Створення звіту
Для зручного відображення на екрані або на папері даних, що зберігаються в базі, створюється звіт. В Ассess'2000 звіт можна створити за допомогою майстра звітів або конструктора звітів.
Найпростіше і з хорошим результатом можна використати майстер звітів, для чого виконуються такі дії:
перейти на вкладку «Отчеты» у потрібній базі даних;
виконати команду «Создание отчета с помощью мастера», відкриється вікно «Создание отчетов»;
у полі «Таблица и запросы» вибрати потрібну таблицю (у нас вибрано таблиця: Учні). У полі «Доступные поля» будуть показані поля вибраної таблиці;
за допомогою кнопки «>» вибрати потрібні поля, щоб вони почерзі з'явилися у полі «Выбранные поля», або скористатися кнопкою «>>» для вибору всіх полів разом;
натиснути кнопку «Далее», з'явиться наступне вікно, призначене для задання рівнів групування. Для прийняття заданого з мовчазної згоди рівня натиснути кнопку «Далее»;
у наступному вікні вибрати порядок впорядкування для полів, натиснути кнопку «Далее»;
у наступному вікні вибрати вид макета (в столбец, табличный, выровненный) та орієнтацію аркуша паперу (книжная, альбомная,), натиснути кнопку «Далее»;
у наступному вікні вибрати стиль оформлення звіту («Деловой», «Обычный», «Полужирный», «Сжатый», «Спокойный», «Строгий»), натиснути кнопку «Далее»;
у наступному вікні з фінішним прапорцем ввести назву звіту, натиснути кнопку «Готово».
У результаті виконаних дій (макет − «табличный», орієнтація −«книжная», стиль − «Строгий») з'явиться звіт Учні вигляду, наведеного на рис. 6.19.
Рис. 6.19. Звіт Учні
Редагування і оформлення звіту
Для редагування звіту виконують такі дії:
редагування і оформлення звіту виконується на вкладці «Отчеты» в режимі Конструктора за допомогою таких самих дій, що і для форми. Наприклад, для редагування заголовка Учні потрібно виділити текст і на панелі інструментів виконати потрібні дії;
для збереження звіту натиснути кнопку «Сохранить» на панелі інструментів, закрити звіт кнопкою .
Друкування звіту
Перед друком рекомендується використати режим попереднього перегляду, для цього натиснути відповідну кнопку на панелі інструментів або обрати відповідну команду в меню «Файл». Для друкування звіту потрібно його відкрити і натиснути кнопку «Печать» на панелі інструментів або виконати команду «Файл», «Печать».
Обробка звіту за допомогою Word або Ехсеl
Для редагування, оздоблення і друкування звіту можна використати текстовий редактор Word або електронні таблиці Ехсеl, для чого потрібно виконати такі дії:
відкрити потрібний звіт;
у меню «Сервис» виконати команду «Связи с Оffiсе» «Публикация в МS Word («Анализ в МS Ехсеl »);
• виконати потрібну роботу за правилами відкритої програми.
Запити Створення запиту
Доступ до інформації, що зберігається в базі даних, забезпечується за допомогою запитів. Запити дозволяють відібрати дані, які зберігаються в різних таблицях, а також здійснювати відбір згідно з заданими умовами. За своїми можливостями запити потужніші за фільтри, оскільки при фільтрації не можна заховати стовпчики, які не беруть участь у відборі інформації. Крім того, фільтри дозволяють відібрати та впорядкувати лише існуючі записи, вони не дозволяють створювати нові об'єкти.
Запити за своїм призначенням та результатами поділяються на:
прості запити;
запити з параметрами;
перехресні запити;
запити на зміну даних.
Запити на зміну даних розглядатись не будуть.