1. Аналіз концептуальних вимог і інформаційних потреб.

Вимоги користувачів до розроблювальної БД являють собою список запитів із вказівкою їхньої інтенсивності й обсягів даних. Ці відомості розроблювачі БД одержують у діалозі з її майбутніми користувачами. Також з’ясовуються вимоги до уведення, відновлення й коректування інформації. Вимоги користувачів уточнюються й доповнюються при аналізі наявних і перспективних завдань.

2. Виявлення інформаційних об’єктів і зв’язків між ними.

Друга фаза аналізу предметної області складається з вибору інформаційних об’єктів, завданні необхідних властивостей для кожного об’єкту, виявленні зв’язків між об’єктами, визначенні обмежень, що накладаються на інформаційні об’єкти, типи зв’язків між ними, характеристики інформаційних об’єктів.

Типи зв’язків. Всі інформаційні об’єкти предметної області зв’язані між собою.

Відповідності, відносини, що виникають між об’єктами предметної області називаються зв’язками. Різняться зв’язки декількох типів, для яких уведені наступні позначення:

а) один до одного (1 : 1);

б) один до багатьох (1 : М);

в) багато до багатьох (М : М).

Зв’язок один до одного припускає, що в кожний момент часу одному екземпляру інформаційного об’єкта А відповідає не більше одного екземпляра інформаційного об’єкта В і навпаки.

При зв’язку один до багатьох одному екземпляру інформаційного об’єкта А відповідає 0, 1 або більше екземплярів об’єкта В, але кожний екземпляр об’єкта В зв’язаний не більш ніж з 1 екземпляром об’єкта А.

Зв’язок багато до багатьох припускає, що в кожний момент часу одному екземпляру інформаційного об’єкта А відповідає 0, 1 або більше екземплярів об’єкта В і навпаки.

3. Побудова концептуальної моделі предметної області й проектування концептуальної схеми бд.

Заключна фаза аналізу предметної області складається в проектуванні її інформаційної структури або концептуальної моделі.

Концептуальна модель включає описи об’єктів і їхніх взаємозв’язків, що представляють інтерес у розглянутій предметній області (ПО) і даних, що виявляються в результаті аналізу даних.

Концептуальна модель застосовується для структурування предметної області з урахуванням інформаційних інтересів користувачів системи. Вона дає можливість систематизувати інформаційний зміст предметної області, дозволяє як би “піднятися нагору” над ПО й побачити її окремі елементи. При цьому, рівень деталізації залежить від обраної моделі.

Концептуальна модель є поданням точки зору користувача на предметну область і не залежить ні від програмного забезпечення СУБД, ні від технічних рішень.

Концептуальна модель повинна бути стабільною. Можуть мінятися прикладні програми, що обробляють дані, може мінятися організація їхнього фізичного зберігання, концептуальна модель залишається незмінної або збільшується з метою включення додаткових даних.

Логічне проектування.

Логічне проектування являє собою необхідний етап при створенні БД. Основним завданням логічного проектування є розробка логічної схеми, орієнтованої на обрану систему управління базами даних (СУБД). Етап логічного проектування на відміну від концептуального проектування повністю орієнтований на інструментальні засоби комп’ютера.

Процес логічного проектування складається з наступних етапів:

1 Вибір конкретної СУБД.

2 Відображення концептуальної схеми на логічну схему

3 Вибір ключів

4 Опис мови запитів

Одним з основних критеріїв вибору СУБД є оцінка того, наскільки ефективно внутрішня модель даних, підтримувана системою, здатна описати концептуальну схему. Існуючі СУБД діляться по типах моделей даних на реляційні, ієрархічні й мережні. СУБД, орієнтовані на персональні комп’ютери, як правило, підтримують реляційну модель даних. Переважна більшість сучасних СУБД – реляційні. Якщо обрано реляційну систему, то концептуальну схему БД треба відображати на реляційну.

СУБД Microsoft Access.

Microsoft Access являє собою реляційну базу даних. Інформація в базі даних Access представляється у вигляді окремих таблиць. При цьому кожний стовпець таблиці відповідає полю даних, а кожний рядок - запису даних.

Запис даних складається з декількох полів. При цьому діє наступне правило, запис даних являє собою групу взаємозалежних полів, розглянутих як єдине ціле. Наприклад, запис даних може містити інформацію про конкретного клієнта або продукт. Кожний запис даних у таблиці містить однакове число полів. Кожне поле містить той самий тип інформації. Наприклад, у кожному записі даних деякої таблиці поле ІМ’Я КЛІЄНТА буде містити однотипну інформацію.

Існують різні типи даних Тип даних для конкретного поля даних обирається залежно від того, яка інформація буде розташовуватися в цьому полі. Розмір поля даних визначається залежно від обраного для нього типу.

Розглянемо деякі приклади типів даних

Текстові поля (TEXT): можуть містити окремі слова (наприклад, імена), сполучення слів і чисел (наприклад, поштова адреса), або числа, які не використовуються для математичних розрахунків (наприклад, номера телефонів), а також спеціальні знаки (наприклад «/» або «-»).

