Лекция 1

Тема 1. Особенности составления кадровой документации

Ключевые слова: кадры, кадровое делопроизводство, кадровые службы, личные документы, трудовые книжки, Государственный классификатор профессий, входные учету

документы, исходные учетные документы.

*

1. Требования к кадровому делопроизводству

Круг вопросов: определение понятия «кадрового делопроизводства»; основные обязанности и функции кадровых служб; организация работы сотрудников кадровых служб.

2. Назначение документации из кадров

Круг вопросов: задача учета кадров; место и состав кадровой документации; основные группы кадровых документов; классификация документов из личного состава: схема обработки кадровой документации.

3. Ведение трудовых книжек

Круг вопросов: особенности ведения и сохранение трудовых книжек; заполнение трудовых книжек; порядок внесения записей о награждении; порядок внесения записей в случае освобождения, порядок исправления записей в трудовых книжках; оформление дубликату трудовой книжки: ведение учета трудовых книжек и вклады нок к ним.

1.4 Работа с Государственным классификатором профессий и Справочником квалификационных характеристик профессий работников

Круг вопросов: особенности Государственного классификатора профессий (ГКП); разъяснение основных понятий в классификаторе: структура Справочника квалификационных характеристик профессий работников.

1. Трудовая книжка

Это основной документ, который фиксирует трудовую деятельность рабочих, служащих. Трудовая книжка служит для установления общего, беспрерывного и специального трудового стажа. Точность ее заполнения имеет большое значение. К трудовой книжке работника высокомерничают сведения о его освобождении, перемещении, поощрении.

Сохраняется трудовая книжка в отделе кадров предприятия, организации или учреждения, где работает ее владелец. Работник забирает ее лишь тогда, когда переходит работать к другой организации, учреждению. В случае ее потери дубликат выдается за последним местом работы. Согласно действующему законодательству работник имеет право взять трудовую книжку из отдела кадров на некоторое время по заявлению.

Основным документом о трудовой деятельности работника есть его трудовая книжка. Она предназначена для установления общего, беспрерывного и специального трудового стажа.

Порядок заполнения этого документа регламентирует ст. 48 КЗоТ Украины и «Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях». Ведутся трудовые книжки на всех работников предприятия, которые проработали на нем свыше пяти дней, включая лиц, которые являются совладельцами (владельцами) предприятий, крестьянских (фермерских) хозяйств, на сезонных и временных работников, а также внештатных работников при условии, что они подлежат государственному социальному страхованию.

На лица, которые работают по трудовому договору у предпринимателей, которые не имеют прав юридического лица, а также у отдельных граждан относительно их обслуживания (как домашние рабочие, водителе, охраннике и др), трудовые книжки не ведутся, их работа подтверждается справкой организации, с участием которой был заключен трудовой договор между лицом и нанимателем, а также справкой об уплате взносов в фонд государственного социального страхования.

На лица, которые работают по совместительству, трудовые книжки ведутся по месту основной работы. Не заводятся трудовые книжки на работающий по трудовому соглашению.

Работники, которые становятся к работе, должны подать владельцу или руководителю предприятия лично трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. Лица, которые принимаются на работу впервые, получают трудовую книжку на месте приема на работу, причем руководитель предприятия взимает из работника печали ее стоимости.

Лица, которые впервые становятся к работе и не имеют трудовой книжки, должны предъявить паспорт, диплом или другой документ об образовании или профессиональной подготовке. Военнослужащие, уволенные из Вооруженных Сил Украины, Национальной гвардии Украины, Службы безопасности Украины, Погранвойск Украины, Гражданской обороны Украины, Управление охраны высших должностных лиц Украины и других военных формирований,

созданных в соответствии к действующему законодательству Украины(далее Вооруженные Сипи Украины и другие войска), и военнослужащие, уволенные из Вооруженных Сил бывшего Союза ССР и Вооруженных Сил государств - участниц СНГ, предъявляют военный билет. Уволенные из мест отбытия наказания за криминальное преступление обязаны предъявить справку об освобождении.

