инициатива экспортера по заключению сделки

В зависимости от степени знакомства с контрагентом, ему может быть послано инициативное предложение – оферта. Под офертой понимается предложение продавца, направляемое потенциальному покупателю, о продаже партии товара на определенных продавцом условиях. Текст оферты должен быть кратким, четким и ясным. Он должен исключать возможность различного толкования условий сделки. Контрагент, направляющий оферту, в международной практике называется оферентом.

Твердая оферта представляет собой предложение, которое отправляется только одному возможному покупателю на данную партию товара с указанием срока, в течение которого продавец является связанным своим предложением и не может сделать аналогичное предложение другому покупателю. В оферте указываются: наименование и количество товара; срок поставки; цена товара; базисные условия поставки; условия и порядок платежей; срок действия твердого предложения. В том случае, если покупатель согласен со всеми условиями оферты, он посылает продавцу письменное подтверждение, содержащее его безоговорочный акцепт, и его получение продавцом считается моментом вступления сторон в договорные обязательства.

Неполучение ответа от покупателя в течение установленного в оферте срока равносильно отказу покупателя от заключения сделки на предложенных условиях и освобождает продавца от сделанного им предложения. Однако к практике «молчаливого отказа» чаще прибегают крупные, известные в международной торговле фирмы. Начинающие покупатели, а также небольшие фирмы обычно присылают вежливый письменный отказ. Письменная форма отказа считается более соответствующей хорошим деловым отношениям, и она позволяет и той и другой стороне надеяться на возобновление отношений в другой ситуации.

ПРИМЕР ОФЕРТЫ

OBI Inc., Remington dr. Sunnywell, California, USA

ОФЕРТА

Минск, Беларусь 20 сентября 2009 г.

Открытое акционерное общество «Галантея» предлагает Вам купить на условиях, переделенных ниже, следующий товар:

Наименование товара: сумки спортивные кожаные

Количество: десять тысяч штук

Цена: четырнадцать долларов США за штуку

Общая сумма: сто сорок тысяч долларов США

Условия поставки: франко-перевозчик пункт отправления, указанный продавцом

Условия оплаты: безотзывный документарный аккредитив, открываемый на 50 дней в пользу ОАО «Галантея» в течение 10 дней с даты получения нашего извещения о готовности товара к отгрузке, с исполнением в Внешэкономбанке, г. Минск. Платеж осуществляется против предъявления следующих документов:

— счета-фактуры;

— отгрузочной спецификации;

— транспортной накладной.

Срок поставки: Январь-февраль 2010 г.

Действие оферты: оферта твердая, срок действия оферты — 30 дней с даты отсылки.

Директор ОАО «Галантея» А.А. СИДОРОВ

Если покупатель не согласен с одним или несколькими условиями оферты, то он посылает продавцу контроферту - встречное предложение с указанием своих условий и срока для ответа. Если продавец не согласен с условиями контроферты, он либо считает себя свободным от своих обязательств по оферте, о чем письменно извещает покупателя, либо посылает ему новую оферту с учетом предложенных покупателем условий или на новых условиях, отличных как от своей первой оферты, так и от условий контроферты покупателя.

Если импортер согласен с предложением, он направляет экспортеру телексное подтверждение принятия предложения и подписанный экземпляр контракта.

Если контрагенты не приходят к согласию в пределах срока действия твердого предложения, то согласование условий переходит в фазу их уторговывания. Но тогда экспортер уже не связан твердым обязательством продать товар на предложенных условиях, и может одновременно вести переговоры с другими покупателями.

Свободная оферта делается на одну и ту же партию товара нескольким покупателям. Она не устанавливает срока ответа. Продавец акцептует контроферту покупателя, ответившего первым. Покупатель не вправе предъявлять какие-либо претензии продавцу, в случае если продавец заключит сделку не с ним, а с другим контрагентом.

В настоящее время по большинству товаров позиции у продавцов бывают слабее, чем у покупателей. В этих условиях покупатели мало считаются со свободными офертами, так как не имеют уверенности в том, что, приняв их, они могут стать собственниками товара; время же для выгодной покупки такого товара в другом месте может быть упущено. Поэтому сейчас экспортеры предпочитают направлять твердые оферты, у которых больше шансов заинтересовать возможного покупателя.

Особого внимания заслуживает оформление оферт. Оферта может носить как деловой, так и рекламный характер. В этом случае допускается включение в текст оферты краткой информации о деятельности оферента. Следует уделить внимание и внешнему оформлению предложения (фирменный бланк, сорт бумаги, современные печатающие средства). В деловом мире по этим показателям судят о репутации и солидности фирмы.

