78.Умовне форматування

Умовне форматування допомагає візуально відповідати на певні запитання стосовно даних. Умовне форматування можна застосувати до діапазону клітинок, таблиці Microsoft Excel або звіту зведеної таблиці. Якщо умовне форматування використовується у звіті зведеної таблиці, слід знати про суттєві відмінності в його використанні.

Умовне форматування допомагає знайти відповіді на подібні запитання, даючи змогу легко виділяти потрібні вам клітинки або діапазони клітинок, привертаючи увагу до нестандартних значень і візуалізуючи дані за допомогою гістограм, колірних шкал і наборів піктограм. Умовний формат змінює вигляд діапазону клітинки на основі умов (критеріїв). Якщо умова виконується, діапазон клітинок форматується на основі цієї умови; в іншому разі форматування на основі вказаної умови не відбувається.

Ви можете сортувати й фільтрувати дані за форматом, зокрема за кольором клітинок і шрифту, як для клітинок, відформатованих вручну, так і для клітинок з умовним форматуванням.

Умовне форматування для звіту зведеної таблиці

• Якщо змінити макет звіту зведеної таблиці за допомогою фільтрування, приховування рівнів, згортання й розгортання рівнів або переміщення поля, умовне форматування зберігатиметься, доки не видалено поля в базових даних.

• Область умовного форматування для полів в області значень може базуватися на ієрархії даних і визначається всіма видимими дочірніми елементами (наступний нижчий рівень в ієрархії) батьківського елемента (наступний вищий рівень в ієрархії) у рядках для одного чи кількох стовпців або у стовпцях для одного чи кількох рядків.

• Існують три методи визначення області умовного форматування полів в області значень: за виділенням, за відповідним полем і за полем значення.

Швидке форматування

1. Виділіть одну або кілька клітинок у діапазоні, таблиці або звіті зведеної таблиці.

2. На вкладці Основне у групі Стилі клацніть стрілку поруч з елементом Умовне форматування і виберіть пункт Кольорові шкали.

3. Виберіть двоколірну шкалу.

Розширене форматування

1. Виділіть одну або кілька клітинок у діапазоні, таблиці або звіті зведеної таблиці.

2. На вкладці Основне у групі Стилі клацніть стрілку поруч з елементом Умовне форматування і виберіть пункт Керування правилами.

Відобразиться діалогове вікно Диспетчер правил умовного форматування.

3. Виконайте одну з таких дій:

• Щоб додати умовний формат, виберіть команду Створити правило.

Відобразиться діалогове вікно Нове правило форматування.

• Щоб змінити умовний формат, виконайте такі дії:

1. Упевніться, що у списку Відображати правила форматування для вибрано відповідний аркуш, таблицю або звіт зведеної таблиці.

2. Якщо потрібно змінити діапазон клітинок, у полі Застосовуєтьсядо натисніть кнопку

Згорнути діалогове вікно , щоб тимчасово приховати діалогове вікно, виділіть на аркуші новий діапазон клітинок, а потім натисніть кнопку Розгорнути діалогове вікно .

3. Виберіть правило та натисніть кнопку Редагувати правило.

Відобразиться діалогове вікно Редагувати правило форматування.

4) У розділі Застосувати правило до, щоб за потреби змінити область для полів в області значень звіту зведеної таблиці за:

• виділенням, виберіть пункт Виділених клітинок;

• всіма клітинками для певного підпису значення, виберіть пункт Усіх клітинок, які відображають значення <значення>;

• всіма клітинками для певного підпису значення, за винятком проміжних і загальних підсумків, виберіть пункт Усіх клітинок, які відображають значення <значення> для <рядок>.

5) У розділі Виберіть тип правила: виберіть пункт Форматувати всі клітинки на основі їхніх значень (за промовчанням).

6) У розділі Редагувати опис правила в полі списку Стиль формату виберіть пункт Двоколірна шкала.

7)Щоб вибрати тип у полі Тип для Мінімального значення та Максимального значення, виконайте одну з таких дій:

• Форматування найнижчих і найвищих значень Виберіть пункти Найменше значення і Найбільше значення.

• У цьому разі не потрібно вводити Мінімальне і Максимальне Значення.

• Форматування значення числа, дати або часу Виберіть пункт Числовий і введіть Мінімальне і Максимальне Значення.

• Форматування процентного значення Виберіть пункт Відсоток і введіть Мінімальне і Максимальне Значення.

• Припустимі значення: від 0 (нуля) до 100. Не вводьте знак відсотка.

• Використовуйте процентне значення, якщо потрібно пропорційно візуалізувати всі значення, оскільки розподіл значень є пропорційним.

• Форматування процентилю Виберіть пункт Процентиль і введіть Мінімальне і Максимальне Значення.

• Припустимі процентилі: від 0 (нуля) до 100.

• Використовуйте процентилі, якщо потрібно візуалізувати групу найвищих значень (наприклад, процентиль верхніх 20ти значень) у пропорції одноколірної градації, а також групу низьких значень (наприклад, процентиль нижніх 20ти значень) у іншій пропорції одноколірної градації, оскільки їх представлено крайніми значеннями, які можуть спричинити асиметрію у візуалізації даних.

• Форматування результату формули Виберіть пункт Формула та введіть Мінімальне значення й Максимальне значення.

• Формула має повертати значення числа, дати або часу. Вона має починатися знаком рівності (=). Неприпустимі формули унеможливлюють застосування форматування. Рекомендовано перевірити формулу, щоб переконатися, що вона не повертає значення помилки.

• Нотатки

  • Переконайтеся, що Мінімальне значення менше за Максимальне значення.

  • Для мінімального значення та максимального значення можна вибрати різні типи. Наприклад, для мінімального значення можна вибрати числовий тип, а для максимального значення — відсотковий..

8) Щоб вибрати для шкали кольорів значення Мінімальне і Максимальне, виберіть для кожного з них розділ Колір, після чого вкажіть колір.

Якщо потрібно вибрати додаткові кольори або створити власний колір, виберіть пункт Інші кольори. Вибрану шкалу кольорів буде відображено в полі Попередній перегляд.