Числові поля (NUMBER): містять числа, використовувані для різних розрахунків (наприклад, ціни продуктів).

Поля дати й часу (DATE/TIME): містять дату й/або час

Поля грошових сум (CURRENCY) містять числові величини у форматі грошових сум з позначенням грошових одиниць - грн. (гривня), $ (долар), DM (німецька марка) і т.і.

Логічні поля (YES/NO), містять логічні дані зі значеннями ТАК/НІ (YES/NO) або (TRUE/FALSE).

Поля текстових приміток (MEMO): містять великі ділянки тексту (до 32 000 знаків)

Зв’язки між таблицями.

У базі даних Access між окремими таблицями можуть бути сформовані зв’язки, що з’єднують їх у єдину базу. Зв’язки здійснюються через загальні поля даних.

Ключі.

Часто необхідно здійснювати пошук даних, що зберігаються в різних таблицях.

Передумовою й умовою успішного пошуку і встановлення зв’язків служить правильне визначення так званих ключів. За допомогою ключа Access може розрізняти записи таблиці й упорядковувати їх відповідним чином. Кожна таблиця повинна містити, як мінімум, один ключ. Ключ являє собою поле у відповідній таблиці. Він однозначно характеризує кожний запис, що знаходиться в таблиці.

Ідеальним первинним ключем є така інформація, як номер клієнта, номер рахунку, номер залікової книжки студента й т.і.

Макроси, модулі й об’єкти.

За допомогою макросів можна автоматизувати окремі дії, не поринаючи в програмування. Запис макросів відбувається за принципом магнітофона: окремі дії, необхідні для певної операції, записуються в потрібній послідовності, а потім відтворюються будь-яку кількість разів простим натисканням кнопки.

Макроси можуть не цілком задовольняти потреби користувача. В цьому випадку можна скористатися мовою програмування, наявним в Access. Він називається Access-Basic. За допомогою цієї мови автоматизують складні дії, наприклад, складні обчислення у звіті. Можна запрограмувати функцію обчислень і використовувати її, коли це необхідно. Процедури, написані на Access-Basic, запам’ятовуються в програмному модулі.

Всі елементи, які формуються й використовуються в Access називаються об’єктами Access. До них відносяться таблиці, форми, запити, звіти, макроси, модулі, графіки, діаграми, діалогові вікна, а також деякі системні об’єкти, наприклад, системний буфер обміну (Clipboard).

Корисні помічники.

В Access є цілий ряд корисних помічників. Всі вони призначені для полегшення роботи з базою даних. Ці помічники розділені на три основні групи.

Картки підказки.

Вони можуть дати пораду при виконанні всіляких дій, наприклад, при створенні бази даних. Картки підказки містять докладні покрокові інструкції, що допомагають виконати всі необхідні дії. Картки підказки можуть допомогти графічними прикладами й прямими вказівками.

Майстри.

У той час як Картки підказки лише подають потрібні поради під час роботи, Майстри самі виконують потрібні дії. При виклику Майстра відкривається відповідна послідовність діалогових вікон. Одержавши відповіді на задані питання, Майстер виконує всі необхідні дії. Припустимо, ви хочете сформувати звіт. Майстер звітів запитає вас, як повинен виглядати звіт і які дані він повинен містити. Після одержання відповідей звіт буде повністю сформований. За допомогою інших Майстрів можна формувати таблиці баз даних, запити й форми.

Робота з Майстрами проста, надійна й ефективна, і дозволяє використовувати все багатство можливостей Microsoft Access.

Конструктори.

Конструктор (Builder) - це інструмент Access, що полегшує виконання конкретного завдання. Дуже корисним є Конструктор виражень - він дозволяє швидко сформувати складне вираження. За допомогою Конструктора запитів легко формуються запити, які використовуються для одержання вибірок даних для форми або звіту. Крім перерахованих, в Access є й інші конструктори. Це - макроконструктор, за допомогою якого формуються різні макроси, а також конструктори меню, полів, кодів і інші.

Запити й вибірки.

Запити використовуються для вибору з бази даних інформації, що цікавить користувача. Наприклад, користувача може зацікавити, скільки клієнтів його фірми живе в Дніпропетровську або які суми виплаченої зарплати співробітникам його фірми по підрозділах. Результат такого запиту називається вибіркою. Під вибіркою ми будемо розуміти динамічну таблицю із записами даних, які задовольняють певним умовам запиту.

Динамічна таблиця запиту (Dynaset), надалі, вибірка, -це таблиця, сформована щораз заново на основі реальних таблиць бази даних, зміст якої задовольняє умовам запиту. З вибіркою можна звертатися як до реальної таблиці - наприклад, редагувати її записи. Внесені зміни будуть відбиті в записах реальних таблиць.

Основні типи запитів.

Стандартні запити. Найчастіше використовуються стандартні запити вибору, які призначені для того, щоб відібрати й представити, у вигляді зручної динамічної таблиці, дані з таблиць бази даних, що цікавлять користувача.