Инициативные письма (письма о продаже) направляются поставщиком (продавцом) с целью предложить товар и услуги без соответствующего запроса. Инициативное письмо есть ни что иное, как реклама, но реклама селективная (избирательная), направленная потенциальным покупателям соответствующего рода деятельности и профиля. При подготовке инициативного письма важно, чтобы оно привлекло внимание адресата удачно сформулированным началом текста – целенаправленным и в то же время оригинальным – неожиданный вопрос, котировка цен, с целью пробудить интерес и желание прочесть письмо до конца. Необходимо вызвать желание изучить товар, убедить в том, что в его интересах (в силу получаемой прибыли, удовольствия, успеха и т.п.) принять данное предложение. Наконец, нужно помочь покупателю ответить на предложение. Для этого можно приложить к письму подписанный конверт с бланком ответа и т.д.

Рассылка каталогов, в которых содержатся все необходимые технические данные по конкретной продукции с приложением прейскурантов («прайс-листы»).

Участие в международных торгово-промышленных выставках и ярмарках. Это позволяет привлечь внимание потенциальных покупателей к своей продукции, заключить контракты на представленные образцы, сформировать портфель заказов на будущее.

Инициатива импортера по заключению сделки

Запрос - обращение покупателя к продавцу с просьбой прислать предложение. Цель запроса — получить от экспортеров конкурентные предложения, из которых выбирается наилучшее. Для этого запросы обычно посылаются не одной, а нескольким фирмам различных стран, конкурирующим между собой. В запросе указываются точное наименование нужного товара, его количество и сроки поставки, его качество, сорт, желательные условия кредита. Цена в запросе, как правило, не указывается.

В целом запросы более лаконичны, чем оферты, и к их оформлению не предъявляется столь жестких требований.

Ответом на запрос является твердая оферта продавца.

ПРИМЕР ЗАПРОСА

Tibba Vision GmbH Holbachstr.,27 Affenburg, BRD 8.02.2010

ЗАПРОС

Уважаемые господа!

Из справочника торговых фирм ФРГ мы узнали, что Ваша фирма является одним из ведущих производителей контактных линз для постоянного ношения. Наш инновационно-внедренческий центр заинтересован в приобретении мягких контактных линз, поэтому мы просим Вас выслать Ваше коммерческое предложение на поставку десяти тысяч контактных линз. Условия поставки желательны «доставка оплачена до Москвы». Нас устроит оплата аккредитивом. Учитывая, что запрашиваемая партия довольно большая, мы рассчитываем на предоставление нам оптовой скидки. Надеемся, что между нами возникнет длительное и плодотворное сотрудничество.

Директор ИВЦ «Новый взгляд» В. В. ВАСИЛЬЕВ

Для обострения конкуренции между поставщиками и создания предпосылок для получения наиболее выгодных коммерческих условий закупок импортеры в некоторых случаях доводят до поставщика информацию о предстоящих заказах путем публикации в деловой прессе.

Стандартные предложения - заранее разработанные условия продажи на различные виды изделий. Они намного ускоряют возможности посылки предложений клиенту и облегчают деятельность экспортеров. Особенно хорошо зарекомендовали себя стандартные предложения на международных ярмарках и выставках, где фактор времени играет большую роль, т.к. очень важно иметь возможность быстро вручить посетителям, проявившим интерес к тому или иному товару, соответствующие предложения.

Заказ - документ, в котором покупатель подробно указывает все необходимые условия для изготовления или подготовки заказываемого товара, а также все существенные элементы, необходимые для заключения внешнеторговой сделки.

Заказы обычно направляются постоянным контрагентам, которые уже достаточно изучили потребности конкретного покупателя. Поэтому в заказе во многих случаях указываются лишь индивидуальные условия будущей сделки, а во всем остальном стороны могут руководствоваться обычными условиями поставок, заключенными между ними, либо условиями ранее выданного заказа (контракта).

Одновременно составляется закупочный ордер (сопроводительное письмо) или индент, т.е. закупочный ордер, ориентированный на экспорт, наличие которого необходимо в случае участия посредника.

Объявление международных торгов (См. тему 17).

Следующим этапом является изучение контрагентами этих запросов и предложений. В международной практике, как правило, в процессе заочной проработки предложений и запросов не удается решить весь комплекс технических и коммерческих вопросов, и заинтересованные стороны назначают время и место для переговоров.

Коммерческие переговоры являются обычным этапом согласований условий контракта. Спорные вопросы по коммерческим условиям сделки и техническим требованиям к товару решаются методом уторговывания. Этот метод основан на взаимном изучении объективных сторон и нахождении на этой основе взаимоприемлемых компромиссных решений. Переговоры ведутся на уровне руководителей контрактов или назначенными ими представителей.

В результате переговоров стороны составляют совместный проект контракта, печатают два оригинала и парафируют (визируют) каждую страницу подписями полномочных представителей обеих сторон.

Каждый экземпляр оригинала контракта подписывается обоими контрагентами. Число подписей с каждой стороны определяется юридическим статусом контрагента.

Подготовка внешнеторговой сделки – это трудная и сложная работа, требующая высокой квалификации работников, которые должны хорошо знать коммерческое дело, обладать широким кругозором. Большим опытом, уметь правильно ориентироваться в соответствующей экономической ситуации.