1.4. Збереження документа

Збереження в одному з різноманітних існуючих форматів є завершальною стадією основної роботи по підготовці текстового документа. Формат файлу визначає спосіб збереження тексту у файлі. Найпростіший формат містить тільки символи (їхні числові коди), інші ж формати містять додаткові керуючі числові коди, що підтримують форматування тексту.

Збереження - обов'язковий і досить відповідальний етап незважаючи на всю його удавану простоту, тому що безглуздо виконувати яку-небудь роботу, не подбавши про правильну схоронність результату. Вибір формату документа, що зберігається, залежить від того, де і як має бути далі з ним працювати. Насправді, найбільші проблеми виникають при відкритті документа, особливо на іншій платформі: раптом виявляється, що пропало усе форматування, зникли малюнки, текст що нечитається і т.ін. Для того щоб максимально забезпечити себе або ділового партнера, від можливих безладь, і намагаються зберігати документ у найбільш підходящому форматі. При цьому варто враховувати, що, по-перше, може виникнути необхідність роботи з ним в інших додатках, не в тих, котрі передбачалися споконвічно. По-друге, різними текстовими процесорами підтримуються різні формати, і не завжди вони сумісні.

Існують універсальні формати текстових файлів, що можуть бути прочитані більшістю програм-редакторів, і оригінальні формати, що використовують окремі текстові редактори. Для перетворення текстового файлу з одного формату в іншій використовуються спеціальні програми - конвертори. Так, наприклад, у MS Word передбачені убудовані конвертори у свій внутрішній формат DOC, що ми підключаються при інсталяції. Тоді при завершенні роботи з документом Word пропонує різні розширення для його збереження.

Розглянемо основні особливості найбільше часто уживаних форматів.

ТХТ або ASCII

Самий заслужений і давно існуючий формат — ASCII (American Standard Code for Information Interchange — американський стандартний код для обміну інформацією). Він має саму просту організацію: наприклад, в англійському алфавіті (утім, як і в російському) одній букві відповідає один байт. Найбільш універсальний формат, застосовується для збереження документів, що повинні бути прочитані програмами, що працюють у різних операційних системах. Зберігає текст без форматування.

RTF

RTF (Rich Text Format) — формат обміну документів між текстовими процесорами. Він був розроблений Microsoft у 1986 році і з тих пір існує, у визначеному змісті, паралельно іншим. Головне його достоїнство в тім, що його внутрішня організація передбачає передачу всіх елементів форматування: розміру і параметрів шрифту, параметрів абзаців і т.д. Він дуже добре специфікований, описаний документально, досить просто і строго організований і гарно розпізнаваний практично всіма офісними додатками.

DOC

Формат DOC є, по суті, внутрішнім форматом MS Word. Цілком зберігає форматування, використовує 16-бітне кодування символів, що вимагає використання таблиці кодів Unicode. Необхідно враховувати, що MS Word 2000 і MS Word 97 цілком сумісно по формату, але більш ранні версії — ні, тому при збереженні документа, навіть якщо збираєтеся надалі працювати з ним винятково в MS Word, потрібно звернути особливу увагу на його версію. При збереженні документа в текстовому процесорі MS Word він пропонує за замовчуванням саме формат DOC. Як правило, має сенс прийняти цю пропозицію, якщо, звичайно, немає яких-небудь особливих ідей щодо подальшої публікації або переносу файлу в інші додатки.

HTML

HTML (Hypertext Markup Language) - формат збереження Web-сторінок. HTML — універсальна мова розмітки гіпертексту, застосовувана в Інтернету, містить керуючі коди (тэги). Для Word 2000 формат HTML є внутрішнім, рівноправним зі споконвіку «рідним» форматом DOC.

Вибір необхідного формату текстового документа або його перетворення з одного формату в іншій виробляється в процесі збереження файлу або в процесі його відкриття в програмі-редакторі.