Оформление дубликату трудовой книжки

Лицо, которое потеряло трудовую книжку (вкладыш к ней), немедленно должна заявить об этом. Не позднее 15 дней после заявления, а в случае осложнения в другие сроки, работнику выдается другая трудовая книжка (новых образцов) с надписью «Дубликат» в правом верхнем уголку первой страницы.

Дубликат заполняется по месту последней работы на основании прежде выданных приказов. Если работник к этому предприятия уже работал, то в разделе 3 сначала вносится запись об общем стаже его работы, который подтверждается документами. Общий стаж записывается суммарно без уточнения, на котором предприятии, сколько и на каких должностях он работал. Запись в дубликате о работе по совместительству делается по желанию работника. В дубликат вносятся только те записи, которые подтверждаются документами.

Не отмечаются в подщитоном общем стаже работы, а записываются отдельной строкой о следующем: пребывание в народном ополчении и партизанских отрядах, работа в артели промышленной кооперации.

Если трудовая книжка стала непригодной (обгорелая, загрязненная) выдается дубликат. На старой книжке делается запись: «Вместо выдан дубликат» и старая остается у владельца. На новом месте работы предъявляется дубликат.

Ведение учета трудовых книжек и вкладышей к ним

На предприятии ведется книга учета бланков трудовых книжек, вкладышей, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей.

Книга учета бланков отмечает серию и номер каждого бланку, она ведется бухгалтерией.

Книга учета движения трудовых книжек вкладышей ведется отделом кадров. Там регистрируются все трудовые книжки работников, принятых на работу, только выданных с записью серии и номера.

При освобождении и получении книжки работник расписывается в личной карточке учета.

Обе книги должны быть пронумерованные и прошнурованные, скреплении подписью руководителя и печатью.

Когда в трудовой книжке заполненные все страницы соответствующих разделов, она дополняется вкладышем. Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется владельцем или уполномоченным органом за месяцы работы работника в таком же порядке, который и трудовая книжка.

Вкладыш без трудовой книжки не действительный. О каждом выданном вкладыше на первой странице (титульный лист) трудовой книжки сверху относится штамп размером 10 х 24 мм с надписью «Выданный вкладыш» и здесь же отмечается серия и номер вкладыша. При каждой следующей его выдаче должен относиться второй штамп и отмечаться серия и номер вкладыша.

Выдается вкладыш нового образца независимо от того, какую трудовую книжку имеет работник (нового или раньше установленного 1938 года и 1974 года образцов).

Бланки трудовой книжки и вкладыши являются документами суровой ответственности и выдаются в подотчет.

По окончании каждого месяца лицо, которое отвечает за ведение трудовых книжек, подает бухгалтерии отчет об их наличии и о суммах, полученных за новые книжки с приложением приходного ордера кассы предприятия. На испорченные во время заполнения бланки трудовой книжки составляется акт по форме, утвержденной Минстатом Украины от 27.10.95 №227.