Ведение учета трудовых книжек и вкладышей к ним

Трудовые книжки являются ценными документами. Поэтому на предприятиях ведется их строгий учет в соответствующей документации" книге учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

• Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведет отдел кадров или другой подраздел предприятия или инспектор, который принимает и освобождает работников. В этой книге регистрируют все трудовые книжки и вкладыши к ним, принятые от работников, а также выданные трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, подписанные лицом, которое приняло указанные документы или заполнила их.

Получая трудовую книжку в связи с освобождением, работник расписывается в этом в личной карточке и в книге учета. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним должна быть пронумерована, прошнурованная и скрепленная подписью руководителя предприятия и круглой печатью.

Все вопросы, связанные с порядком ведения трудовых книжек, их хранением, изготовлением и учетом, регулируются постановлением правительства и Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек и вкладышей к ним, утвержденной приказом Минтруда, Мінюстиції, Мінсоціального защиты населения Украины от 29 июля 1993 г. №58.

К книге учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним вносят все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Обязательно отмечают серию и номер каждого бланку. Ведет эту книгу, как правило, бухгалтерия предприятия.

• Книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним тоже должны быть пронумерована, прошнурованная и скрепленная подписью руководителя предприятия и печатью.

Сохраняют бланки трудовых книжек и вкладыши к ним в бухгалтерии предприятия как документы строгой отчетности и выдают по заявке под отчет лица, ответственного за их ведение. После окончания каждого месяца лицо, которое отвечает за ведение трудовых книжек, подает бухгалтерии отчет о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и о суммах, полученных за заполненные трудовые книжки и вкладыши к ним, прибавляя приходный ордер кассы предприятия. На испорченные во время заполнения бланки трудовых книжек и вкладыши к ним составляют акт по форме, утвержденной приказом Минстата Украины от 11 августа 1993 г. №180 (приложение 1.4).

Трудовые книжки (дубликаты), не полученные работниками при освобождении, сохраняют на протяжении двух лет в отделе кадров предприятия отдельно от трудовых книжек работников, которые находятся на работе. После этого срока невостребованные трудовые книжки (дубликаты) сохраняют в архиве предприятия на протяжении 50 лет. После окончания указанного срока их можно уничтожить в установленном порядке.

. Владелец предприятия или уполномоченный им орган обязан иметь нужное количество бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Образцы оформления книги учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним приведены в приложениях 1.5 и 1.6.