Создание форм в Word

Цель работы: научиться создавать формы в Word.

Содержание работы:

1 Создание формы.

2 Защита полей формы.

1 Создание формы

Формы (или бланки) - один из самых распространенных видов документов как в офисной и производственной деятельности, так и в повседневной жизни Всевозможные анкеты, ведомости, больничные листы, справки, читательские билеты, паспорта, зачётные книжки и др. являются различного рода формами.

Форма – это документ, содержащий постоянную и переменную части.

Постоянная часть – это неизменяемый текст, неизменяемые таблицы, рисунки, графика, рамки, заливка, линии разметки, стрелки, автофигуры и др.

Переменная часть – это пустые места (поля), в которые вводятся данные пользователя. Форма в общем похожа на шаблон, но отличается более широкими возможностями, поскольку эти пустые места могут быть заполнены не только текстом - в них можно также вставить текущие дату и время, таблицу, формулу для автоматического вычисления, поля-флажки, раскрывающиеся списки и др. Если мастера и шаблоны MS Word разрабатывались для создания бумажных документов, то форму предпочтительнее использовать в компьютерном, электронном виде и заполнять с помощью команд клавиатуры и мыши. На рис. 49 показан пример формы - анкеты офицера - выпускника военного факультета университета в электронном виде.

Анкета выпускника Военного факультета

1

Фамилия

Васильев

2

Имя

Иван

3

Отчество

Петрович

4

Пол:

муж жен

5

Отношение к воинской службе:

- военнообязанный

- невоеннообязанный

6

Дата рождения:

8

Род войск:

Артиллерия ▼

Рисунок 49 Форма анкеты офицера

Рисунок 50 - Вкладка Разработчик

Для этого:

1. Щелкните по вкладке Файл (значок Кнопка Office ), затем выберите пунктПараметры Word.

2. Нажмите в левой части окна кнопку Основные.

3. Установите флажок Показывать вкладку «Разработчик» на ленте, а затем нажмите кнопку OК.

Вкладка Разработчик содержит раздел Элементы управления, с помощью которых можно создавать в документах списки, флажки, переключатели и т.п.

Редактор MS Word позволяет использовать три типа полей

• Текстовые поля - прочерки которые можно заполнить текстом, числами, датой, временем или формулой для вычислений – создаются элементом Форматированный текст (RTF) или Обычный текст (строки 1,2,3 в анкете офицера).

• Поля-флажки - маленькие квадраты в которые можно поставить крестик или галочку – элемент Флажок (строки 5,6).

Поля-списки – раскрывающиеся списки элементовиз которых можно выбирать нужный – элемент Поле со списком, Раскрывающийся список(в анкете офицера списокВоинское званиераскрывается наЛейтенант, Старший лейтенант и Капитан, а списокРод войск– наАртиллерия, Пехота, Авиация).

Параметры этих полей задаются с помощью клавиши Свойства из раздела Элементы управления. Предварительно создаваемый элемент нужно выделить.

Кроме инструментов для полей раздел Элементы управления содержит элементы:

• Выбор даты – вставляет текущую дату выбранного формата;

• Управление содержимым рисунка;

• Коллекция стандартных блоков документа (шапка, таблица, подпись и др.);

• Инструменты для создания форм из предыдущих версий Word (Вставка рамки, полосы прокрутки, переключателя и др.);

Вкладка Разработчик содержит также раздел XML (позволяет применять к документу Word готовые схемы, шаблоны и структуры, раздел Защитить для защиты документа с помощью пароля и др.

Создание формы. Чтобы создать форму для просмотра и заполнения в Microsoft Word, нужно выполнить следующие действия:

1 Создать новый документ (с помощью кнопки Office\Создать или командойФайл \ Создать…,в окнеСоздание документа,выбрать разделСоздание документа \ Новый документ).

2 Ввести неизменяемую часть текста, предусмотрев пустые места для размещения полей формы.

3 На вкладке Разработчикв группеЭлементы управлениянажать кнопкуРежим конструктора, затем поставить курсор на место вставки элемента.

Далее можно выполнить любое из следующих действий:

А) Добавление тестового поля. Текстовое поле используется для ввода текста, чисел, даты, времени и формулы для вычислений. Для его вставки необходимо:

• щелкнуть элемент управления Форматированный текстилиТекст.

• Ввести в элемент необходимый текст.

Б) Добавление флажка.ПолеФлажокиспользуется для ответовДаилиНет. В анкете рис. 49 такими являются поля пунктов 4 и 5. Для вставки поля - типаФлажок нужно:

• Поставить курсор на место вставки поля флажка, нажать кнопку Инструменты из предыдущих версий, затем кнопкуФлажок (рисунок 51) и на месте курсора появится пустой квадратик. Чтобы поставить в него крестик, нужно нажать кнопкуСвойстваи в разделеСостояние по умолчанию щелкнуть по нужному кружку . здесь же можно задать его размеры.

Рисунок 51 – Вставка элемента Флажок

В) Поле раскрывающегося спискавставляется в форму, если нужно выбрать один из вариантов текста, который должен находиться в этом месте.

• На вкладке Разработчик в группе Элементы управления щелкните элемент управления Раскрывающийся список.

• Выделите элемент, затем нажмите кнопку Свойства.

• Чтобы создать список значений, в группе Свойства раскрывающегося списка нажмите кнопку Добавить.

• Введите значение в окне Краткое имя, например Лейтенант, Старший лейтенант и Капитан.

• Повторяйте этот шаг до тех пор, пока все значения не окажутся в раскрывающемся списке.