22.4. Оперативные информационно-справочные документы: телеграмма, телефонограмма, факсограмма, электронное сообщение. Правила их составления и оформления

Телеграмма (телетайпограмма) – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – по телеграфной сети общего пользования.

Телеграммы составляются в тех случаях, когда отправка документа почтой не обеспечивает своевременного решения вопроса.

Телеграммы могут быть посланы с несколькими текстами в один пункт или с одинаковым текстом – в разные пункты. При адресовании телеграммы в четыре и более адреса прилагается список рассылки, составленный и подписанный исполнителем.

Существуют следующие разновидности телеграммы:

• фототелеграмма,

• схема-телеграмма,

• телеграмма с заверенной печатью,

• телеграмма-доверенность,

• телеграмма с оплаченным ответом,

• телеграмма, посылаемая на отдельном бланке, и т.д.

По срочности доставки адресату телеграммы подразделяются на следующие категории:

• правительственные (Президент Российской Федерации, Высшая правительственная, Правительственная),

• срочные,

• международные,

• простые (обыкновенные).

В большинстве организаций применяются простая и срочная телеграммы. Срок прохождения от отправителя до адресата простой (обыкновенной) телеграммы составляет до 6 часов, срочной – до 3 часов.

Телеграмма состоит из двух частей, разделенных чертой. Первую часть (над чертой) передают по телеграфу (ее оплачивают). Слова в телеграммах для подсчета делятся на действительные и тарифные. Действительные слова необходимы для контроля правильности передачи и приема телеграмм на телеграфных аппаратах. По количеству тарифных слов производится оплата телеграммы.

Первая часть телеграммы содержит следующие реквизиты:

• указание категории телеграммы;

• отметка о виде телеграммы;

• наименование организации – автора документа;

• адресат (телеграфный адрес получателя); если ранее он не был известен, то в первый раз адрес указывают полностью;

• условный или полный текст (содержание телеграммы);

• регистрационный номер (проставляется цифрами в конце текста телеграммы перед подписью без знака №, возможно сокращение «нр»);

• подпись (только фамилия должностного лица, подписавшего документ; может быть указана его должность).

Каждый реквизит начинают с новой строки без абзаца. В ответных телеграммах перед текстом обязательно указывается номер документа, на который дается ответ.

При отправке телеграмм в счет внесенного аванса на ней должна стоять специальная авансовая печать или отметка о номере авансового счета.

Текст излагается кратко, без союзов, предлогов и местоимений (если при этом не искажается содержание, например: отрицание «НЕ» пропускать нельзя), с сокращенными обозначениями знаков препинания:

• точка – тчк

• запятая – зпт

• двоеточие – двтч

• кавычки – квч

• скобки – скб

Только словами указывают знаки: тире, восклицательный и вопросительный знаки, знаки арифметических действий (плюс, минус, деление), знак процента, параграф, номер (номер или нр).

Текст над чертой печатают крупным шрифтом (кроме знаков препинания), через два интервала.

Все цифровые данные в тексте, в том числе даты, следует писать словами, чтобы избежать искажений при передаче. Сочетания из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках, в нумерации домов, индексах документов.

Конец текста телеграммы заканчивается точкой (тчк). Не рекомендуется начинать и заканчивать текст телеграммы цифрами, так как они могут быть приняты адресатом как делопроизводственные номера.

В телеграммах не используются сложные, многословные предложения, предпочтение отдается коротким словам, которые должны быть нейтральными по стилю и конкретными по значению (во избежание двусмысленности).

Текст печатают без абзацев. Переносы слов и исправления не допускаются (14).

Вторую часть телеграммы (под чертой) по телеграфу не передают и не оплачивают. Она содержит следующие реквизиты:

• адрес отправителя (адрес пишут без сокращений, со знаками препинания);

• наименование структурного подразделения (без сокращения);

• дата документа (дата подписания должна соответствовать дате ее отправления);

• подпись с указанием должности лица, от имени которого посылается телеграмма;

• оттиск печати (печать организации или специальная печать «Для телеграмм»; в совместных телеграммах, принадлежащих нескольким отправителям, заверяют каждую подпись).

Текст под чертой печатают обычным шрифтом. Адресат от текста отделяется 3-4 интервалами.

Телеграмму печатают на чистом листе бумаги или на лицевой стороне бланка в трех экземплярах, на одной стороне листа. Первый экземпляр передают на телеграф, второй - подшивают в дело, третий – передают в бухгалтерию. При наличии телетайпа телеграмму оформляют в двух экземплярах и в бухгалтерию не передают. Текст телеграммы не должен превышать двух машинописных страниц.

Телеграмма, адресованная в разные пункты назначения, имеет свои особенности оформления. Отправитель сдает на телеграф столько экземпляров, сколько пунктов назначения имеется. На каждом экземпляре в реквизите «адресат» указывается только один из пунктов назначения, остальные указывают в тексте телеграммы.

Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста: передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

Телефонограммы используются для оперативной передачи информации служебного характера: для срочного оповещения о заседаниях, совещаниях, деловых встречах, о каких-либо изменениях в запланированных действиях.

