4. Подготовка и проведение приемов, этикет и протокол приемов

Прием любого вида должен быть тщательно подготовлен. В это понятие включаются следующие этапы:

• выбор вида приема и место его проведения;

• составление списка приглашенных;

• подготовка и рассылка приглашений;

• составление схемы расстановки столов в зале;

• составление плана рассадки гостей за столом;

• составление меню и количества обслуживающего персонала;

• подготовка помещения к приему, в том числе сервировка стола,

• подготовка тостов и речей;

• составление схемы приема (порядка проведения приема);

• встреча и обслуживание гостей.

Выбор вида приема

В зависимости от случая, по которому необходимо устроить прием, выбирается вид приема.

В случае приезда в страну пребывания с официальным визитом правительственной, парламентской или другой делегации обычно от имени главы ее дается завтрак или обед в честь лица, принимающего делегацию, а дип­ломатический представитель устраивает прием типа "Коктейль" по случаю пребывания делегации. Однако всегда необходимо учитывать протокольные традиции, установившиеся в данной стране. Эти градации по­могут в выборе вида приема. Не рекомендуется устраивать приемы в дни национального траура у гостей или дневной прием с приглашением гостей-мусульман в период Рама­дана.

Составление списков приглашенных

В список приглашенных с иностранной стороны, прежде всего, вклю­чаются представители официальных властей, дипкорпуса, представители общественности и сотрудники фирм. В развитых странах Запада с особой осторожностью следует подходить к приглашению представителей организаций, а также отдельных лиц. находящихся в оппозиции к правительству. На приемы, прово­димые в узком составе, не рекомендуется приглашать лиц с резко противо­положными друг другу политическими взглядами и позициями. Чтобы такие приемы прошли успешно, на них целесообразно приглашать лиц одинаковой партийной принадлежности или связанных взаимной дружбой и интересами.

На официальные завтраки, обеды и т.д. даваемые в честь премьер-министра или министра иностранных дел страны пребывания, уместно приглашать также нескольких иностранных послов аккредитованных в данной стране.

Подготовка и рассылка приглашений

Приглашения на любой вид приема оформляются на официальных бланках, подготовленных типографским способом. Для приемов по случаю национальных праздников или в честь какого-либо официального лица заказываются специально подготовленные для этого случая приглашения, на которых вверху указан событие, которому посвящается прием.

На пригласительных бланках при организации приема с протокольной рассадкой за столом в правом нижнем углу содержится просьба ответить – PSVP или «Просьба ответить».

Если было предварительно получено согласие на участие официального лица в приеме, то в таких случаях на приглашениях принято вместо PSVP писать «PM» или «для памяти» («Pоur memoire»).

Приглашения должны быть разосланы не позднее, чем за 2-3 недели до приема. Рассылать приглашения рекомендуется всегда с курьером. Имя и фамилия приглашенного, его должность в приглашении пишутся от руки.

Ответить на приглашение обязательно нужно по телефону или письменно (не зависимо от того – принимается приглашение или нет). Отсутствие ответа или его запаздывание рассматривается как проявление невежливости и неучтивости. Лучше отказаться от приглашения, чем не давать ответа или запаздывать с ответом.

После того как дан положительный ответ на приглашение, посещение приема является строго обязательным (в крайнем случае, необходимо заблаговременно известить хозяина о вашем отсутствии, послав ему личное письмо или заехав к нему самому до дня приема).

Составление схемы расстанови столов в зале

Имея общее количество приглашенных необходимо рассчитать необходимую длину стола и количество банкетных столов. Для этого используют следующие нормы:

• для приемов с рассадкой за столом – на одного гостя должно быть 0,6-0,8м за столом,

• для фуршетных столов – на одного гостя предусматривается 0,25-0,30 м за столом при одностороннем обслуживании (при 2-х стороннем обслуживании соответственно норма уменьшается в два раза) Длина одной стрелы фуршетного стола должна быть не более 10 метров. Схема размещения столов определятся конфигурацией зала для проведения приемов, количеством гостей и видом приема.

Рассадка гостей за столом

Рассадка за столом на официальных приемах осуществляется в соответствии с общепринятыми протокольными правилами (приложение Е).

Главным правилом рассадки на официальных приемах является стро­гое соблюдение старшинства служебного или общественного положения гос­тей. Нарушение этого основного правила может быть истолковано как сознательное нанесение ущерба престижу как личности гостя так и стране им представляемой, что может привести к неприятным последствиям или ослож­нениям в отношениях.

Во избежание ошибок в рассадке старшинство местных гостей проверяется и корректируется протокольной службой.

