4. Впорядкування та пошук даних Впорядкування (сортування) даних

При введенні даних в таблицю записи розташовуються в порядку, в якому вони вводилися. Це не завжди зручно під час перегляду введеної інформації. Бажано інформацію згрупувати і впорядкувати за потрібними ознаками, щоб у ній було легко орієнтуватися. Наприклад, розташувати записи за алфавітом прізвищ або за зменшенням років народження. При впорядкуванні записи (рядки) розташовуються в новому порядку відповідно до даних вибраного поля (стовпчика).

Впорядкування даних проводиться таким чином:

• завантажити потрібну базу даних;

• відкрити таблицю для проведення в ній впорядкування даних;

• встановити курсор на поле (стовпчик), за даними якого треба провести впорядкування;

• на панелі інструментів натиснути одну із кнопок «Сортировка по возрастанию» або «Сортировка по убыванию». Таку ж команду можна виконати за допомогою меню «Записи», «Сортировка», «Сортировка по возрастанию», або «Сортировка по убыванию», або за допомогою контекстного меню;

• для сортування записів у кількох суміжних полях необхідно виділити відповідні стовпчики і провести потрібне впорядкування.

Пошук даних за зразком

Пошук даних за зразком проводиться у такій послідовності:

• відкрити потрібну таблицю для проведення в ній пошуку даних;

• встановити курсор на довільну комірку стовпчика, де буде проводитися пошук;

• виконати команду «Правка», «Найти» або натиснути кнопку «Найти» на панелі інструментів;

• у вікні, що з'явиться, вибрати вкладку «Поиск»;

• у поле «Образец:» ввести зразок даних, що шукаються;

• у полі «Поиск в:» буде знаходитися назва стовпчика, де буде проводитися пошук (для проведення пошуку в усій таблиці відкрити відповідний список і назву таблиці);

• у полі «Совпадение:» вибрати «Поля целиком» або «С любой частью поля» або «С начала поля»;

• натиснути кнопку «Найти далее», в таблиці виділиться текст, який співпадає із заданим зразком;

• для продовження пошуку натиснути кнопку «Найти далее».

Якщо не буде знайдено жодного запису із заданим зразком, буде виведено повідомлення «Поиск... завершен. Образец не найден».

За допомогою кнопки «Больше» можна уточнити напрям пошуку у вікні, що відкриється. Для забезпечення більшої гнучкості пошуку можна користуватися масками під час запису зразка:

* − відповідає будь-якій кількості символів, використовується на початку або в кінці зразка;

? − будь-який ОДИН символ;

# − будь-яка ОДНА цифра.

Наприклад, для пошуку прізвищ, що закінчуються на «енко», використовується маска «*енко».

Пошук і заміна даних

Пошук і заміна даних проводиться у такій послідовності:

• встановити курсор на довільну комірку стовпчика, де буде виконуватися пошук і заміна;

• виконати команду «Правка», «Заменить» або у вікні для пошуку вибрати вкладку «Замена»;

• у поле «Образец:» ввести зразок для пошуку і заміни;

• у поле «Заменить на» ввести текст, на який повинна виконуватися заміна;

• у полі «Поиск в:» буде знаходитися назва стовпчика, де буде проводитися пошук (для проведення пошуку в усій таблиці відкрити відповідний список і назву таблиці);

• у полі «Совпадение:» вибрати «Поля целиком», або «С любой частью поля», або «С начала поля»;

• натиснути кнопку «Найти далее», в таблиці виділиться текст, який співпадає із заданим зразком;

• натиснути кнопку «Заменить» для виконання заміни або «Найти далее», щоб її не виконувати і перейти до наступного зразка;

• для виконання всіх замін слід натиснути кнопку «Заменить все».