Сохраняются трудовые книжки на предприятиях как документ строгой отчетности. В случае, если офисами становятся личные помещения владельцев, трудовые книжки нужно сохранять в недоступном для посторонних месте. Ответственность за ведение, хранение и выдачу трудовых книжек несет руководитель предприятия.

Ответственность за своевременное и правильное заполнения трудовых книжек, ведение их учета, хранение и выдачу полагается на специально уполномоченное лицо, предназначенное приказом руководителя.

За нарушение установленного порядка ведения учета, хранение и выдачи трудовых книжек должностные лица несут дисциплинарную, а в отдельных предусмотренных законом случаях - другую ответственность.

Если в трудовой книжке заполненные все страницы соответствующих разделов, ее дополняют вкладышем, которым вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется так же, как и трудовая книжка. Сам вкладыш не является действительным, поэтому в трудовой книжке относится штамп размером 10x25 мм с

надписью «Выдан вкладыш», обозначаются его номер и серия.

Лицо, которое потеряло трудовую книжку (вкладыш к ней), обязанная немедленно сообщить об этом владельца предприятия по месту последней работы. Через не позднее как 15 дней после сообщения, а в случае осложнения - в другие сроки, руководитель предприятия или ответственное лицо должны выдать работнику другую трудовую книжку (вкладыш к ней) с надписью «Дубликат» в правом верхнем уголку ее первой страницы.

Заполнение трудовых книжек

В трудовую книжку заносят сведения о:

-работника- имя, фамилия и отчество, дата рождения;

-работу- переведение на другую работу, увольнение с работы;

-награждение и поощрение- о награждении государственными наградами и отличиями Украины, поощрение за успехи в работе и другие поощрения согласно действующему законодательству Украины;

- открытие, на которые выданы дипломы, изобретения и рационализаторские предложения и выплачены в связи с этим вознаграждения.

Сведения о взыскании к трудовой книжке не заносят. Записи нумеруют арабскими цифрами (число и месяц двузначными). Удостоверяют запись об освобождении и сведениях о награждении и поощрении печатью.

С каждой записью, которая вносится в трудовую книжку на основании

приказа или распоряжения о назначении на работу, переведение и освобождение, руководитель предприятия обязан ознакомить работника под расписку в личной карточке (П2).

Сведения о работнике записывают на первой (титульной) странице трудовой книжки. Фамилия, имя, отчество, дату рождения записывают полностью. После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью удостоверяет правильность внесенных сведений.

Первую страницу подписывает лицо, которое отвечает за выдачу трудовых книжек, после чего относится печать предприятия, где впервые заполнялась трудовая книжка. Ответственное лицо также делает нужны изменения в трудовой книжке на титульной странице. Одной черточкой зачеркивает старые данные и записывает новые, ссылаясь на соответствующие документы, на внутренней стороне обложки. Новые записи на первой странице трудовой книжки заверяют печатью предприятия и подписью руководителя.

В графе «Сведения о работе» (приложение 1.1) в виде заголовка записывается наименование предприятия. Под этим заголовком в графе 1 относится порядковый номер записи, которая вносится. В графе 2 отмечается дата принятия на работу. В графе 3 записывается-«Принятый или предназначенный на такую должность или работу» с указанием ее конкретного наименования, а также работы, профессии или должности и присвоенного разряда.

Образцы записей в трудовых книжках согласно содержанию того или другого приказа приведены в приложении 1.2.

Если работник выходит на пенсию по возрасту на льготных условиях, то запись в трудовой книжке делается на основании приказа, выданного по результатам аттестации рабочих мест, со ссылкой на «Списки производств, профессий, должностей и показателей, которые дают право на льготное пенсионное обеспечение». Показатели, указанные в этих списках, обязательно должны быть подтвержденные в «Карте оценки условий работы рабочего места по результатам аттестации» и могут записываться в дужках.

Если рабочему присваивается очередной разряд (категория), то в трудовой книжке делается запись об этом.

Запись сведений о работе по совместительству, которая оформлена в установленном порядке, вносится владельцем или уполномоченным им органом отдельной строкой на желание работника.