Соблюдаются следующие правила рассадки: ближайшие места к хо­зяину и к хозяйке считаются самыми почетными. Чем дальше место от этих лиц, тем менее оно почетно. Место по правую руку (по правой стороне) по­четнее места по левую руку (по левой стороне). Первыми по правую руку и по левую руку от хозяина сажают женщин, от хозяйки - мужчин. Затем места чередуются: рядом с женщиной сажают мужчину, и наоборот. Женщину не са­жают рядом с женщиной, а мужа - с женой. Женщину не сажают на конец стола, если на его торце не сидит мужчина. Замужняя женщина имеет старшинство мужа.

Если хозяйка дома отсутствует, ее место может занять жена одного из работников фирмы или представительства. Место напротив хозяина может быть предложено самому почетному гостю.

Иностранным гостям по рангам в доме представительства отдается преимущество в рассадке. При рассадке необходимо учитывать знание иностранных языков си­дящими рядом гостями.

Во время завтрака или обеда, устраиваемых в связи с двусторонним совещанием, возможна рассадка одной делегации напротив другой.

В протокольной практике места переводчикам предоставляются за сто­лом между гостями (СНГ). Практика ряда стран другая - переводчиков сажают сзади гостей.

Для того чтобы каждый гость мог быстро найти свое место за столом, а также знал, кто будет соседом его, в аванзале выставляется план рассадки, а на столе выставляются кувертные карточки. В некоторых домах при большом количестве гостей в аванзале гостю-мужчине вручат карточку, на которой будет напечатана фамилия женщины. Это означает, что ему необ­ходимо пригласить эту женщину и в паре проследовать из гостиной к столу. На пути к столу необходимо предложить даме правую руку.

При большом количестве гостей каждому гостю полезно вручить кар­точку(размер визитки), которая поможет быстро найти ему свое место за столом.

Составление меню

При составлении меню рекомен­дуется учитывать вкусы гостей, их национальные и религиозные традиции и другие моменты. Было бы упущением, например, включать в меню дичь в то время, когда охота на нее в стране запрещена, или мясо в постные дни, или свинину - когда на приеме среди гостей находятся мусульмане и т.д. С другой стороны, гостю вегетарианцу будет приятно, если ему подадут вегетарианское блюдо.

Если подготовка угощения не под силу кухне представительств фирм, учреждений или дипломатического корпуса, то заказ делается ресторану. Выбор ресторана не должен быть случайным. Ре­комендуется пользоваться услугами только первоклассных ресторанов, с хо­рошей репутацией.

Для определения количества обслуживающего персонала также необходимо учитывать вид приема и количество гостей. Однако нормы расчета необходимо принимать следующие: 1 официант на 3-4 гостя для приемов с протокольной рассадкой за столом; 1 официант на 14-16 гостей для приемов с произвольной рассадкой за столом; 1 официант на 15-25 гостей при обслуживании приемов типа “Коктейль”, “Фуршет” и т.п.

Подготовка помещений к приему заключается в санитарной уборке, расстановке необходимой мебели, столов, оформлении соответствующими элементами.

Сервировка стола

Для сервировки стола, как и вообще для организации соответствующего приема и обслуживания гостей, рекомендуется приглашать квалифицированного метрдотеля или, во всяком случае, поручить это дело знающему, опытному человеку. Не рекомендуется создавать тесноту за столом, если есть возможность, стол необходимо украсить живыми цветами.

Тосты и речи

На приемах организуемых по какому-либо поводу, может иметь место обмен тостами или провозглашение речей.

На приемах с протокольной рассадкой за столом (завтрак, обед, ужин) речи и тосты произносятся после десерта, когда он съеден всеми гостями и налито шампанское. Произносить речи и тосты за закуской на приемах не принято.

На приемах с произвольной рассадкой за столом речи и тосты допускаются после подачи горячего мясного (или рыбного, или овощного, т.е. второго) блюда.

На приемах без рассадки за столом речи и тосты произносятся не ранее чем через 10-15 минут после начало приема (фуршет, коктейль и т.п.).

Составление схемы проведения приема

Для того, чтобы прием прошел четко и организовано, заранее продумывается его проведение, а именно:

• предусматривается время и место встречи гостей хозяином,

• время приглашения гостей к столу,

• время провозглашения речей и тостов и т.д.,

• составляется распределение обязанностей на приеме между работниками департамента (организующего прием) для оказания внимания определенным гостям, наблюдение за залом и т.д.

В некоторых случаях на больших приемах для наиболее видных гостей отводится отдельный зал, который, однако, не должен быть изолирован от остальных гостей (или место в зале). В этом случае хозяину приема следует выбрать время, чтобы обойти все залы и оказать внимание всем приглашенным.

