Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Русский язык и культура речи. Учебное пособие для студентов вузов
.pdf
5. Ɉɮɢɰɢɚɥɶɧɨ-ɞɟɥɨɜɨɣ ɫɬɢɥɶ
наиболее важных вопросов их деятельности. Решения оформляются
по той же схеме, что и постановления, но ключевым словом текста
является «РЕШИЛ» («РЕШИЛИ», «РЕШИЛА»). Например: «ɍɱɟ-
ɧɵɣ ɋɨɜɟɬ… ɭɧɢɜɟɪɫɢɬɟɬɚ ɊȿɒɂɅ …»; «Ʉɨɥɥɟɝɢɹ… ɊȿɒɂɅȺ…».
3. Распоряжение — это акт управления государственного органа,
имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной
должностному лицу, государственному органу компетенции в целях
разрешения оперативных вопросов.
Распоряжения издают правительства, министерства, ведомства,
администрации краев, областей, городов, районов, предприятий,
организаций, учреждений. Для граждан и организаций, которым
распоряжение адресовано, оно имеет обязательную силу.
Распоряжение может включать констатирующую часть, в которой,
как и в постановлении, есть вступление, доказательство, заключение. Основная часть этого документа — распорядительная. В ней
указываются действие, которое необходимо предпринять, конкретные поручения, срок исполнения, ответственные за исполнение.
Ключевое слово, разделяющее констатирующую и распорядительную части, отсутствует.
4. Указание — распорядительный документ, издаваемый мини-
стерствами, ведомствами, организациями, руководителями преимущественно по вопросам информационно-методического характера,
а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов.
В зависимости от содержания распорядительная часть указания
начинается словами: «ɉɊȿȾɅȺȽȺɘ…» èëè «ɈȻəɁɕȼȺɘ…» Далее
следуют пронумерованные указания, пункт о контроле за исполнением. Указание должно иметь заголовок. Вступительная часть не
обязательна.
5. Приказ — правовой акт, издаваемый руководителями мини-
стерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений, объединений,
организаций, предприятий, фирм, действующих на основе единоначалия. Приказ издается для решения оперативных задач. Это самый
распространенный вид распорядительного документа, применяемого в практике управления. В деятельности организаций различаются
приказы по организационным вопросам, основной деятельности и
кадровому составу. Приказ обязателен для всех работников данной
организации.
Приказ оформляется на специальном бланке организации с указанием вида документа — ПРИКАЗ. Обязательные реквизиты приказа: наименование вышестоящей организации (при ее наличии),
название вида документа, дата и номер документа, место издания,
заголовок к тексту, подпись, визы. Заголовок должен быть кратким
101
102
Ɍɟɨɪɟɬɢɱɟɫɤɚɹ ɱɚɫɬɶ
и четко отражать основное содержание документа. Например: Ɉ ɜɧɟɫɟɧɢɢ ɢɡɦɟɧɟɧɢɣ ɜ ɞɨɥɠɧɨɫɬɧɭɸ ɢɧɫɬɪɭɤɰɢɸ; Ɉ ɧɚɡɧɚɱɟɧɢɢ ɧɚ ɞɨɥɠɧɨɫɬɶ; Ɉ ɩɪɨɯɨɠɞɟɧɢɢ ɮɥɸɨɪɨɝɪɚɮɢɱɟɫɤɨɝɨ ɨɛɫɥɟɞɨɜɚɧɢɹ.
В первой части приказа указывается причина или основание
создания документа. Обычно она начинается словами В связи с …
Если содержание документа в пояснении не нуждается, приказ содержит только распорядительную часть.
Распорядительная часть начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ…».
Если требуются управленческие действия, то используются глаголы
в неопределенной форме: ɜɧɟɫɬɢ ɢɡɦɟɧɟɧɢɹ…, ɧɚɡɧɚɱɢɬɶ…, ɩɟɪɟɜɟɫ-
ɬɢ…, ɨɛɴɹɜɢɬɶ… . Если действия или задания предполагают конкретного исполнителя, приказ начинается с указания должности и
фамилии исполнителя (инициалы ставятся в тексте после фамилии)
в дательном падеже.
