Ведение личных дел

Определение и использование личного дела.

Личное дело - совокупность документов, которые содержат наиполнейшие сведения о работнике и характеризуют его биографические, деловые, личные качества. Она занимает основное место в системе персонального учета работников. На основании документов, которые группируются, в ней изучаются и используются управленческие кадры.

По материалам личного дела решаются вопрос использования работника на работе, присвоение специальных, почетных и военных званий, награждение, а также вычисление трудового стажа для выплаты надбавок или назначение пенсии.

Заводятся личные дела (досье) на руководителя предприятия, его заместителей, начальников отделов, их заместителей, ответственный-ответственных-материально-ответственных лиц, специалистов, професорсько-викладацький состав и других работников. Оформляются дела после зачисления на работу работника .Туда заносят документы относительно приема на работу, а также основные документы, связанные с трудовой деятельностью работника

Систематизируются личные дела в алфавитном порядке или по структурным подразделам согласно штатной росписи. Дела на материально ответственных лиц сохраняются отдельно. Каждому личному делу присваивается номер согласно номеру в штатно-должностной книге. Этот номер записывается и в алфав'тну книгу личных дел.

Перечень основных документов дела.

Личное дело включает такие документы:

1. Приложение к личному листку из учета кадров.

2. Личный листок из учета кадров с фотографией роз. 4x6см.

3. Автобиография.

4. Копии документов об образовании, ученом степень, повышение квалификации, переподготовку и т.п..

5. Перечень научных работ.

6. Характеристики, рекомендательные письма.

7. Документы, на основе которых выдаются приказы о назначении, переведении, освобождении (контракт, представление, письма и т.п.).

8. Копии приказов.

9. Материалы проведения аттестаций.

10. Описание документов.

К личному делу могут быть внесены справки - объективные, копии приказов, распоряжений, постановлений, извлечения из них, извлечения из протоколов научных советов относительно конкурса замещения вакантных должностей и др. документы, которые характеризуют деятельность работника. Размещают эти документы в хронологической последовательности, все они подшиваются к делу.

Справки из местожительства, медицинские справки и др. документы второстепенного порядка группируются самостоятельно, или размещаются в "кишеньці" или конверте, подклеенному на оборотной стороне обложки личного дела.

Включать второстепенные документы к личному делу нецелесообразно (командировка, отпуска, курсы переподготовки и повышение квалификации).

Личное дело содержит также информацию о возрасте, образовании, трудовом стаже, семейном состоянии и др. (это можно использовать для социально-демографических исследований, для истории развития предприятия). Документы личного дела ведутся на протяжении всего времени работы лица на предприятии, в номенклатуру дел не высокомерничают.

Оформление обложки личного дела.

Заголовок, который располагается на обложке, должен содержать полное название предприятия, номер дела, фамилия, имя, отчество лица в именительном падеже.

Проставляется дата заведения (день освобождения) личного дела.

Поскольку дело является документом продолжительного хранения, ее необходимо вложить в твердую обложку.