Встреча и обслуживание гостей

Встреча и обслуживание гостей предполагает необходимость составления схемы обслуживания в соответствии со схемой рассадки гостей за столом, распределения по времени – подачи отдельных групп блюд и напитков к ним и закреплении за каждой операцией или блюдом необходимого числа обслуживающего персонала.

Приход на прием и уход с приема

На прием, в приглашении на который содержится просьба ответить (RSVP) следует приходить точно в указанное в приглашении время. Опоздание считается нарушением этикета и может быть воспринято отрицательно и даже с обидой. Если из одного ведомства или учреждения приглашено нес­колько представителей, и они являются на прием не вместе, то принято, чтобы первыми приходили младшие по должности, а затем старшие. На приемы, проводимые без рассадки за столом, в приглашении на которые указывается время начала и окончания приема, можно прийти и уйти в любое время в пределах указанного в приглашении. Приходить к началу приема не обязательно, так же как не обязательно находиться на приеме до его окон­чания. Считается, однако, что приход на такой прием в начале и уход с приема в конце является выражением особо дружественного отношения гостя к хозяину приема и к представляемой им стране. И наоборот, если есть необходимость показать или подчеркнуть холодность или натянутость отно­шений с устроителем приема, достаточно пробыть на нем несколько минут и, попрощавшись с хозяином и хозяйкой, уйти.

Во всех случаях официальным лицам рекомендуется не уходить с приема раньше гостей, старших по рангу. Оставаться на приеме после окон­чания приема и указанного времени в приглашении не принято и является нарушением протокола.

Этикетные нормы поведения на приемах

1. Не принято начинать есть до тех пор, пока не начнет есть хозяйка дома или приема;

2. Мужчины также должны подождать, пока не начнут есть дамы, сидящие справа и слева от них;

3. Рекомендуется ориентироваться на приемах на окружающих, то есть заканчивать есть то или иное блюдо вместе с сидящими рядом (за одним столом), чтобы не задерживать весь стол;

4. Как только гости закончили есть, хозяйка встает, за ней поднимаются и все гости, мужчины помогают дамам выйти из-за стола, отодвигая стулья;

5. Возглавляемые хозяйкой и почетным гостем, все присутствующие на приеме, переходят в гостиную или другой зал, где подают чай, кофе, коньяк, ликер;

6. В гостиной обязанности мужчин по отношению к своим соседкам по столу заканчиваются;

7. Перед уходом с приема гости прощаются с хозяином и хозяйкой и благодарят их за прием (ужин, завтрак и т.д.), а не за вкусную пищу и блюда.

Одежда для приемов

Одежда для приемов - это может быть парадная форма, фрак, смо­кинг или обычный костюм.

Фрак - спец. покроя костюм (пиджак с фалдами, брюки с нашитой вдоль продольных швов шелковой тесьмой). К фраку надевается белая фрачная рубашка с пристегивающимся жестким отворотом (вверх) воротнич­ком и белым галстуком "бабочкой", белый жилет, лакированные ботинки.

Смокинг - пиджак без фалд, с атласными бортами, брюки, как у фрака. К нему надевают белую рубашку с отложным воротничком и черным галстуком "бабочкой", черный жилет, лакированные ботинки.

Обычный костюм не должен быть спортивным, а пиджак и брюки - разного цвета. В зависимости от мероприятия рекомендуется надевать костюм темных расцветок, белую рубашку, черные ботинки (не лакированные).

Одежда для женщин. На прием «Бокал шампанского», «Завтрак», «Чай», прием «Фуршет» надевают обычной длины платье, платье-костюм или костюм, небольшую шляпу. Шляпа во время этих приемов не снимается. Хозяйка шляпы не надевает.

На приемы «Фуршет», устраиваемые по случаю националь­ного праздника или другого события, в честь главы государства, главы правительства, министра иностранных дел или другого государственного деяте­ля, в честь делегации, рекомендуется надевать более нарядное обычной длины платье, платье-костюм.

На приемы «Обед», «Ужин», любой другой вечерний прием рекомендуется вечерний туалет.

На приемы нельзя надавать спортивную обувь и обувь на каучуковой подошве.

Вопросы для самоконтроля:

1. Классификация приемов.

2. Виды приемов и их характеристика.

3. Характеристика дневныхпримов.

4. Характеристика вечерних приемов.

5. Виды и характеристика неофициальных приемов.

6. Банкеты, их виды и характеристика.

7. Особенности подготовки и проведения.

8. Нормы этикета на приемах.