2. Аудит операцій з підзвітними особами

Основними завданнями аудиту операцій з підзвітними особами є:

- вивчення законності операцій з дебіторською заборгованістю та реальності її відображення, зокрема, правильності віднесення заборгованості до довгострокової чи поточної;

- дотримання законодавства при стягненні заборгованості до пред’явлених позовах;

- визначення розміру заборгованості по відшкодуванню завданих збитків, правильності використання підзвітних сум і своєчасності надання авансових звітів підзвітними особами;

законність і доцільність здійснених витрат через підзвітних осіб, можливість їх проведення за безготівковими розрахунками, реальність підзвітних сум.

Перевірку розрахунків з підзвітними особами доцільно проводити в такій послідовності:

- чи не видається готівка з каси в підзвіт на такі витрати, які можуть бути оплачені безпосередньо з каси або через банк;

- чи затверджений на підприємстві список підзвітних осіб із зазначенням. Кому з них, на які витрати і в якому розмірі можуть видаватись кошти в підзвіт (крім сум, які видаються на відрядження);

- чи уклали з підприємством затверджені підзвітні договори про матеріальну відповідальність;

- чи немає відряджень без дозволу керівника;

- чи оформлюються службові відрядження рішенням керівника підприємства із зазначенням підстав і чи реєструються в бухгалтерії видані посвідчення на відрядження;

- чи не видаються в підзвіт кошти особам, які не є працівниками даного підприємства;

- чи не було випадків одержання готівки підзвітними особами, а потім повернення її в касу;

- чи не видаються під звіт суми при наявності заборгованості за раніше видані аванси (перевіряють за даними аналітичного обліку і первинних документів);

- чи зазначається при видачі підзвітних сум їх цільове призначення (перевіряють за видатковими касовими ордерами, чи зазначено в них цільове призначення авансу: «На відрядження», «»На придбання канцприладдя» тощо);

- чи не допускається передача підзвітних сум від однієї підзвітної особи іншій. На практиці буває два варіанти такої передачі. У першому випадку передача проводиться відкрито і її легко виявити за кореспонденцією рахунків ( Дт 372, Кт 372). Н другому випадку – передача підзвітних сум прихована, коли витрати здійснені однією особою, а звітує інша. Такі факти можна виявити шляхом ретельного вивчення руху документів і одержання відповідних пояснень підзвітних осіб;

- чи дотримуються на підприємстві правил видачі грошей під звіт тільки з письмового дозволу керівника підприємства;

- чи дотримується обмеження готівкових розрахунків між суб’єктами підприємницької діяльності.

Можливі порушення ведення операцій з підзвітними сумами:

1) порушення порядку видачі підзвітних сум;

2) порушення правил оформлення витрат на відрядження;

3) порушення порядку оподаткування при оформленні витрат на відрядження;

4)порушення при придбанні запасів. Оплаті робіт, послуг підзвітними особами;

5) порушення порядку обліку представницьких витрат;

6) порушення порядку ведення синтетичного обліку розрахунків з підзвітними особами;

7) порушення в оформленні та реквізитах первинних документів;

8) порушення правил ведення бухгалтерського обліку.