Табличный процессор ms Excel
Практическое занятие№1
Создание и редактирование таблиц
Цель работы: научиться создавать и редактировать таблицы
Содержание работы:
1 Настройка новой книги
2 Ввод данных и формул
3 Форматирование ячеек
1 Настройка новой книги
После запуска Excel на экране появляется новая рабочая книга с тремя листами (по умолчанию). Некоторые её параметры необходимо настроить, для чего нажать мышью по вкладке Файл (кнопке Office для MS Excel 2007) , затем по клавише Параметры Excel – внизу справа - откроется окно Параметры Excel (рисунок 1.1) , в котором следует выполнить следующие операции:
В левой части окна выделить пункт Формулы, в правой части окна
Рисунок 1.1 – Окно Параметры Excel
Снять флажок в строке Стиль ссылок R1C1, чтобы строки и столбцы именовались в формате А1
Пункт Основные:
Число листов: – 3;
Имя пользователя: – ввести Фамилию, № группы
Шрифт: – Arial, размер 10
Пункт Сохранение:
Установить флажок Автосохранение каждые - 10 минут
Пункт Дополнительно – установить флажки:
Показывать строку формул
Показывать разбиение на страницы
Пункт Надстройки:
Пакет анализа - нажать Перейти, в окне Надстройки поставить флажок на Пакет анализа, нажать ОК
Поиск решения - нажать Перейти, в окне Надстройки поставить флажок на Поиск решения, нажать ОК
Остальные параметры не нуждаются в подстройке, поскольку удовлетворяют общепринятым требованиям.
Окно приложения MS Excel (рисунок 1.2) содержит:
Заголовок (слева – панель быстрого доступа, по центру – имя открытого файла, справа – кнопки Свернуть, Развернуть, Закрыть),
Ленту вкладок Файл (кнопка Office), Главная, Вставка, Разметка страницы и др. Каждая вкладка состоит из групп, напр., вкладка Главная содержит группы Буфер обмена, Шрифт, Выравнивание, …, Редактирование. Группы содержат кнопки и раскрывающиеся списки с различными инструментами.
Список имён ячеек (А1) со Строкой формул (fx),
Рабочую зону, состоящую из ячеек таблицы, полос прокрутки, именами листов книги Excel с кнопками перехода между листами,
Строки состояния с кнопками режимов предъявления документа (чтение, разметка, веб) и масштабной линейкой.
При установке курсора на элемент окна выводится название этого элемента.
Ячейки и таблицы в Excel расположены на пересечении столбцов и строк, которые обозначаются А, В, С и 1, 2, 3 и т.д. соответственно (если не установлен стиль ссылок R1C1) . Таким образом, адрес ячейки формируются из названия столбца и номера строки, например, А1, В12. Всего рабочий лист может содержать 247 столбцов и 65536 строки.
Рисунок 1.2 – Окно приложения MS Excel
Таблицы MS Excel очень большие, при площади одной ячейки в 169 мм2 для экрана с диагональю 14' один рабочий лист занимает площадь в 2735,7 м2 , что составляет около 60% от площади футбольного поля.
В рабочее поле экрана Excel выводится по умолчанию 3 листа, активным является Лист1. Для перехода на другой лист нужно щелкнуть по его вкладке мышью.
Для снятия копии с листа нужно активизировать его, затем при нажатой клавише Ctrl ухватить вкладку копируемого листа (например, Лист1) левой клавишей мыши, не отпуская её, перетащить влево или вправо и отпустить сначала клавишу мыши, затем Ctrl. К стрелке курсора при этом добавляется изображение листа со знаком «+». Копии автоматически присваивается имя, например, Лист 1(2) для первой копии, Лист 1(3) для второй и т.д. Изменить имя листа можно, щелкнув дважды по имени листа левой мышью и ввести новое имя. Поменять листы местами можно перетаскиванием их за вкладки при нажатой клавише Shift.
Эти же операции можно выполнить из контекстного меню, щелкнув по вкладке листа правой кнопкой мыши Оно содержит команды Вставить, Удалить, Переименовать, Переместить\Скопировать и др.
Активная ячейка - это ячейка, в которой установлен курсор. Она выделяется темной рамкой при щелчке по ней мышью. Переход между ячейками производится с помощью мыши или клавиш управления курсором.
Интервал (блок) ячеек задается адресами левой верхней и правой нижней ячеек, разделенных двоеточием, например, А1:С4. Для выделения блока ячеек можно использовать мышь или клавиши управления курсором при нажатой клавише Shift. Для выделения столбца или строки следует щелкнуть мышью по заголовку нужного столбца или строки. Одним из приемов выделения несмежных областей, например, А1:А10 и С1:С10, является использование мыши при нажатой клавише Ctrl.
Выделенные элементы таблицы или рабочего листа перемещаются и копируются с помощью мыши , либо через буфер обмена: команды Вырезать, Копировать, Вставить.
Увеличить ширину ячейки можно, установив курсор на границе между буквами столбцов до превращения его в двунаправленную стрелку и, нажав левую клавишу мыши, передвинуть границу на нужное расстояние.
Увеличение высоты ячейки выполняется аналогично при установке курсора на границе между цифрами строк.
Кроме того, высота строк и ширина столбцов таблицы регулируется с помощью команд вкладки Главная, группа Ячейки, Формат\ Размер ячейки – рисунок 1.3.
Рисунок 1.3 – Регулирование размеров ячейки
Для изменения ширины столбца с помощью мыши надо выделить ячейку или весь столбец, выбрать команду Главная\Формат\Размер ячейки\ Ширина столбца… и ввести нужную ширину в миллиметрах в окне Ширина столбца. Команда Автоподбор ширины увеличивает ширину ячейки по длине вводимых символов, команды Скрыть или Отобразить убирают или вставляют отмеченный столбец. Аналогично изменяется высота строки, её автоподбор, удаление или вставка строки при использовании команд меню Формат\Высота строки.
Для подготовки рабочего листа к печати (рисунок 1.4) используется команда Печать из меню вкладки Файл (кнопки Office) или горячие клавиши Ctrl + P.
Рисунок 1.4 – Печать и просмотр документа перед печатью
Вкладка Разметка страницы позволяет задать Поля, Ориентацию, Размер бумаги, Темы оформления листов и др.
Вкладка Вставка позволяет строить диаграммы и графики, вставлять рисунки, фигуры, клипы, художественные надписи, колонтитулы и т.п. Например, команда вкладки Вставка\Текст\Колонтитулы вставляет в лист колонтитул ( текст на верхнем/нижнем поле и\или картинкой, выводимыми на каждой странице) с указанием номера страницы.
При оформлении отчёта в виде бланка фирмы можно с помощью команды меню Вставка\Рисунок вставить в лист подходящую картинку – знак фирмы, ввести название, адрес и телефоны фирмы.