Система документації

СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦІЇ –

(сукупність взаємопов’язаних між собою документів, які становлять цілісне утворення із певними специфічними рисами)

Система управлінської, (організаційно-розпорядчої) документації служить за-собом здійснення організації та регу-лювання процесів управління

Спеціалізована документація (від-творює специфіку різних сфер або різних галузей діяльності суспільства)

1. Організаційні документи закріплюють функції, обов’язки і права організацій протягом тривалого терміну. Сюди, крім актів органів державної влади, входять положення, статути, інструкції і правила, якими керуються підприємства і орга-нізації у своїй діяльності.

2. Розпорядчі документи – це документи, за допомогою яких здійснюється роз-порядча діяльність, оперативне керівниц-тво у певній установі (постанови, розпо-рядження, накази із загальних питань, вказівки, ухвали, правові акти вищих органів управління).

3. Довідково-інформаційні документи (довідки, службові листи, протоколи, акти, доповідні та пояснювальні записки, ого-лошення, доповіді, звіти, плани робіт, те-лефонограми) містять інформацію про стан справ в організаціях, носять допомі-жний характер, не обов’язковий для вико-нання. Надана в них інформація може спо-нукати до дії або бути доведена до відома.

4. Документи з кадрово-контрактних питань містять інформацію про особовий склад підприємства, зафіксовану в заявах про прийняття, звільнення чи переведення на роботу, наказах про особовий склад, автобіографіях, характеристиках, контрак-тах, трудових угодах.

5. Особові офіційні документи – це доку-менти, за допомогою яких громадяни пе-редають повноваження іншій особі щодо отримання документів, грошей, товарів; закріплюють свої права перед державою, установою, іншими особами (розписки, доручення та ін.).

1. Документи з господарської діяльності (договори, акти, листи, позовні заяви).

2. Документи в науковій діяльності.

3. Документи в банківській діяльності.

4. Обліково-фінансові документи (пла-тіжне доручення, відомість, гарантійний лист, заява-зобов’язання тощо).

5. Податкова документація.

6. Документи з організації зовнішньо-економічної діяльності.

7. Документи в рекламній діяльності.

8. Документи у видавничій діяльності.

Формуляр документа – сукупність розміще-них у встановленій по-слідовності реквізитів

Реквізити – окремі елементи, з яких складається документ

Бланки – типові формуляри певних документів

Основні реквізити

організаційно-розпорядчих документів

1. Державний герб.

2. Емблема організації чи підприємства.

3. Зображення дер-жавних нагород.

4. Код підприємства, установи, організа-ції.

5. Код форми доку-мента.

6. Назва міністерства або відомства (ви-щої організації або засновника).

7. Повна назва уста-нови, організації, підприємства автора документа.

8. Назва структурного підрозділу.

9. Індекс підприємства зв’язку, поштова ад-реса, номер телефо-ну, факс, номер ра-хунку в банку.

10. Назва виду доку-мента.

11. Дата.

12. Індекс.

13. Посилання на індекс і дату вхідного документа.

14. Місце складання або видання.

15. Ґриф обмеження до-ступу до документа.

16. Адресат.

17. Ґриф затвердження.

18. Резолюція.

19. Заголовок до тексту.

20. Відмітка про контроль.

21. Текст.

22. Відмітка про наяв-ність додатків.

23. Підпис.

24. Гриф узгодження.

25. Візи.

26. Печатка.

27. Відмітка про засвід-чення копій.

28. Прізвище виконавця та номер його те-лефону.

29. Відмітка про вико-нання документа і направлення його до справи.

30. Відмітка про пере-несення даних на машинний носій.

31. Відмітка про над-ходження.