Бібліографічний список до практичного заняття:

[ 1 ], [ 2 ], [ 3 ], [ 11 ], [ 12 ].

Практичне заняття №9

Тема 13. «Microsoft Office. Субд Access»

Мета заняття: Закріпити теоретичні знання студентів і набути практичні навички роботи в середовищі СУБД Access відповідно до плану заняття.

План заняття

1.Виконання імпорту даних з таблиці MS Excel в таблицю MS Access.

2. Виконання імпорту даних з текстового редактора в MS Access з використанням формату з роздільниками (кома).

3. Виконання імпорту даних з текстового редактора в MS Access з використанням формату з роздільниками (табуляторами).

4. Виконання імпорту даних з текстового редактора в MS Access з використанням формату з фіксованою довжиною записів.

5. Створення зв’язаних (вбудованих) таблиць між MS Access та MS Excel.

6. Виконання експорту таблиці даних з MS Access в MS Excel.

7. Виконання експорту таблиці даних з MS Access у текстовий редактор.

Обладнання: персональний комп’ютер.

Методичні рекомендації до практичного заняття

Для виконання практичних завдань слід уважно ознайомитися з методичними рекомендаціями до самостійної роботи з теми. При необхідності слід використовувати додаткову літературу з бібліографічного списку до теми та довідкову систему Access.

Практичні завдання

1. Увімкніть ПК.

2. Виконайте запуск Access.

3. При необхідності виконайте пошук інформаційної допомоги по тематиці даної роботи.

4. Виконайте активізацію Вашого файлу Бази Даних.

5. Імпорт даних з Microsoft Excel.

6. Завдання: Створену в MS Excel таблицю необхідно імпортувати в Access для подальшої обробки.

Примітки: Імпорт даних в Access виконується в тому випадку, якщо дані відповідним чином розбиті на стовпці й рядки. Перший рядок даних може містити заголовки стовпців (Access використовує їх як імена полів) або ж значення.

Якщо в першому рядку знаходиться інша інформація, то при імпорті можуть виникнути проблеми. Саме із цієї причини рекомендується попередньо відкрити електронну таблицю й перевірити, чи підходить вона для імпорту.

Якщо імпортований аркуш робочої книги Excel має зайві заголовки й іншу непотрібну інформацію, то створіть спочатку іменований діапазон для частини електронної таблиці, у якій утримується корисна інформація.

7. Для рішення поставленого завдання необхідно виконати наступну послідовність дій.

7.1. Згорніть вікно Microsoft Access.

7.2. Здійсніть запуск Microsoft Excel.

7.3. На першому аркуші Excel створіть таблицю даних, структура якої наведена в табл. 3.9, й уведіть 5-10 довільних записів.

Таблиця 3.9

Структура таблиці даних в Microsoft Excel

	A	B	C	D	E	F	G
1	Табельний номер	Прізвище	Ім’я	По_батькові	Посада	Оклад	Дата прийому
2	125	Сидоренко	Іван	Петрович	Директор	1500,00	12.01.2008
3
…
…
11

7.4. Збережіть створений файл на диску C:\Мои документы\Папка з шифром Вашої групи\, використавши в імені файлу тільки латинські символи, наприклад, Personnel1;

7.5. Згорніть Microsoft Excel.

7.6. Розгорніть Microsoft Access.

7.7. Для імпорту таблиці Excel у файл бази даних під ім’ям, наприклад, Personnel1 необхідно виконати наступну послідовність дій.

7.7.1. У пункті меню “Файл” (File) виконайте фіксацію на команді “Внешние данные” (Get External Data) і в підменю, що відкрилося, на команді “Импорт” (Import)”;

або

у межах робочої поверхні вікна Бази даних виконайте фіксацію правої кнопки миші й у контекстному меню, що відкрилося, виконайте фіксацію на команді “Импорт” (Import);

7.7.2. У діалоговому вікні “Импорт” (Import), що відкрилося:

7.7.2.1. У списку поля “Тип файла” (Files of type),що розкривається, де перебуває список доступних для імпортування форматів файлів, виконайте фіксацію на пункті “Microsoft Excel (*.xls)”;

7.7.2.2. У полі “Папка” виконайте установку папки, де розміщений створений в Microsoft Excel файл, у нашім прикладі C:\Мои документы\Папка з шифром Вашої групи\;

7.7.2.3. У робочій поверхні вікна виконайте маркування файлу, який треба імпортувати, у нашім прикладі Personnel1;

7.7.2.4. Виконайте фіксацію на кнопці “Импорт” (Import).

7.8. Відкривається діалогове вікно “Импорт электронной таблицы”, у якому за кілька кроків Майстер імпорту електронної таблиці (Import Spreadsheet Wizard) допоможе перетворити Excel-Дані в таблицю Access.

7.8.1. На першому кроці вибирається потрібний об’єкт.

7.8.1.1. В області, розміщеної у верхній частині вікна пропонується вибрати аркуші робочої книги або іменований діапазон:

• Листы;

• Именованные диапазоны.

Виконайте активізацію перемикача обраного варіанта, у нашім прикладі “Листы”;

7.8.1.2. У полі виконайте маркування аркуша робочої книги, на якому розміщена таблиця, у нашім прикладі Лист1 (Sheet1);

7.8.1.3. Виконайте фіксацію на кнопці “Далее” (Next).

7.8.2. На другому кроці вказується використання даних з першого рядка як імена полів таблиці.

7.8.2.1. У нашім прикладі, включіть вимикач “Первая строка содержит заголовки столбцов” (First Row Contains Column Headings);

7.8.2.2. Виконайте фіксацію на кнопці “Далее” (Next).

7.8.3. На третьому кроці встановлюється місце розміщення імпортованих даних.

7.8.3.1. В області “Данные необходимо сохранить:” пропонується два варіанти розміщення імпортованих даних:

• В новой таблице (In a New Table);

• В существующей таблице (In an Existing Table).

Виконайте активізацію перемикача обраного варіанта, у нашім прикладі “В новой таблице” (In a New Table);

7.8.3.2. Виконайте фіксацію на кнопці “Далее” (Next).

7.8.4. На четвертому кроці надається можливість описати кожне поле імпорту.

7.8.4.1. У цьому вікні можна змінити ім’я поля, інші характеристики поля й указати – індексується воно чи ні, а також за допомогою вимикача “He импортировать (пропустить) поле” (Do not import field (Skip)) визначити: імпортувати поле, чи ні;

Примітка: Кореґування характеристик полів можна виконувати тільки у випадку, якщо дані імпортуються в нову таблицю.

Для полів імпортованої таблиці в області “Описание поля” установіть параметри, наведені в табл. 3.10.

Таблиця 3.10