84.Захист даних в Excel 2010. Сумісне використання книг в Excel 2010

Основні відомості з безпеки та захисту в Microsoft Excel

Microsoft Excel має декілька рівнів безпеки та захисту, які дають змогу контролювати доступ до даних Excel та їх зміну.

• Оптимальний ступінь безпеки досягається, якщо захистити весь файл книги паролем. Завдяки цьому переглядати та змінювати дані буде дозволено лише перевіреним користувачам.

• Для додаткового захисту окремих даних можна захистити певні елементи аркуша або книги, з установкою пароля або без нього. Захист елементів запобігає випадковій або навмисній зміні, переміщенню або видаленню важливих даних.

Захист файлу книги

Можна підвищити рівень захисту всього файлу книги цілком, обмеживши коло користувачів, яким дозволено відкривати книгу та користуватися даними в ній. Для цього слід установити пароль на перегляд книги або збереження змін у файлі.

Захист паролем

Захист паролем на рівні файлу книги за допомогою складного методу шифрування (який є типовим засобом захисту вмісту файлу) допомагає запобігти несанкціонованому доступу до книги. Пароль можна установити на вкладці Безпекадіалогового вікнаПараметри(менюСервіс, командаПараметри). Можна вказати два окремі паролі для нижченаведених дій.

• Відкриття та перегляд файлу. Цей пароль шифрується та служить для захисту даних від несанкціонованого доступу.

• Внесення змін до файлу. Цей пароль не шифрується та має на меті лише надання певним користувачам дозволу редагувати дані книги та зберігати внесені зміни у файлі.

Ці паролі застосовуються до всього файлу книги. Рекомендовано установлювати обидва паролі.

Захист окремих елементів аркуша або книги

Надаючи спільний доступ до файлу Excel, можна заборонити внесення змін до певних елементів аркуша або книги, захистивши (або заблокувавши) окремі частини файлу. Також можна вказати пароль, який дозволятиме індивідуальним користувачам змінювати ці елементи.

Захист паролем елементів аркушів і книг

Коли блокуються елементи аркуша або книги, доповнювати це блокування установкою паролем необов'язково. У такій ситуації пароль служить лише для запобігання внесенню небажаних змін. Цей рівень захисту паролем не гарантує безпеки всіх важливих даних у книзі. Рекомендовано установлювати пароль на всю книгу для захисту від несанкціонованого втручання.

Захист конфіденційних відомостей

Засоби Microsoft Excel, які забезпечують приховування даних і блокування їх паролями, не розраховані на використання для захисту конфіденційних відомостей в Excel. Ці засоби слід використовувати для наочнішого подання інформації шляхом приховування даних або формул, які можуть спантеличити деяких користувачів. Ще одне призначення цих засобів — запобігати ненавмисному внесенню користувачами змін до даних.

Приховані або заблоковані дані книги не шифруються. Щоб запобігти зміні конфіденційних відомостей та заборонити їх перегляд, може бути доцільно обмежити доступ до всіх файлів із такими відомостями, помістивши їх на диск або до папки, доступ до яких дозволено лише перевіреним користувачам.

Робота в режимі сумісності у програмі Excel 2010

Якщо відкрити книгу, створену у версіях Excel 97–2003, у програмі Excel 2010, книга автоматично відкриється в режимі сумісності, і у квадратних дужках поруч з іменем файлу в рядку заголовка програми Excel відобразиться напис Режим сумісності. Оскільки у програмі Excel 2007 використовуються такі самі формати файлів із підтримкою XML (XLSX або XLSM), як і у програмі Excel 2010, книга Excel 2007 не відкривається в режимі сумісності.

Формат файлу режиму сумісності

У режимі сумісності нові або розширені функції програми Excel 2010 недоступні під час роботи із книгою. Це допоможе запобігти втраті даних або точності їх відображення, якщо ви відкриєте книгу в одній із попередніх версій програми Excel. Також замість поточного формату файлу (XLSX) книгу буде збережено як файл Excel 97–2003 (XLS), який можна відкрити в попередніх версіях програми Excel.

Автоматичний режим сумісності

На відміну від інших програм системи Microsoft Office 2010, наприклад Microsoft Word 2010, у програмі Excel не можна вручну вмикати режим сумісності, а також додавати нові функції й під час роботи із книгою в режимі сумісності.

Вихід із режиму сумісності

Якщо ви більше не бажаєте працювати в режимі сумісності, можна перетворити книгу на поточний формат файлу.