Оформление приказов

Приказы из личного состава оформляются аналогично приказам из основной деятельности. При этом особое внимание отводится визированию, поскольку пункты приказа касаются разных структурных подразделов и лиц. Начальник отдела кадров обязан ознакомить с содержанием приказа указанных лиц, в чем они расписываются в оригинале.

Типичные формы приказов о принятии на работу, переведение на другую работу и прекращение трудового договора вместе с расчетом, утвержденные приказом Минстата Украины от 09.10.95 №253, приведенные в приложениях 2.8-2.12.

Образцы формулирований приказов владельца или уполномоченного им органа и записей в трудовых книжках согласно статей Кодекса законов о работе Украины.

Ведение книги регистрации приказов.

Принятие на работу, переведение, освобождение или предоставление отпусков работникам проводится приказами из личного состава, которые оформляет отдел кадров. Настоящие приказы регистрируют в книге приказов по форме, приведенной в приложении.

Заполняя графы этой книги, необходимо руководствоваться таким. Номер за порядком регистрации приказа одновременно есть его номером; дата регистрации приказа является датой его выпуска. В графе 3 указывать, например: «Об освобождении гр. Коновалова», в графе 4 - название цеха, отдела, фамилия работника, по чьему предложению готовится приказ или того, кто его писал, в графе 5 - ком (куда) направленный приказ или ком он объявлен под расписку. Это делается для контроля за выполнением приказа или ознакомление с ним заинтересованных лиц.

Книга регистрации приказов должна быть пронумерована, прошнурованная и опечатанная. Изъятие листов из книги не допускается.

В случае отличия или изменения отдельных пунктов прежде выданных приказов выдается новый приказ, который регистрируется в установленном порядке. Записи в книге должны отвечать наличию приказов. Книга регистрации приказов является документом постоянного хранения. Оригиналы приказов из личного состава, подписанные руководителем (его заместителем), завизированные заинтересованными должностными лицами, заносят (за порядком их номеров и дат) к специально заведенной с этой целью делу.

Накопление приказов ведется на протяжении календарного года, после чего дело закрывается и сохраняется в отделе кадров (у работника из кадров) к передаче в архив. Передавая к архиву дело с приказами, наличие последних сверяют с книгой их регистрации. Дело с приказами сохраняется постоянно.

Если приказы из личного состава выдаются в общем порядке, отдел кадров ведет дело копий приказов, которые имеют непосредственное отношение к принятию на работу, переведение или освобождение работников по каждому году отдельно. В этом случае книга регистрации приказов в отдел кадров не ведется, а их регистрация осуществляется в общем порядке.

Если принятие, переведение или освобождение работников осуществляются на основании соответствующих записок, которые имеют силу приказа, отдел кадров ведет отдельное дело этих документов.

Правовая регламентация отношений, которые возникают в сфере управления персоналом, является необходимым институтом, обязательным элементом процесса управления. Это проявляется, в частности, в потому, что права и обязанности каждого структурного подраздела, должностных лиц, всех рабочих и служащих, их отношений четко регламентированные теми или другими правовыми нормами.

В процессе управленческой деятельности для лица, которое осуществляет функции управления (в том числе работника кадровой службы), чрезвычайно важным есть умения определить нужную норму права, избрать верный путь действий, изыскать надлежащие юридические средства для решения того или другого вопроса, сложной или конфликтной ситуации.

Это даст возможность предупредить или правильно решить проблемы, которые возникают в процессе деятельности предприятия, поможет лучше усвоить основные положения законодательства, выработать умение ориентироваться в нормативном материале разных областей права. Если же трудовой конфликт перерос в судебный спор, лишь знания норм материального и процессуального права поможет надлежащим образом представить интересы предприятия в судебном процессе и выиграть дело.