Обязательными реквизитами телефонограммы являются:

• наименование организации;

• исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы,

• наименование должности, фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму,

• должность, инициалы, фамилия лица, принявшего телефонограмму,

• подпись лица, принявшего телефонограмму,

• дата и время передачи (приема),

• входящий регистрационный номер полученной телефонограммы,

• номера телефонов организаций (фирм), передавших и получивших телефонограмму (15).

В телефонограмме следует передавать только краткую и срочную информацию. В тексте должно быть НЕ более 50 слов. Не рекомендуется употреблять труднопроизносимые слова и сложные обороты. Для записи телефонограмм используются листы бумаги формата А5 (или А6). В организации могут самостоятельно разрабатываться специальные бланки.

Телефонограммы составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем или непосредственно исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то прилагается список учреждений-адресатов и номеров телефонов.

При передаче телефонограммы необходимо придерживаться следующих правил:

• вначале указать наименование своей организации и телефон,

• указать вид документа,

• передать текст,

• записать должность и фамилию лица, принявшего телефонограмму, номер телефона, дату и время передачи.

При приеме телефонограммы необходимо:

• записать наименование организации и номер телефона;

• записать текст;

• указать должность и фамилию лица, подписавшего телефонограмму;

• дату и время приема;

• повторить звонящему весь записанный текст;

• представиться полностью самому.

Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки, застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей аппаратуры, а затем расшифрована и отпечатана. После приема телефонограмму немедленно передают для ознакомления руководителю или должностному лицу-исполнителю.

Секретарь руководителя или лицо, ответственное за документационное обеспечение, присваивает телефонограмме регистрационный номер. Телефонограмма считается переданной, если получатель подтвердит правильность ее записи и свою фамилию.

В случае необходимости телефонограмму заверяют подписью.

Если специальные бланки отсутствуют, телефонограмма записывается в журнал по следующей форме.

Должность, инициалы, фамилия сотрудника, передавшего телефоно- грамму, номер его телефона

Должность, инициалы, фамилия сотрудника, принявшего телефоно- грамму, номер его телефона

Дата, номер телефоно- граммы

Время передачи

текст телефоно- граммы

Должность и фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма

Факсимильное сообщение (факсограмма, телефакс, факс) – это обобщенное название документов, полученных по факсимильному аппарату (телефаксу), по телефонным каналам связи. В последнее время факс получил довольно широкое распространение, посколькупо способу передачи информации обладает очевидным преимуществом перед другими: он позволяет со скоростью телефонограммы передать и получать любые виды документов с приложением в виде таблиц, схем, чертежей, рисунков, фотографий.

Техника факса рассчитана в основном на листы бумаги формата А4, поэтому нет особых требований к передаваемому материалу, кроме одного – он должен быть понятен и иметь все необходимые реквизиты.

Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать любой документ – приказ, распоряжение, договор, протокол и др., но чаще всего факс используется для переписки между деловыми партнёрами, организациями (16).

Факсы для исходящих документов оформляются аналогично деловому письму, но они могут составляться в одном экземпляре, который после его передачи подшивается в дело.

Дополнительными данными факса являются данные, которые проставляет сам аппарат, – указание (код) отправителя; дата и время передачи; номер телефакса (аппарата), с которого передана информация; количество страниц.

Отправитель факса должен получить подтверждение о том, что информация дошла до получателя, в котором указывается: код организации получателя, № телефакса получателя, дата и время продолжительности передачи, количество полученных страниц; результат.

Если полученные факсимильные сообщения имеют важную информацию и предназначены для длительного использования, необходимо сделать копию документа, так как бумага, используемая в факсимильных аппаратах, недолговечна.

Факсограмма является, по сути, незаверенной копией передаваемого документа, однако при соблюдении установленных процедур обладает юридической силой. В этом ее отличие от ксерокопии, нуждающейся в особом заверении (17).

Большая часть коммерческой переписки хранится 3 года, в том числе и факсы, и передаче на архивное хранение не подлежит. Переписка с иностранными фирмами по наиболее важным вопросам (экспорт, импорт) для гарантии хранится 10 лет.

Электронное сообщение – документ, переданный «электронной почтой» по системе связи между ЭВМ. Его можно видеть отображенным на мониторе (телетекст) или отпечатанным на принтере (машинограмма).

Электронная почта все чаще используется для связи нескольких пользователей как внутри организации, так и между разными организациями, при условии, что с обеих сторон имеется соответствующее программное и аппаратное обеспечение. Каждому абоненту в электронной почте присваивается код и выделяется электронный почтовый ящик (область памяти компьютера). Обмен информацией осуществляется через них.

Электронное сообщение состоит из адреса (адресов) получателя, заголовка, содержащего служебную информацию, и текста (файла).

Стандартный формат адреса состоит из:

• имени электронного почтового ящика (которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя),

• дОмена, который описывает место (компьютер или локальную систему), где этот электронный ящик находится

Имя и дОмен разделяются знаком @. Домен, в свою очередь, состоит из нескольких поддоменов, разделенных точками, например:

имя пользователя. @машина. имя сети. имя домена. код страны