1 Режимы работы Word

Текстовый редактор Word может работать в пяти режимах (вкладка Вид, раздел Режимы просмотра документа):

Рисунок 32 - Режимы просмотра документа

• Веб-документ – документ представляется в формате Web-страницы для чтения и подготовки в редакторе Internet-документов;

• Разметка страницы – на экране видны все линейки (горизонтальная и вертикальная), поля и полосы прокрутки, режим предназначен для ручной установки полей, переплёта и других разметочных параметров. В режиме разметки отображаются все нетекстовые объекты, которые были внедрены в ходе работы с документом, но мельче при том же масштабе, что и в режиме Обычный;

• Структура – режим составления схемы, т.е. структуры сложного по составу документа (курсовой работы, отчёта, брошюры, книги и т.д.). В этом режиме документ разбивается на блоки обычного текста с заголовками и подзаголовками, которые назначаются пользователем и др. ;

• Режим чтения служит, в основном, для чтения документа, т.к. текст выводится поэкранно, в самом большом увеличении (за счёт скрытия всех панелей инструментов и линеек), появляется своя панель инструментов для показа Карты документа, эскизов, кнопок увеличения и уменьшения размера. Внедрённые объекты доступны для просмотра.

• Черновик – предназначен для быстрого редактирования текста, в нем не отображаются некоторые элементы документа, например колонтитулы.

Целью данного занятия является изучение режима Структура при работе с большими документами, имеющими разветвлённую структуру. Для этого Word предоставляет пользователю специальные средства.

Большим называется документ не столько большой по объёму, сколько сложный по

своей структуре. Под структурой документа обычно понимают схему, определяющую взаиморасположение и связь его составных частей. Так, например, в структуре дипломной или курсовой работы на самом высоком уровне иерархии находится название работы (стиль Заголовок 1), далее следуют названия глав, разделов, подразделов и т.д., т.е. заголовков различных стилей и уровней (стиль Заголовок 2, стиль Заголовок 3 и т.д.). Самым низким уровнем является уровень стиля Обычный (включая таблицы, иллюстрации, формулы и др.).

Структурирование документа, т.е. назначение всех заголовков и подзаголовков средствами редактора Word позволяет автоматически создавать оглавление. Если заголовки назначены в режиме Структура с помощью её панели и инструментов, то после запуска команды Ссылки\ Оглавление и выбора автособираемых оглавлений редактор Word сам соберёт все заголовки и подзаголовки в одном месте и укажет соответствующие номера страниц. Оглавление будет вставлено на то место, где находился курсор перед запуском команды Оглавление. В данном учебном пособии оглавление было составлено именно автоматически, средствами Word (по современным стандартам оглавление помещается в начале книги).

2 Структурирование документа

Грамотное структурирование документа имеет большое значение. Число уровней иерархии документа должно быть согласовано с объёмом и важностью информации, которая в нем заключена. При правильном структурировании пользователю для первичного ознакомления с документом достаточно просмотреть его оглавление.

При создании структуры большого документа пользователь может применять разные подходы:

• если известен план будущего документа, примерные названия глав, разделов и подразделов, то, приступая к его оформлению в Word, нужно сначала создать структуру документа из всех его заголовков, а затем уже набирать текст абзацев стилем и уровнем Обычный.

• если текст уже набран, то можно провести структурирование существующего документа. Процесс структурирования заключается в том, что в режиме Структура с его помощью нужным строчкам присваиваются уровни Обычный, Заголовок 1, Заголовок 2, …, Подзаголовок и т.п.

После этого строка перестает быть обычным текстом, она получает статус заголовка, оформленного в определенном стиле. Заголовки могут автоматически нумероваться, что избавляет пользователя от необходимости перенумеровывать разделы в случае добавления или удаления одного из них. На основании заголовков можно быстро создать оглавление документа. Если тип шрифта заголовка (подзаголовка) или его размер не устраивают пользователя, то их можно изменить. Благодаря использованию стилей при оформлении заголовков, достаточно изменить в стиле шрифт, кегль или начертание, и это автоматически отобразится во всех заголовках данного уровня, использующих данный стиль.

Чтобы переключиться в режим просмотра структуры документа, во вкладке Вид в разделе Режимы просмотра документа необходимо выбрать раздел Структура (рисунок 33).

Рисунок 33 Панель инструментов «Работа со структурой»

Назначение кнопок:

• Двойная стрелка влево – повысить до Заголовок 1;

• Стрелка влево - повысить уровень;

• Стрелкавправо - понизить уровень;

• Двойная стрелка вправо - понизить до Обычный текст;

• Стрелка вверх – перемещение элемента вверх по структуре;

• Стрелка вниз – перемещение элемента вниз по структуре;

Знак «+» - кнопка Развернуть отображает следующий, более низкий по отношению к выделенному фрагменту, уровень структуры;

Знак «-» - кнопка Свернуть прячет самый нижний уровень в выделенном фрагменте;

Поле Показать уровень – отображаются заголовок соответствующего уровня;

Далее следуют:

• кнопка Показать только первую строку, которая включает и выключает режим отображения только первой строки текста;

• кнопка Показать форматирование текста включает отображение символов оформления документа;

Пример 1 Необходимо разработать реферат на тему «Планирование рекламной компании» со структурой следующего вида:

Оглавление

Введение