Тема 18. Требования к составу и расположению оформляющих реквизитов управленческих документов

Целевая установка: ознакомить студентов с основными требованиями, предъявляемыми законодательными актами, государственным стандартом и нормативно-методическими документами к оформляющим реквизитам управленческих документов.

После изучения данной темы слушатели смогут:

• назвать законодательные и нормативные документы, регламентирующие правила оформления послетекстовых реквизитов;

• оформить послетекстовые реквизиты конкретного управленческого документа;

• выявить ошибки, допущенные при оформлении послетекстовых реквизитов конкретного документа, и при необходимости отредактировать его.

Опорный конспект лекции

18.1. Состав оформляющих реквизитов управленческих документов.

18.2. Назначение подписания документов. Использование факсимильной подписи. Место подписи в формуляре документа. Электронная подпись.

18.3. Согласование документов. Порядок и виды согласования. Визы и гриф согласования, их оформление, место в формуляре документа.

18.4. Печати и штампы, их видыи назначение. Государственная гербовая печать. Порядок и место проставления печати на документах.

18.5. Отметки на документах как отражение этапов их прохождения и исполнения.

18.1. Состав оформляющих реквизитов управленческих документов

Все реквизиты, расположенные в оформляющей части, являются переменными и проставляются в процессе подготовки документа после того, как был составлен и отредактирован текст документа. К оформляющим реквизитам относятся:

22. Подпись.

23. Гриф согласования документа.

24. Визы согласования документа.

25. Оттиск печати.

26. Отметка о заверении копии.

27. Отметка об исполнителе.

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

29. Отметка о поступлении документа в организацию.

30. Идентификатор электронной копии документа.

18.2. Назначение подписания документов. Использование факсимильной подписи. Электронная подпись

Реквизит 22 «Подпись» является обязательным реквизитом любого документа. Право подписи, порядок замещения подписи, использование факсимильной подписи и других аналогов собственноручной подписи стандартом (ГОСТ Р 6.30-2003) не регламентированы. Правовые вопросы подписания документов определяются организацией в соответствии с компетенцией и распределением обязанностей между руководителями учреждения (предприятия, организации) и его заместителями. Лицо, подписавшее документ, несет ответственность за содержание документа.

Документы, направляемые в вышестоящие организации, все распорядительные и наиболее важные внутренние документы подписывают руководители учреждений и их заместители. Руководители структурных подразделений подписывают документы в пределах своей компетенции. Если документ посылается по нескольким адресам в вышестоящие станции и в неподведомственные учреждения, руководитель подписывает все экземпляры, а в делах организации остается заверенная копия. В служебных письмах, направляемых одновременно нескольким адресатам, подписываются все экземпляры документов (1).

Демократизация процесса управления требует снижения уровня подписания документов и предоставления этого права основным специалистам в рамках их должностей и профессиональной компетенции.

При направлении документа нескольким подведомственным учреждениям, подписывается, как правило, первый экземпляр документа, а остальные экземпляры заверяются работниками, осуществляющими регистрацию этого документа (2).

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и расшифровка подписи. Наименование должности печатают от границы левого поля, расшифровку подписи - на уровне последней строки в наименовании должности. Допускается центрирование наименования должности относительно самой длинной строки. В расшифровке подписи инициалы ставятся до фамилии, инициалы и фамилия в скобки не заключаются (3).

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

Реквизит «Подпись» размещается ниже текста или отметки о наличии приложения к документу через 2-3 межстрочных интервала.

В документах, оформленных на бланке, указывают сокращенное наименование должности.

Генеральный директор Личная подпись А.В. Тихонов

Заместитель директора

по производству Личная подпись П.О. Чистяков

Если документ оформлен не на бланке, то наименование должности указывают полностью.

Исполнительный директор

ЗАО «Квант» Личная подпись Л.В. Смирнов

В вузах, научных учреждениях, учреждениях культуры, при необходимости, после наименования должности указывается ученая степень, звание лица, подписавшего документ.

Ректор, профессор,

доктор экон. наук Личная подпись И.Н. Прохоров

Все слова в составе наименования должности в подписи пишется полностью: Генеральный директор, Главный бухгалтер, Заместитель директора. Написание словосочетания «Исполняющий обязанности» возможно в полной и сокращенной форме - И. О.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует в связи с болезнью, отпуском, служебной командировкой или по другим причинам, то документ может быть подписан лицом, исполняющим его обязанности. При этом над напечатанным наименованием должности чернилами (пастой) черного цвета вписывается фактическое наименование должности лица, подписавшего документ. Не допускается перед наименованием должности ставить обозначения За, Врио, Пп, Зам или косую черту. Инициалы и фамилия лица в заготовленной расшифровке подписи аккуратно зачеркиваются одной чертой, над ними проставляются инициалы и фамилия лица, подписавшего документ (4).

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Наименования должностей отделяются друг от друга двумя межстрочными интервалами.

Генеральный директор Личная подпись И. А. Никольский

Главный бухгалтер Личная подпись В. И. Кузнецова

При подписании несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

Две подписи и более ставятся под документом тогда, когда ответственность падает на несколько лиц. Например, на протоколах ставятся подписи председателя и секретаря, на договорах - подписи договаривающихся сторон; на документах, связанных с денежными, и материальными ценностями, - подписи руководителя учреждения и главного бухгалтера и т. д. (5).

Одним из способов подписания документов является использование факсимиле как аналога собственноручной подписи. Факсимильную подпись нельзя считать полноценным подтверждением подлинности документа.

Возможность использования факсимильной подписи зафиксирована в ст. 160 Гражданского Кодекса РФ «Письменная форма сделки».

Организация самостоятельно определяет порядок использования факсимиле при подписании документов. Факсимильная подпись может использоваться на письмах-приглашениях, письмах-извещениях, циркулярных письмах и пр., за исключением документов финансового характера, например договорных и гарантийных писем.

Порядок применения электронной цифровой подписи установлен Федеральным законом РФ «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ, который определяет правовые условия использования электронной цифровой подписи в электронных документах. При соблюдении этих правил электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе (6).