Переведение работника на другую постоянную работу в пределах одного предприятия оформляется в таком самом порядке, как и принятие на работу.

Если за время работы работника изменилось название предприятия, то об этом в графе 3 трудовой книжки отдельной строкой делается запись-«Предприятие (название) с (дата) переименовано на (название)», а в графе 4 отмечается основание для переименования - приказ (распоряжение), его дата и номер.

Для студентов, слушателей курсов, учеников, аспирантов и клинических ординаторов, которые имеют трудовые книжки, учебное заведение (научное учреждение) вносит записи о времени обучения на дневных отделениях (в том числе подготовительных) высших учебных заведений. Основанием для таких записей служат приказы учебного заведения (научного учреждения) о зачислении на обучение и об отчислении студентам, слушателям курсов, учеников, аспирантов, клинических ординаторов.

Работа студентов, учеников, аспирантов и клинических ординаторов в студенческих лагерях, во время прохождения производственной практики или выполнение научно-исследовательской тематики подтверждается справками с указанием специальности, квалификации, должности и времени работы, которые служат основанием для внесения учебными заведениями (научными учреждениями) сведений о работе в трудовые книжки. Справки сохраняются в делах как документы строгой отчетности.

Если студенты, ученике, аспиранты и клинические ординаторы раньше не работали и поэтому не имеют трудовых книжек, то ведомости об их работе в студенческих лагерях, во время прохождения производственной практики, а также о выполнении научно- исследовательской тематики на основании справок будут вноситься предприятием, где они в дальнейшем.

К трудовым книжкам по месту работы вносятся отдельной строкой (к занесению сведений о работе предоставленному предприятию) со ссылками на даты, номера и названия соответствующих документов такие записи*

- о продолжительности службы в составе Вооруженных Сил Украины и других войсках, где на те, кто проходит службу, не распространяется законодательство о работе и государственном социальном страховании, с указанием даты призыва (зачисления) и дать освобождения со службы;

-о продолжительности обучения в профессиональных учебно-воспитательных и других учреждениях, в учебно-курсовых комбинатах (центрах, пунктах и т.п.);

-о продолжительности обучения в высших учебных заведениях (сюда входит и продолжительность работы в студенческих лагерях, на производственной практике, выполнение научно-исследовательской тематики) и о продолжительности пребывания в аспирантуре и клинической ординатуре, кроме случаев, указанных выше мелким шрифтом;

-о работе как членов колхоза (если действующим законодательством предусмотрено зачисления этой работы в общий трудовой стаж работника);

-о времени ухода за инвалидом 1-ї группы или за ребенком-инвалидом возрастом до 16 лет, а также за пенсионером, который согласно выводу медицинского учреждения нуждается в постоянном постороннем уходе (г. Е ст. 56 Закона Украины «О пенсионном обеспечении»), в том числе за престарелым, какой достиг 80-летнего возраста (согласно медицинскому выводу);

- о периоде получения помощи в связи с безработицей вносится в трудовую книжку центром государственной службы занятости населения.

В случае восстановления в установленном порядке беспрерывного стажа для определения помощи за государственным социальным страхованием в графу 3 раздела «Сведения о хохота» за последним местом работы вносится запись* «Беспрерывный трудовой стаж восстановлен с (дата)», а в графе 4 делается ссылка на постановление президиума соответствующего совета профсоюзов или президиума ЦК соответствующего отраслевого профсоюза.

В трудовых книжках работников, занятых на сезонных роботах в тех областях народного хозяйства, где действующим законодательством допускается суммирование периодов сезонной работы и сохранение беспрерывного трудового стажа в случае возвращения в установленный срок на сезонную работу после межсезонного перерыва, в графе 3 раздела «Сведения о работе» записывают* «Беспрерывный трудовой стаж сохраняется».

