Хранение личных дел.

Последними документами, которые подшиваются в личных делах, есть документы об освобождении (заявление, приказ), в приложении к личному делу делается запись об освобождении.

После него личное дело изымается и сохраняется в отделе кадров на протяжении двух лет, а потом отдается в архив организации, где сохраняется 75 лет.

Доступ к личному делу ограничен. Они должны находиться в особом хранении на равные с секретными документами. Личные дела размещают в сейфах, или в шкафах, которые замыкаются. Ответственность полагается на нач. отдела кадров, референта из персонала, секретаря.

Выдаются личные дела для служебного потребления ограниченному кругу лиц, которые определены руководителем.

В личных делах запрещается делать любые исправления, вносить какие-то записи, вил) караул документы, прибавлять новые.

Личные дела запрещается выдавать лицу, на которое она заведена.

Контрольная карточка дела.

Чтобы предотвратить потерю личного дела, необходимо иметь контрольную карточку, которую ведут по форме. Контрольная карточка остается в отделе кадров на период выдачи личного дела. По возвращении личного дела в контрольной карточке относится дата возвращения, а личное дело относится на свое место.

В случае отправления личного дела по почте, в карточке указывается дата отправления, адресат, исходный номер сопроводительного письма, дата возвращения дела. По возвращении личного дела в архив контрольная карточка уничтожается.

Порядок занесения документов в описание.

Описание документов личного дела содержит их порядковые номера, индексы, наименования, количество листов. Составляются при первичном оформлении личного дела в порядке согласно форме.

Документы, которые поступают потом, вносят в описание дополнительно. Каждому документу описания присваивается название согласно записи, предоставленной при составлении.

Обязательно относится дата занесения документа к личному делу.

Изъятие документов с дела, передача их к архиву.

Инспектор по кадрам делает в описании соответствующую пометку: кем изъят документ, из которой причины. Запрещается изымать документ для уничтожения. В описании делается запись цифрами и словами о количестве листов в личном деле, относится подпись ответственного лица с указанием тронутой ею должности и указывается дата передачи в архив. Личные дела в архиве сохраняются отдельно от других документов. В случае переведения работника на другую работу личная справа не передается. Исключение - когда лицо переводится на предприятие одной системы.

Определение понятия «личный листок из учета кадров»

Личный листок из учета кадров - обязательный документ относительно личного состава, который гражданин заполняет пьід время зачисления его на должность, обучение, для участия в определенном конкурсе и т.п.. Близкий за структурой к личной карточке, иногда может заменять ею. Заполняться лично.

Реквизиты:

1. Название вида документа.

2. Фамилия, имя, отчество работника.

3. Дата и место его рождения.

4. Фотокарточка заполнителя.

5. Сведения об образовании, научных степенях, ученых званиях.

6. Какими языками владеет.

7. Трудовая деятельность.

8. Государственные награды.

9. Отечественные, зарубежные и международные научные отличия.

10. Сведения о семье.

11. Данные паспорта, военного билета.

12. Домашний адрес.

13. Личная подпись.

14. Дата заполнения.

На старых бланках не вносятся данные о партийной принадлежности.

Порядок заполнения и объяснение относительно ответов на вопрос личного листка.

Личный листок из учета кадров есть одним из основных обязательных документов личного дела, которое обобщает биографические данные о работнике, образовании, работе в прошлому, отношение к военной службе, семейное состояние.

Работник заполняет листок собственноручно без исправлений, разборчиво, без сокращений, давая полные ответы. Для заполнения используют документы: паспорт, трудовая книжка, билет, документы об образовании, документе Высшей аттестационной комиссии относительно присвоения ученого звания, документы об изобретениях и т.п..

Начальник отдела кадров (инспектор или секретарь) сверяет правильность записей, особенно в наименовании организаций, населенных пунктов, дат, должностей, квалификаций и т.п..

Последовательность заполнения листка:

1. Ф.И.О. -пишется без сокращения.

2. Пол записывается словами-мужская, женская.

3. Дата рождения:1951, 19июня.

4. Место рождения полностью: поселок Краснодон Краснодонського района Луганской области.

5. Образование (высшая, незак. высшая, средняя, неполная средняя, начальная)-в зависимости от наличия документа. Полное название учебного заведения с факультетом и полученной специальностью, с обозначением года вступления и окончание, номера диплома.

6. На вопрос, которыми языками владеете-читаю и перекладываю со словарем, читаю и перекладываю и могу разговаривать, владею свободно.

7. Об ученой степени: кандидат исторических наук, доцент, не имею.

8. О научных работах: имею 35 научных работ, 3 изобретения (список прибавляется), научных стирок и изобретений не имею.