Срок исполнения дается отдельной строкой и оформляется тремя
парами арабских цифр.
В последнем пункте приказа указываются конкретные должностные лица, на которых возложен контроль за исполнением данного распорядительного документа. Используются формулировки:
Ʉɨɧɬɪɨɥɶ ɡɚ ɢɫɩɨɥɧɟɧɢɟɦ ɩɪɢɤɚɡɚ ɜɨɡɥɨɠɢɬɶ ɧɚ…; Ʉɨɧɬɪɨɥɶ ɡɚ ɢɫɩɨɥɧɟɧɢɟɦ ɧɚɫɬɨɹɳɟɝɨ ɩɪɢɤɚɡɚ ɨɫɬɚɜɥɹɸ ɡɚ ɫɨɛɨɣ…
Рязанский технический университет
Приказ
19 января 2009 г. ¹ 3
ПРИКАЗЫВАЮ:
Главному бухгалтеру Университета Новиковой Т.К. открыть
отдельный расчетный счет для Института в составе Университета.
Срок исполнения 19.02.09.
Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Ректор Университета А.З. Кузнецов
ɂɧɮɨɪɦɚɰɢɨɧɧɨ-ɫɩɪɚɜɨɱɧɵɟ
ɢ ɫɩɪɚɜɨɱɧɨ-ɚɧɚɥɢɬɢɱɟɫɤɢɟ ɞɨɤɭɦɟɧɬɵ
Большинство документов, создаваемых в организациях и поступающих извне, содержат информацию о фактическом положении дел в
данной и других организациях, служащую основанием для изучения
распорядительных документов.
5. Ɉɮɢɰɢɚɥɶɧɨ-ɞɟɥɨɜɨɣ ɫɬɢɥɶ
К информационно-справочным и справочно-аналитическим документам относятся справки, акты, докладные записки, сводки, обзоры,
письма и т.д. По отношению к организационно-распорядительным
документам они носят вспомогательный характер и не являются
обязательными к исполнению. Информация, содержащаяся в
них, может побуждать к действию или может быть лишь принята
к сведению.
1. Справки бывают двух видов: (1) с информацией о фактах и
событиях служебного характера (например, «О состоянии научноисследовательской работы в вузе») и (2) с информацией, удостоверяющей тот или иной юридический факт, необходимой частному
лицу для представления в организацию или учреждение. Наиболее
многочисленную группу составляют справки второго вида — они
наиболее востребованы: о месте проживания, о составе семьи, о
трудовом стаже, о заработной плате, о занимаемой должности, о
месте учебы и т.д. Такие справки выдаются ежедневно.
Реквизиты справки: (1) наименование жанра документа; (2) именование лица (фамилия, имя, отчество), которому она выдается;
(3) текст, содержащий требуемую информацию; (4) наименование
адреса (организации, для которой предназначается справка); (5) подпись должностного лица. Обозначение адресанта обычно содержится
в угловом штампе организации или трафаретном оформлении бланка
справки; там же предусмотрено обозначение даты. Юридическая сила
документа чаще всего подтверждается печатью организации.
Основные языковые модели справок:
x содержание информации: Ⱦɚɧɚ ɜ ɬɨɦ, ɱɬɨ…
x обозначение адресата: Ⱦɚɧɚ ɞɥɹ ɩɪɟɞɫɬɚɜɥɟɧɢɹ ɜ…
Пример справки приведен в § 5.5.
2. Докладная записка — это документ, адресованный руководству
и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место
факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки — побудить руководителя принять определенное решение. Докладные записки по указанию руководства чаще
всего носят отчетный характер.
Реквизиты докладной записки: (1) адресат (наименование должностного лица, его фамилия, инициалы); (2) наименование жанра
документа; (3) текст (информация, предложение и его аргументация); (4) список документальных приложений (если они требуются);
(5) наименование организации (или в штампе). Докладная записка
может содержать заголовок.
103
104
Ɍɟɨɪɟɬɢɱɟɫɤɚɹ ɱɚɫɬɶ
Министерство образования
и науки РФ
Управление образования
администрации г. Тулы
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
19.05.2010 ¹ 15
Согласно поручению главы администрации г. Тулы о проверке готовности баз отдыха для детей и определения числа школьников,
которые смогут отдохнуть летом 2010 г., мною 13 мая с.г. был
проведен осмотр жилых помещений базы отдыха Вашего завода.