Трудовые книжки граждан, которые работают по трудовым договорам в иностранных представительствах, у иностранных корреспондентов, сотрудников международных организаций и других приравненных к ним иностранцев на территории Украины, сохраняются- в г. Киеве — в Генеральной дирекции Киевской государственной администрации по обслуживанию иностранных представительств, в Республике Крым и областях — в департаментах общественных связей областных государственных администраций, в г. Севастополе — в городской государственной администрации. Эти организации делают записи в трудовых книжках о принятии на работу и об увольнении с работы согласно трудовым договорам и справкам от нанимателей. В случае принятия на работу делается, например, такая запись- «Принятый на работу в Главное Управление транспорта Киевской городской государственной администрации. В случае освобождения- «Уволенный из работы из Главного Управления транспорта Киевской городской государственной администрации со ссылкой на соответствующие статьи КЗоТ Украины.

Запись, сделанная в трудовой книжке иностранными представительствами, иностранными корреспондентами, сотрудниками международных организаций и другими приравненными к ним иностранцами на территории Украины, считается недействительным.

К трудовым книжкам лиц, которые находились на исправимых роботах без лишения свободы, владелец или уполномоченный им орган предприятия по месту работы вносит в графу 3 раздела «Сведения о работе» запись о том, что продолжительность работы в этот период не зачисляется к общему и беспрерывному стажу.

В случае, если решением суда в установленному законом порядке срок отбытия исправимых работ без лишения свободы включено к общему трудовому стажу, в трудовых книжках делается запись о том, что это время не зачисляется в беспрерывный трудовой стаж.

Указанные записи вносятся в трудовую книжку после окончания

фактического срока отбытия наказания, которое устанавливается за справками органов МВД Украины.

При освобождении осужденного из работы в порядке, предусмотренном действующим законодательством, и устройстве его на новое место работы соответствующие записи вносятся тем предприятием, на которое было принято или направлено осужденного.

Основанием для внесения в трудовую книжку предусмотренных этим пунктом записей является приказ (распоряжение) руководителя предприятия, выданный согласно приговору (постановлением) суда.

В разделе трудовой книжки «Сведения о работе» делаются такие записи- в графе 1 отмечается порядковый номер, записи; в графе 2 — дата внесения записи; в графе 3 пишется- «Время работы по (дата) по (дата) не зачисляется в общий стаж- на беспрерывный трудовой стаж». В случае зачисления судорог времени отбытия исправимых работ к общему трудовому стажу в графе 3 пишется; «Время работы по (дата) по (дата) не зачислится в беспрерывный трудовой стаж».

В графе 4 отмечается для внесения записи в трудовую книжку - приказ (распоряжение) руководителя предприятия, дата его издания и номер.

Порядок внесения записей о награждении и поощрении

К трудовым книжкам работников в раздел «Сведения о награждении» вносятся сведения о награждении государственными наградами Украины и отличиями Украины, а в раздел «Сведения о поощрении» - сведения о поощрении за успехи в работе.

В трудовых книжках не делают записи о премиях, которые предусмотренные системой заработной платы или выплата которых имеет регулярный характер.

Порядок внесения к трудовой книжке сведений о награждении такой-

-в графе 1 отмечается порядковый номер записи;

-в графе 2 относится дата награждения или поощрение;

• в графе 3 в виде заголовка пишется название предприятия, ниже записывается, кем награжденный или поощренный работник, за которые достижения и какой наградой или поощрением;

• в графе 4 отмечается, на основании чего внесенная запись. Образец внесения сведений о награждении приведены в приложении 1.3.

В случае освобождения работника все записи о работе и наградах, которая внесет; ни к трудовой книжке за время его работы на предприятии, резервируется подписью руководителя или уполномоченным лицом и подтверждается печатью.

Владелец предприятия или уполномоченный им орган выдает работникам на их просьбу заверенные извлечения из трудовых книжек.

Порядок внесения сведений в случае освобождения

Записи о причинах освобождения в трудовой книжке должны точно отвечать формулированиям действующего законодательства и содержать ссылку на статью, пункт закона. Например* «Уволенный в связи с прогулом, п. 4 ст.40 КЗоТ Украины».

В случае разрыва трудового договора по инициативе работника по причинам, за которые законодательством предусмотрено предоставления определенных льгот и преимуществ, запись об освобождении вносится с указанием этих причин. Например «Уволенный по собственному желанию в связи с зачислением к высшему учебной заведения, ст. 38 КЗоТ Украины».

