16.2. Переговорний процес

Як уже було показано вище, в будь-якому процесі майже головну роль відіграє підготовчий етап. У переговорному процесі він дуже складний, має декілька видів, в кожному – декілька напрямів. Розглянемо „мінімальний джентльменський набір” кроків підготовчого етапу.

І. Інформаційна підготовка. Зазвичай здійснюється у чотирьох напрямах:

5. Предмет переговорів. Якщо йдеться про поставки якогось товару, то предмет – це повний набір характеристик не тільки самого товару, але й аналогічних моделей інших фірм-виробників тощо.

6. Власні цілі, плани, умови рішення переговорних завдань.Тут треба відповісти не тільки на питання – „Чого ми хочемо добитися на цих переговорах?”, але й на питання „Навіщо це нам потрібно?”. Тобто – зробити „постановку задачі”, як кажуть програмісти. А досвідченим програмістам відомо, що як задачу поставлено, так вона і буде розв’язана (або завдання – виконано).

Тут визначається „виделка” між граничним мінімально допустимим і максимально допустимим варіантами; план дій на випадок, якщо домовленість не буде досягнуто; визначаються альтернативи угоді, яка укладається (наприклад, з іншими партнерами).

3. Опонент. Зазвичай інформація про опонента ніколи не буває ані зайвою, ані надмірною. Перша частина міститьдані пройогофірму: назва, адреса, №№ телефонів, факсу, торгова марка або логотип, Е-мейл, URL (адреса сторінки в Інтернет), рік заснування фірми, основна та додаткова сфери діяльності, банки (через які здійснюються фінансові операції), хто власник фірми, склад органів, що управляють (та ступінь їхньої самостійності у прийнятті рішень), наявність і кількість дочірніх структур, кількість і якість персоналу, головні виробничі показники та їх динаміка за останні роки, постачальники та партнери по бізнесу тощо.

Друга частина стосується особистостітих, з ким ви будете спілкуватися. На кожного з них заповнюється відповідна анкета. Приблизна структура анкети:

• особові дані – П.І.Б., посада, домашня адреса і телефони, дата і місце народження, зріст, вага, особливості фізичного стану (наприклад – сивіє, лисий, має живіт або в добрій спортивній формі тощо);

• освіта – який навчальний заклад, наявність другої вищої освіти, громадська діяльність під час навчання, служба в армії (військове звання і рід військ) тощо;

• особливості діяльності –попередні місця роботи та посади, наявність в офісі якихось символів соціального походження, наявність нагород, людей, до яких він особливо прислухається, найближчі та довгострокові цілі діяльності, занепокоєність у поточний момент (справами фірми або особовими проблемами), перспективні плани;

• інтереси –політичні, громадські, хобі;

• стиль життя – стан здоров’я в теперішній час, вживання спиртних напоїв (яким віддає перевагу?), ставлення до паління (які марки полюбляє?), марка автомобілю, місце проведення відпустки тощо.

Не завадить також мати фото або відеозапис опонента – його треба знати в обличчя!

Крім того, бажано визначити соціонічний тип опонента (ТІМ). Це дозволить вам значною мірою передбачити його можливу поведінку. Звичайно, для цього треба запросити спеціаліста-соціоніка.

4. Зовнішнє середовище, у межах якого йдуть переговори. Головне, це – політична обстановка (напередодні перегонів ухвалення серйозних ділових рішень зазвичай затягується, ситуація на ринку (врахування цінових стрибків на зовнішньому ринку), особливості засобів доставки, що використовуються (прогноз зміни цін на бензин для автотранспорту), законодавча база і підзаконні акти, що приймаються, „неписані” правила гри в даній сфері бізнесу тощо.

ІІ. Психологічна підготовка. Здійснюється у двох основних напрямах:

1. Підготовка власного психологічного стану, своєрідне психологічне налаштування.

Багато хто з людей перед серйозною розмовою хвилюються, особливо, коли відчувають, що їхня позиція дещо слабкіша, ніж в опонента. Такий стан цілком природний. У такому випадку велике значення має ваша здатність управляти власним настроєм, уміння тримати себе в руках. Тренує таку здатність „Аутогеннетренування” за будь-якою методикою протягом двох тижнів регулярних занять. Але якщо вам відомий ТІМ опонента, вам вистачить близько двох годин для знайомства з ним за численними описами.

Необхідно також виробити спокійне ставлення до результату переговорів.Фахівці з переговорів вважають їх різновидом гри. А для здобуття хорошого результату у грі необхідно перш за все мати задоволення від самого процесу, відчуваючи азарт [ ]. Навіть якщо підсумки переговорів виявляться не такими, як ви сподівалися, не варто вважати, що „життя не вдалося”. Все в цьому житті відносно і пізнається у порівнянні. Пам’ятайте, що завжди „могло бути і гірше”!

Безпосередньо перед початком переговорів психологи пропонують провести емоційне налаштування. Для цього можна походити, наспівуючи щось героїчне або згадуючи дуже приємні, переможні відчуття у житті.

2. Розширення знань у галузі психології людини.

Звичайно, це перш за все соціонічні знання. Жоден психологічний бізнес-тренінг не замінить грамотного соціонічного тренінгу, який дозволяє напрацювати стереотипи поведінки одного з соціонічних типів, які володіють гарними психологічними „бойцовськимиякостями”. З теорією ж (в тому числі і психологічною) можна ознайомитися і самотужки.

Основна частина (етап здійснення переговорів) містить такі кроки:

а) вітання і введення у проблематику;

б) характеристика проблеми і пропозиції щодо ведення переговорів;

в) виклад своєї позиції;

г) ведення діалогу.

Під час проведення переговорів зазвичай вживають риторичні методи побудови аргументації. Основні з них такі:

• фундаментальний – ознайомлення партнера зо всіма фактами, що доводять

правоту вашої позиції;

• метод протиріччя – виявлення протиріч у аргументації партнера;

• метод порівнянь – порівняння надають яскравості і більшу міць навіювання вашому виступу;

• метод "Так, але …" – вміння бачити не тільки переваги, але й слабкі сторони партнера;

• метод кусків – розтин виступу партнера на частини з метою знайти і спростувати слабкі місця;

• метод бумерангу – використовування зброї співрозмовника проти нього самого.

Типові недоліки під час ведення переговорів такі:

• "холодний запуск" – партнер вступає у переговори, не обміркувавши їхню необхідність і мету, складність і можливі варіанти наслідків. В цьому випадку йому буде відведено пасивну роль: за ним буде лише хід у відповідь, але не вплив, ініціативна дія;

• "неприйнятна форма" – партнер користується малограмотною усною і письмовою мовою (у вигляді документів), що, по-перше, відволікає від суті проблеми, а по-друге, не викликає бажання йти йому назустріч, вважати за рівного;

• "відсутність програми" – у партнера немає чіткого плану дій, алгоритму ведення переговорів, який ураховував би всілякі можливі повороти

• "Головне, щоб мене влаштовувало!" – така позиція партнера теж відохочує мати з ним справу;

• "Пуск на самоплив" – партнер не має чіткої уяви про власні конкретні пропозиції, факти, аргументи, критерії оцінки предмета переговорів і очікуваної реакції. Ефективність знижується;

• "Комунікативний замориш" – неправильне поводження протягом переговорів: невміння слухати іншого.

Завершення.

На етапі завершення доцільно згадати: «Мудрим будь – узагальнити не забудь!».