Все жилые корпуса в удовлетворительном состоянии, однако в
корпусе ¹ 1 необходимо вставить стекла.
Прошу взять на контроль подготовку базы к приему детей на
отдых.
Главный специалист управления образования
Подпись А.А. Петрова
Генеральному директору
ОАО «Тульский кирпичный завод»
А.И. Полетаеву
О проверке технического
состояния жилых помещений
базы отдыха для детей
Ключевое слово докладной записки — ɉɪɨɲɭ… Широко используются клишированные конструкции: ȼ ɫɜɹɡɢ ɫ…; ȼ ɫɨɨɬɜɟɬɫɬɜɢɢ ɫ…;
ȼɨɡɧɢɤɥɚ ɧɟɨɛɯɨɞɢɦɨɫɬɶ (ɱɟɝɨ)…; ɋɨɝɥɚɫɨɜɚɬɶ ɜɨɩɪɨɫ…
3. Объяснительная записка — это документ, поясняющий содер-
жание отдельных положений основного документа (плана, отчета,
проекта) или объясняющий причины какого-либо события, факта,
поступка. Соответственно объяснительные записки делятся на две
группы: (1) документы, сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения; (2) объяснительные записки по
поводу каких-либо ситуаций, происшествий, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, мотивированным. Схема текста объяснительной записки
в принципе не отличается от реквизитов докладной записки и их
расположения.
4. Заявление — предназначено для доведения до сведения долж-
ностного лица информации узкой направленности. Адресантом заявления может быть должностное лицо внутри этой же организации
(служебное заявление), частное лицо (личное заявление). В некоторых
случаях заявление может быть коллективным: когда проблема, за-
5. Ɉɮɢɰɢɚɥɶɧɨ-ɞɟɥɨɜɨɣ ɫɬɢɥɶ
105
трагиваемая в документе, касается нескольких человек или даже
всего коллектива. Заявления всегда пишутся по конкретному поводу и посвящены обычно одному вопросу.
Декану экономического факультета
Северо-Западной академии
государственной службы
(Ô. È. Î.)
от студентки II курса группы… (Ф.И.О.)
Объяснительная записка
Я отсутствовала на занятиях в период с 20.12. по 24.12.2009 г. по
причине болезни. Медицинская справка прилагается.
Äàòà Ïîäïèñü
Öåëü личного заявления — реализация или защита своих интересов. Реквизиты личного заявления: (1) адресат; (2) именование заявителя: фамилия, имя, отчество (адрес, телефон — при адресации
от частного лица в организацию); (3) наименование жанра документа; (4) текст, формулирующий интересы или права заявителя с
необходимой аргументацией; (5) список документальных приложений (если они есть); (6) подпись заявителя; (7) дата.
Нередко вызывает затруднения второй реквизит документа: как
оформить фамилию заявителя — в форме родительного падежа с
предлогом îò или без предлога? С точки зрения норм литературного языка допустимы оба варианта. В первом случае подчеркивается адресующий характер документа и ставится вопрос îò êîãî? (îò
Иванова В.Ф.), во втором случае подчеркивается принадлежность
документа — чье заявление? (Иванова В.Ф.). В настоящее время бо-
лее распространен второй вариант оформления именования адресанта — без предлога.
Оформление третьего реквизита документа — наименования
жанра — также вызывает затруднения: писать ли слово заявление с
прописной или строчной буквы и ставить ли после него точку?
Традиция признает тот и другой варианты: заявление — Заявление.
Точку можно ставить потому, что после слова заявление заканчивается предложение. Точку можно не ставить, так как слово заявление
вынесено в отдельную графу, т.е. является своеобразной рубрикой,
а в рубрикациях знаки препинания не ставятся.
Последний реквизит заявления — дата — может оформляться
либо тремя парами арабских цифр (27.10.02), либо развернуто
(27 октября 2002 г.).