Запити на виконання дії. Використовуються для створення нових реальних таблиць даних, що надалі існують уже незалежно від тих таблиць бази, які були використані для їхньої побудови Ці запити дозволяють також змінювати таблиці бази даних обновляти їх, доповнювати новими записами або видаляти деякі записи.

Розрізняють чотири види запитів на виконання дії.

Запит на додавання Можна додавати відібрані записи з таблиці або запиту поточної бази даних у кінець іншої таблиці Доповнюється таблица, що, може перебувати як у тієї ж самої, так і в іншій базі даних.

Запит на видалення За допомогою запиту на видалення можна видалити групу записів даних, що задовольняють заданим умовам.

Запит на відновлення. Можна змінити групу записів даних, що задовольняють певній умові.

Запит на створення нової таблиці З вибірки, що є динамічною таблицею, сформованої при виконанні запиту й існуючої тільки до закінчення роботи з результатами запиту, можна створити нову таблицю бази даних. Динамічна таблиця є поданням даних інших таблиць бази даних, і зміни, внесені у вибірку, будуть відбиті в записах таблиць, на підставі яких ця вибірка побудована. Якщо ж створити нову таблицю, вона почне своє незалежне існування. Зміни в цій новій таблиці не будуть зачіпати використані для її побудови вихідні таблиці бази даних.

Параметричні запити. Часто користувачеві доводиться мати справу з запитами, улаштованими в принципі однаково, але які мають деякі розходження в поставлених умовах відбіру. В такому випадку, щоб щораз заново не створювати окремий запит, варто сформувати запит з параметрами.

Перехресні запити. Перехресні запити дозволяють представити дані в досить наочній, компактній формі зведених крос-таблиць, здійснюючи при цьому різноманітне угруповання записів і групові обчислення при обробці даних.

Два способи формування запитів.

За способом формування запити можна розділити на два види.

Запити за зразком або QBE-запити, для визначення яких користувач повинен указати параметри запиту у вікні конструювання, задаючи зразки для пошуку інформації.

Структуровані, або SQL-запити, для визначення яких користувач повинен описати запит за допомогою особливої мови запитів, використовуючи спеціальні команди й функції.

Практично будь-який запит може бути сформульований як у вигляді запиту за зразком, так і у вигляді SQL-Запиту. Однак багато користувачів воліють працювати із запитами за зразком, тому що цей спосіб більше наочний, його легше освоїти, не потрібно вчити команди й функції структурованої мови запитів.

При визначенні запиту за зразком Access автоматично формує відповідний SQL-запит.

Основний тип запитів за зразком - це запити на вибір Користувач може формувати запит самостійно або звернутися до Майстрів запитів.

Форми даних.

В Access існує кілька способів уведення, редагування й перегляду інформації, що зберігається в базі дані. Найпростішим з них є наступний: відкрити таблицю бази даних або запит у табличному режимі - і можна вводити нові записи, видаляти або редагувати старі, переглядати дані, що відносяться до цієї таблиці або запиту.

Однак є й інший спосіб - підготувати форми даних, які спеціально призначені саме для наочного подання інформації з бази даних і можуть істотно полегшити як уведення даних, так і сприйняття інформації, що зберігається в базі даних.

Створення форми.

Користувач може створити найпростішу форму на основі вже існуючої таблиці Access. Може вибрати, які поля й у якій послідовності повинні бути представлені у формі, розбити їх на логічно зв’язані групи й задати їхнє розташування на екрані.

Access дозволяє створити кілька форм для різного виду інформації, наприклад, форми рахунків, замовлень, адрес покупців (клієнтів) і інші. Дані однієї таблиці можуть бути представлені в декількох різних формах, у той же час в одній формі може бути представлена інформація з різних таблиць бази даних. Форми можуть містити ілюстрації, а також графічне подання інформації з бази даних у вигляді діаграм.

Як і при розробці таблиць і запитів, при розробці форм можна скористатися допомогою відповідного Майстра. При створенні форми за допомогою Майстра користувачеві треба відповіти на його питання в серії діалогових вікон. Результатом такого діалогу з Майстром форм буде побудована готова до вживання форма, яку при бажанні можна буде піддати подальшому вдосконаленню.

Обробка даних за допомогою звітів.

У звіті користувач може наочно представити витягнуту з бази даних інформацію, доповнивши її результатами аналізу й обчислень. Користувач вільний у виборі макета звіту і його оформлення В MS Access передбачені деякі стандартні компоненти структури звіту (шапки, примітки, колонтитули, основна частина), однак яким саме буде макет звіту - вирішує користувач

Сконструювати макет звіту можна двома способами, за допомогою Майстра звітів або самостійно. Починаючим користувачам Майстер звітів допомагає уникнути помилок. У другому випадку користувач має більш широкі можливості. Однак можливий і проміжний варіант-можна використати допомогу Майстра для створення «заготівлі» звіту, а потім самостійно доробити цей звіт, виконав необхідні доповнення й зміни. Це найбільш раціональний спосіб.