3. Лист-відмова

В ньому етичними словами пояснюють причини, через які претендента не можуть працевлаштувати.

4. Лист-заява про звільнення

Звичайний діловий лист – справа вгорі – посада, прізвище, ім’я, по батькові адресата в давальному відмінку, нижче – адресанта (без слова "від" і крапки в кінці!!) в родовому відмінку, посередині – назва листа (слово Заява) з викладенням прохання про звільнення за особистим бажанням і причин.

Діловий лист має задовольняти певним вимогам. Перш за все респондент (адресат) має правильно зрозуміти суть висловлюваного в листі. Для цього слід дотримуватися простого та ясного стилю листа. Пропозиції доцільно складати з одним підметом і одним присудком. Потрібно уникати вживання складних слів і спеціальних термінів, особливо які не є загальноприйнятими.

Найвищий комплімент вашому листу – ясність викладу і легкість читання. У діловому листі бажано дотримуватися позитивного тону. Цей аспект має виключно важливе значення: дружній тон, щирість, природність – ті якості, які допомагають досягти бажаного результату. Наприклад, замість фрази: «Ми розгледимо кожне ваше прохання і пропозицію» краще написати: «Ви можете бути абсолютно впевнені в тому, що кожну вашу пропозицію або прохання ми уважно розгледимо».

У діловому листуванні кожний вираз доцільно як би «приміряти на себе». Іншими словами, прагнути уникати навіть у самих спірних ситуаціях таких слів, на які ви самі відреагували б негативно. А ще краще порадитися щодо змісту листа з дружнім етиком (якщо ви – логік): ви, скоріше за все, не знаєте, який ТІМ у вашого адресата, а пара-друга етичних слів і зворотів, що їх підкаже етик, нікому не завадить.

Не слід користуватися пропозиціями в пасивній заставі. Використовуйте тільки активну заставу, яка як би імітує рух. Наприклад, замість пасивної конструкції фрази: «Ваша пропозиція була схвалена генеральним директором фірми» доречна її активна конструкція: «Генеральний директор фірмисхваливвашу пропозицію». Потрібно виключати з тексту листа слова і вирази, які засмічують його і відволікають від основного змісту: «як указувалося раніше», «для вашого інформування» тощо.

Всі дати і посилання в листі мають бути точними, не вводити в оману респондента і тим самим не ускладнювати спілкування з ним. Переважно дату указувати таким чином: «5 березня 2010 року» замість «05.03.10» або «5.3.10», оскільки це здатне призвести до непорозумінь (для європейських народів і для військових останні позначення дат читаються як «3 травня 2010 року»).

Вітання дозволяє встановити потрібний тон листа.Сам зміст листа розділяється на абзаци, кожен з яких виражає закінчену думку. Абзаци не мають бути дуже громіздкими, щоб у респондента не пропав інтерес до листа ще до того, як він приступить до читання. Для цього краще слідувати такому правилу: перший і останній абзаци містять не більше чотирьох машинописних рядків, а вся решта – не більше восьми рядків. Абзац, що містить чотири і менш рядків, недоцільно переносити на іншу сторінку.

Закінченню листа завжди слід надавати форму доброзичливості і запевнення у вашій щирій готовності допомогти у разі потреби. Тон вітання і завершальна фраза прощання відповідають одне одному. Знак постскриптуму (PS) застосовується тільки у випадках, коли якійсь думці необхідно додати сильніше звучання. Якщо цей знак використовується для згадки якоїсь забутої у тексті думки, це може розглядуватися респондентом як погано спланованийлист.

При остаточному читанні тексту листа переконайтеся в тому, що його завершальна частка спонукає респондента до дії. З цією метою відзначте, що відповіді на питання, що цікавлять вас, не будуть для нього скрутними, але ви їх дуже потребуєте. Підкресліть також подяку, яку ви відчуваєте до респондента за надану вам послугу.

Зовнішній вигляд листа – це перше враження, яке респондент отримує про вас і вашу фірму. Тому необхідно зробити все можливе, щоб він був естетичним. Лист друкують на хорошому папері з дотриманням всіх правил розташування тексту (рівні береги, папір чистий, гладкий, світлий, з рівними краями, форматів А4-А8).

Якщо не використовується фірмовий бланк, то потрібно в правому верхньому кутку вказати вашу адресу, що містить найменування держави, поштовий індекс, місто, вулицю, номер будинку (і квартири). У цьому місці не належить указувати назву вашої фірми, ваше ім'я, посаду, вчене звання. Такі відомості зазвичай даються в кінці листа, причому, якщо потрібно підкреслити, що за зміст листа несе відповідальність не автор листа, а фірма, назва останньої друкується заголовними буквами на окремому рядку.

У деяких випадках адреса повністю дається в кінці листа. Якщо в конверт вкладають якісь документи крім листа, то слід зробити їх перелік у розділі «Додатки».

Підпис під діловим листом має бути від руки.

Ще рекомендації щодо змісту:

1. небажана велика кількість оборотів і засобів виразності мови (метафори, порівняння);

2. особових займенників має бути трохи менше, ніж у приватному листі;

3. якщо в листі розглядається декілька питань, то кожне має бути відокремлено (з нового, краще – червоного рядка);

4. граматика – і орфографія, і лексика – має бути бездоганною;

5. короткий, грамотний, логічний діловий лист – знак пошани до адресата.

Будь-який діловий лист може справити позитивне враження за умови, що він написаний грамотно, з грамотним чемним звертанням і відмінюванням прізвищ і імені та по батькові.