Тема 13. Документационное обеспечение - основа технологии управления

Целевая установка: раскрыть сущность понятий «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления»; показать место и роль делопроизводства в управленческой деятельности организации.

После изучения данной темы слушатели смогут:

• иметь представление об истории делопроизводства в России;

• определить место делопроизводства среди других функций управления и значение документов для реализации управленческих решений;

• знать определение терминов «делопроизводство», «документационное обеспечение управления», «документирование»; «документооборот», «управление документацией»;

• разграничить понятия «делопроизводство», «документационное обеспечение управления» и «информационно-документационное обеспечение управления».

Опорный конспект лекции

В лекции рассматриваются следующие вопросы:

13.1. История делопроизводства в России.

13.2. Делопроизводство как функция управления, его место среди других управленческих функций.

13.3. Разграничение понятий «делопроизводство», «документационное обеспечение управления» (ДОУ) и информационно-документационное обеспечение управления.

13.1. История делопроизводства в России

Традиционно сфера деятельности, связанная с организацией работы с документами в управлении, называется делопроизводством.

В Древней Руси (XI-XVвв.) работа с документами была тесно связана с дипломатическими отношениями и необходимостью оформления договоров с государствами, купчих, отпускных, подорожных и др. грамот, завещаний и т.п.

В XIII-XIVвв. возросло количество документов и стали формироваться традиции их составления и оформления. Появились первые образцы, а затем формуляры документов, работа с которыми соответствовала определенным правилам регистрации, заверения для придания им юридической силы. Делопроизводство велось в основном в монастырях и храмах, там же были организованы первые хранилища документов.

Поскольку до XVв. не существовали еще государственные учреждения, то и делопроизводства как системы фактически не было.

С середины XV в., в период формирования русского централизованного государства, начинает складываться система государственного делопроизводства. В это время были организованы первые государственные учреждения - присутственные места, или приказы, по названию которых период становления и развития государственного делопроизводства принято называть приказным (1).

Во главе отдельного приказа стоял приказной судья, под началом которого состояли дьяки, в ведении дьяков находились подьячие. В крупных приказах подьячие объединялись по территориальному принципу в «столы» - структурные подразделения приказов.

Работа с документами в приказном делопроизводстве включала следующие этапы: поступление документа на рассмотрение и его регистрация (проставление даты), подготовка дела к «докладу», рассмотрение дела, оформление решения по делу, заверение документа (проставление подписи).

Предположительно в этот период в рамках приказного делопроизводства впервые появляется и сам термин «делопроизводство», который вошел в научный оборот и практику административных органов России в значении «деятельность, связанная с производством дел». Под делом первоначально понимался «вопрос, который должен был решать административный или судебный орган власти и управления». Позднее слово «дело» получило значение «документ, собрание документов, относящихся к какому-либо вопросу». Таким образом, буквально слово «делопроизводство» означало «решение (производства) вопроса».

Современное значение термина «дело» - совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Поскольку решение вопроса в деятельности учреждения всегда связано с составлением деловых бумаг и работой с ними, то делопроизводством стали называть всю совокупность работ, связанных с деловой документацией.

Большую роль в развитии системы делопроизводства в России сыграл Петр I. В канцелярии созданного им Сената действовала система регистрации входящих и исходящих документов, контроля за их прохождением по столам, а затем и исполнением в присутственных местах. Решения по делам создавались коллегиально, собранием сенаторов.

Вместо приказов были созданы 12 коллегий: Иностранных дел, Военная, Адмиралтейская, Камер-коллегия, Штатс-контор-коллегия, Ревизион-коллегия, Берг-коллегия, Мануфактур-коллегия, Коммерц-коллегия, Юстиц-коллегия, Вотчинная и Главный магистрат. Основой для работы коллегий стал изданный Петром I в 1720 г. «Генеральный регламент». Система делопроизводства получила название «коллежской» (2).

В начале XIXв. были созданы первые министерства: военно-морских сил, иностранных дел, внутренних дел, коммерции, финансов, народного просвещения, юстиции и Государственное казначейство. Министерское делопроизводство так же, как и коллежское, было основано на принципах коллегиальности принимаемых решений.

Система делопроизводства была регламентирована «Общим учреждением министерств» и Сводом законов. Стали регулярно издаваться письмовники (сборники образцов документов) и появились теоретические разработки в области делопроизводства.

Смена государственной системы в 1917 г. явилась причиной быстрой перестройки концепции управления страной и смены системы делопроизводства, что сказалось, в первую очередь, на ускорении процессов обработки документов и прохождения дел по инстанциям. Создание Совета Народных Комиссаров (Совнарком), увольнение старых работников министерств и отсутствие специального образования у вновь принятых привели к заметному снижению уровня делопроизводства.

К тому же на уровне делопроизводства негативно отразились последствия гражданской войны, необходимость экономить бумагу и средства письма. Документы стали изготавливаться на низкосортной желтой бумаге, иногда оберточной или папиросной, чернила разбавлялись. Все это сказалось через несколько десятков лет, когда архивные документы пришли в негодность. В первые годы советской власти издаются декреты и законы, призванные обеспечить законодательную базу делопроизводства, разрабатываются стандарты составления различных видов документов, форматы бланков.

В делопроизводстве появляются системы специальной документации - статистической, плановой, бухгалтерской, кадровой, создаются нормативные и методические материалы - инструкции по ведению делопроизводства, указания, правила и др.

Во второй половине XXв. была разработана обширная законодательная база в области делопроизводства, созданы система стандартов по документации, Единая государственная система стандартов по документации (ЕГСД), общесоюзныеклассификаторы, унифицированные системы документации, государственные стандарты.