14.2. Технологія підготовки наради

1. Перш, ніж зібрати нараду, керівник повинен розгледіти альтернативи вирішення проблеми, що виникла:

• ухвалення рішення від вищестоящого керівника;

• можливість рішення питання по телефону;

• проведення селекторної наради;

• можливість об'єднання з повісткою дня іншої наради.

Адже на нараду витрачається робочий час і чималі кошти:

C = N (T+I)*З,де

С – вартість наради у гривнях;

N – кількість присутніх (учасників);

Т – тривалість наради у годинах;

I – коефіцієнт прихованих витрат;

З – середня місячна заробітна плата учасників у гривнях.

Все ж збирати нараду є сенс, якщо необхідні:

1. широкий і оперативний обмін думками;

2. виявлення думок і альтернатив (наприклад, у інтровертів, яким не властиво висловлювати свою думку за власною ініціативою);

3. аналіз складних нестандартних ситуацій (тобто необхідно ухвалити незапрограмоване рішення, на яке співробітники не всіх типів однаково здатні);

4. ухвалення рішень по комплексних питаннях.

Час проведення нарад. Встановлено, що працездатність людини неоднакова протягом тижня (в понеділок і п'ятницю – низька) і протягом всього робочого дня. Перший пік 11.00 – 12.00 годин, а другий – 16.00 – 18.00 годин. А оскільки будь-яка нарада порушує ритм робочого дня, проводити її під час першого піку недоцільно.

Перебіг наради має відбиватися в протоколі, рішення – теж.

Склад протоколупроведення наради:

1. Назва наради, дата проведення

2. Список присутніх – представників своїх організацій (підрозділів)

3. Порядок денний

4. Рішення питання

5. Виконавці

6. Контроль над виконанням

7. Терміни виконання.

8. Підписи головуючого і секретаря.

Зовсім не байдуже, в якому приміщенні розміщені учасники наради. Не мають поруч сидіти люди, що негативно ставляться одне до одного. Розсаджує керівник наради, порядок розміщення – за іменними картами, підготовленими заздалегідь. Слід зважати: представники конкуруючих груп не повинні сідати один напроти одного.

2. Нарада має проводитися в просторому приміщенні за великим столом. Також треба уникати довгих і вузьких столів.

керівник секретар

14.3. Технологія проведення наради

Відкриття наради. Існує 5 правил:

1. Починати вчасно, не чекати тих, що запізнюються.

2. Гранично чітко формулювати мету.

3. Починати нараду з позитивного, з досягнутих успіхів.

4. Вирішення проблем представляти цікаво, образно, зацікавити людей.

5. Відкривати нараду не довше 2-х хвилин.

Керівник повинен здійснювати контроль над ходом наради.

На нараді керівник не має бути захищеним від критики (не особу при цьому слід критикувати, а дії). Кожен член наради має бути повноважним ухвалювати рішення від свого відділу.

Шляхи вироблення рішень:

1. Спеціально вибрана комісія заздалегідь готує проект рішення, який роздається учасникам і в який у кінці зборів можуть бути внесені зміни.

2. Головуючий підводить підсумки обговорення і формулює результати.

В кінці наради керівник також повинен:

1. Сформулювати досягнутий результат коротко та ясно.

2. Ще раз згадати про можливі розбіжності в думках, так, щоб і меншість, що "програла", могла бути згодна з рішенням, не змінюючи своєї думки.

Висновки

• Правильно проведена нарада допомагає виробити єдину позицію за рахунок узагальнення різних висновків, думок, суджень та інтересів. В цьому її найбільша цінність як форми спілкування.

• Ухвалювати рішення доцільно перш за все з тими фахівцями, хто має природжені здібності саме до відповідної сфери діяльності (проблеми).

• Нараду збирають, коли всі інші види ухвалення рішення не підходять.

• Збирати велику кількість народу треба у добре заздалегідь підготовленому приміщенні.

• На нараді має вестися протокол, з якого ясно, хто про що казав, яке рішення було ухвалене, хто відповідальний за його реалізацію та в які терміни.