Запись об освобождении работника делается по таким правилам в графе 1 относится порядковый номер записи; в графе 2 - дата освобождения; в графе 3 отмечается причина освобождения, например «Уволено за сокращением штатов, п. 1 ст. 40 КЗоТ Украины»,' в графе 4 - основание - приказ (распоряжение), его дата и номер.

Днем освобождения считается последний день работы.

В случае переведения работника с одного предприятия на другое по согласованию между руководителями предприятий в графе 3 записывается ссылка на согласование* «Уволено в связи с переведением на работу на (название предприятия), п. 5 ст. 36 КЗоТ Украины».

В случае перехода на выборную должность в графе 3 делается запись' «Уволена в связи с избранием на выборную должность в (название организации), п. 5 ст. 36 КЗоТ Украины».

В случае разрыва трудового договора по инициативе владельца или уполномоченного им органа в связи с осуществлением мероприятий по усовершенствованию организации управления промышленностью и другими областями народного хозяйства, кроме указания оснований, предусмотренных действующим законодательством, делается ссылка на соответствующее решение Правительства Украины. Например, в графе 3 записывают* «Уволено за сокращением штатов (численности) работников, п. 1 ст. 40 КЗоТ Украины» и дальше в дужках - отмечают соответствующее постановление Кабинета Министров Украины.

В случае назначения пенсии по возрасту, пенсии за выслугу лет в разделе «Сведения о назначении пенсии» трудовой книжки органами социального обеспечения относится отражение штампа «Пенсия предназначена». В трудовых книжках прежде установленного образца (1938 г.) отражение указанного штампа относится на первой странице.

Если работник освобождается, все записи о работе и наградах, внесенные в трудовую книжку за время работы на этом предприятии, заверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченной им лица и печатью предприятия или отдела кадров.

Если работник трудоспособного возраста на протяжении последних двух лет перед освобождением повышал квалификацию, то треба это указать. В случае освобождения лиц, которые работали в крестьянскому (фермерскому)

хозяйстве по трудовому договору, или прекращение членства в крестьянскому (фермерскому) хозяйстве после соответствующих записей в трудовых книжках, сделанных главой крестьянского (фермерского) хозяйства, трудовой стаж в этом хозяйстве подтверждается подписью руководителя, заместителя, другого уполномоченного на это лица и заверяется печатью местного органа государственной исполнительной власти.

Владелец или уполномоченный им орган обязан выдать работнику его трудовую книжку в день освобождения с внесенной у нее записью об освобождении.

В случае задержки выдачи трудовой книжки по вине владельца или уполномоченного им органа работнику платится средний заработок за все время вынужденного прогула. Днем освобождения в таком случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне освобождения выдается приказ и вносится запись в трудовую книжку работника. Раньше внесенная запись о дне освобождения признается недействительным в установленном порядке.

Если работник был отсутствующей на работе в день освобождения, то владелец или уполномоченный им орган в этот день присылает ему почтовое сообщение о необходимости получить трудовую книжку.

Пересылка трудовой книжки по почте с доставкой на указанный адрес допускается только из письменного согласия работника.

В случае смерти работника трудовая книжка выдается на руки его ближайшим родственникам под расписку или присылается по почте на их требование. В трудовой книжке умершего работника в разделе «Сведения о работе» отмечают дату записи и в графе 3 записывают- «Работа прекращена в связи со смертью». Дальше заполняют графу 4, где отмечают дату и номер приказа (распоряжение). Эта запись заверяется в установленном порядке.

Порядок исправления записей в трудовых книжках

Если выявлено неправильную или неточную запись сведений о работе, переведении, награждении, поощрении и т.п., исправление выполняет владелец предприятия или уполномоченный им орган, который сделала соответствующая запись. Владелец предприятия или уполномоченный им орган за новым местом работы обязаны подать работнику в этом нужную помощь. ' Когда предприятие, которое сделало неправильную или неточную запись, ликвидированное, соответствующая запись делает правопреемник и удостоверяет печатью, а в случае его отсутствия - высшая организация, которой было подчинено предприятие, а в случае ее отсутствия- облархив, госархив г. Киева, госархив г. Севастополя и т.п..

