3. Проектирование и регламентация процессов ут

Чтобы выполнять управленческие операции эффективно, надо разработать или спроектировать рациональную технологию их выполнения. Для этого следует:

1. Определить цели работы

2. Установить подразделения и место, где она будет выполняться

3. Определить состав и содержание требуемой и разрабатываемой документации

4. Построить схему управленческого процесса и расчленить его на операции

5. Выбрать источники информации для выполнения процесса

6. Установить состав исполнителей работы по должностям и квалификации

7. Установить состав необходимых технических средств

8. Спроектировать рациональный вариант каждой операции для различных ситуаций

Спроектированная технология должна быть закреплена в регламенте.

В качестве форм технологической регламентации процесса труда применяют:

РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ФОРМ ТЕХНОЛОГИЧЕСКОЙ РЕГЛАМЕНТАЦИИ ПРОЦЕССОВ ТРУДА ПО ОБЪЕКТАМ

Объекты	Формы технологической регламентации
Функции управления	Блок-схемы состава работ по функциям
Функции подразделения и работника	Положение и подразделении, должностная инструкция
Управленческая задача	Маршрутная карта выполнения задачи, технологическая карта на задачу
Управленческая работа	Инструкция, блок-схема, процедура работы
Управленческая операция	Схема последовательности элементов операции, операционно-технологическая карта

Процедура управленческой работы- документально зафиксированный порядок выполнения управленческого процесса, определяющий состав, последовательность, содержание операций и исполнителей, а также прохождение документов между работниками, связанных с выполнением данной работы. В стране разработаны функционально-процедурные справочники. В них приведены процедуры выполнения основных работ по функциям управления. При организации процессов труда целесообразно пользоваться ими, если для конкретной организации процедуры окажутся неприемлемыми, то их можно разработать самостоятельно. Процедура любого управленческого процесса должна отражать:

• Цель работы

• Какие документы используются

• Какие документы разрабатываются

• Схема процедуры, т.е. последовательность операций, их содержание, порядок прохождения документов

Операционно-технологическая карта – документально зафиксированный порядок выполнения управленческой операции. В карте указывается

• Наименование операции

• Содержание операции

• Форма завершения операции

• Методы выполнения операции (по возможности)

• Используемые технические средства для выполнения операции

• Трудоемкость операции(носит рекомендательный характер)

Применение операционно-технологических карт целесообразно при выполнении массовых, типичных или достаточно сложных видов работ и операций. По сравнению с процедурной карта позволяет более детально и многовариантно описать процесс управленческой работы. Важным направлением регламентации является упрощение маршрута передвижения документа. Маршрут фиксирует прохождение документа по должностным лицам. В процессе создания, оформления и использования документа маршрут движения документов должен предусматривать минимально-необходимое количество инстанций. Движение должно быть под прямым и коротким маршрутом. Если используется многоступенчатый маршрут, то это говорит либо о завышении лиц, подписывающих или визирующих документ либо о завышении уровня руководителя, который утверждает второстепенные документы. Поэтому упростить движение документов можно рационализировать разделение труда и установить четкую ответственность должностных лиц за выполнение той или иной работы и право подписи тех или иных документов.

Для изучения маршрутов документов и рационализации движения их рекомендуется пользоваться опперограммами.

Опперограмма– графическое изображение движения документа в виде операций цепочки.

Существующий состав работ	Исполнители			Проектируемый состав работ
	1	2	3
1	.
2		.
3	.
.
п

При проектировании нового маршрута необходимо устранять лишние операции по согласованию документов и применять более рациональную последовательность выполнения операций. Результатом этой работы будет установление минимально-необходимого но достаточного количества участников в подготовке документов, уменьшение длительности создания документов и сокращение трудоемкости управленческих работ.