Исправленные сведения о работе, переведении на другую работу, награждение и поощрение и тому подобное должны полностью отвечать оригиналу приказа или распоряжение.

В случае потери приказа или распоряжение или несоответствия их содержания фактическим данным исправления сведений выполняется на основании других документов, которые подтверждают эти данные. Свидетельские показание не могут быть основанием для исправления сделанных прежде записей.

В разделах «Сведения о работе>>, «Сведения о награждении», «Сведения о поощрении» трудовой книжки (вкладыша) зачерчение внесенных прежде неточных или неправильных записей не допускается.

Если нужно, например, изменить запись сведений о работе, после указания соответствующего порядкового номера, дать внесения записи в графе 3 пишут «Запись за № ... недействительный. Принято за такой профессией (должностью)», и в графе 4 повторяют дату и номер приказа (распоряжение) владельца предприятия или уполномоченного им органа, запись по вине которого неправильно внесено к трудовой книжке.

В таком же порядке признается недействительным запись об освобождении и переведении на другую постоянную работу вследствие незаконного освобождения или переведение, установленного органом, который рассматривает трудовые споры, и делается запись о восстановлении на предыдущей работе или замену формулирование причины освобождения. Например, пишется: «Запись за № ... недействительный, возобновлено на предыдущей работе». При изменении формулирования причин освобождения пишется: «Запись за №... недействительный. Уволено...» и отмечается новое формулирование и относятся номер и дата приказа.

Если в трудовой книжке есть запись об освобождении или переведении на другую работу, признанный не действительным, то по просьбе работника ему выдается дубликат трудовой книжки, в который не вносится эта запись.

Оформление дубликату трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки или вкладыш к ней заполняется по общим правилам. В разделах «Сведения о работе», «Сведения о награждении» и «Сведения о поощрении» дубликата вносятся записи о работе, а также о награждении и поощрении по месту последней работы на основании прежде выданных приказов (распоряжений).

Если работник к устройству на это предприятие уже работал, то, заполняя дубликат трудовой книжки, в раздел «Сведения о работе» в графу 3 сначала вносят запись об общем стаже его работы к устройству на это предприятие, который подтверждается документами.

Общий стаж работы записывается суммарно, т.е. отмечается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, на каком предприятии, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

После этого общий стаж, подтвержденный надлежащих образом оформленными документами, записывается за отдельными периодами работы в таком порядке: в графе 2 отмечается дата принятия на работу; в графе С

пишется название предприятия, где работал работник, а также названия цеха (отдела) и должности (работы), на которую был принят работник. Сведения о работе по совместительству и за совмещением профессий в дубликате трудовой книжки вносятся на желание работника.

Если в представленных работником документах, есть сведения о переведении его на другую постаянную работу на тому самому предприятии, то об этом делается запись.

После этого в графе 2 записывается дата освобождения, а в графе 3 - причина освобождения, если в представленном работником документе есть такие данные.

Если представленные работником документы не содержат полных данных о работе в прошлому, то в дубликат трудовой книжки вносят только те данные, которые е в документах.

В графе 4 отмечаются название, дата и номер документа, на основании которого сделано соответственно записи в дубликате. Владельцы или уполномоченные ими органы предыдущих мест работы обязаны оказывать содействие своему бывшему работнику в получении документов, которые подтверждают стаж его работы к устройству на последнее предприятие.

Если трудовая книжка (вкладыш к ней) стала непригодной (например, обгорелая, разорвалась, перепачкалась), то владелец или уполномоченный им орган за последним местом работы выдает работнику дубликат трудовой книжки (вкладыш к ней). При этом на первой странице трудовой книжки, которая стала непригодной, делается надпись' «Выдан дубликат», а книжка поворачивается работнику. Устраиваясь на новое место работы, работник обязан предъявить дубликат трудовой книжки.