106
Ɍɟɨɪɟɬɢɱɟɫɤɚɹ ɱɚɫɬɶ
Служебное заявление организуется по той же схеме, с теми же
реквизитами, что и личное. Ключевое слово этого жанра документа —
Прошу. Используются языковые формулы: ɋɬɚɜɥɸ ȼɚɫ ɜ ɢɡɜɟɫɬ-
ɧɨɫɬɶ… Ⱦɨɜɨɠɭ ɞɨ ȼɚɲɟɝɨ ɫɜɟɞɟɧɢɹ… ȼɜɢɞɭ ɬɨɝɨ ɱɬɨ… ȼ ɫɜɹɡɢ ɫ
ɬɟɦ ɱɬɨ… ɉɪɨɲɭ ȼɚɲɟɝɨ ɪɚɡɪɟɲɟɧɢɹ… ɉɪɨɲɭ ɞɚɬɶ ɨɬɜɟɬ… ɉɪɨɲɭ
ɨɤɚɡɚɬɶ ɫɨɞɟɣɫɬɜɢɟ… ɉɪɨɲɭ ɩɪɢɧɹɬɶ ɦɟɪɵ… ȼ ɫɥɭɱɚɟ ɧɟɩɨɥɭɱɟɧɢɹ
ɨɬɜɟɬɚ…
Директору учебно-производственного
комбината «Кадры»
Игнатову И.А.
от преподавателя основ делопроизводства
Логиной Т.Н.
Заявление
Прошу предоставить мне очередной отпуск на 24 рабочих дня
с 1 по 28 августа включительно.
25 июля 2010 г. Подпись
Декану физико-математического
факультета Воронежского
государственного университета
доценту Лазареву В.Н.
от студента IV курса группы ФМ-43
Кузнецова Ю.М.
Заявление
Прошу разрешить мне досрочную сдачу экзаменов за летнюю эк-
заменационную сессию в связи с тем, что в период сессии я дол-
жен буду пройти курс лечения в санатории. Ксерокопию путевки
в санаторий прилагаю.
20.05.10 Подпись
Ⱦɨɝɨɜɨɪ ɢ ɞɨɜɟɪɟɧɧɨɫɬɶ
Некоторые виды документов используются для реализации юридических и информационных связей между равными, не состоящими
в отношениях соподчинения организациями и должностными лицами, т.е. обмен документами следует по горизонтали. К документам подобного типа относятся договор и доверенность.
5. Ɉɮɢɰɢɚɥɶɧɨ-ɞɟɥɨɜɨɣ ɫɬɢɥɶ
107
1. Договор (соглашение, контракт) — документ, фиксирующий
соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирующий эти отношения.
Трудовой договор (трудовое соглашение) — юридически оформ-
ленное письменное соглашение сторон (именуемых «работодатель»
и «работник») об исполнении конкретных обязанностей. Это соглашение констатирует готовность сторон выполнять взятые обязательства в течение некоторого времени на определенных условиях.
Трудовой договор оформляется при приеме на работу, а также в
случае изменения первоначальных договорных условий (содержание
служебных обязанностей работника, уровень заработной платы и
т.п.).
Договоры оформляются на трафаретных бланках, где типографским способом напечатаны все требуемые реквизиты и типовой
текст договора. В трафаретных бланках оставлены пробелы, в которые вписывается информация о конкретных участниках договора.
(Пример текста договора дан в приложении.)
2. Доверенность — документ, дающий полномочия его предъя-
вителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя
(организации или частного лица). Личная доверенность выдается для
получения заработной платы и других платежей (пенсии, пособия,
стипендии), на управление имуществом, на распоряжение транспортным средством, на получение свидетельства о праве на наследство.
В тексте личной доверенности указываются доверитель, доверенное лицо и вид действий по договоренности. Обязательными ре-
квизитами доверенности являются: (1) наименование жанра документа; (2) место написания; (3) дата написания; (4) основной текст;
(5) удостоверительная надпись, скрепленная печатью организации.
Доверенность удостоверяется в одном экземпляре.
Доверенность
г. Вологда, пятое июня две тысячи девятого года
Я, Потапова Наталья Ивановна, проживающая в Вологде по ул. Гер-
цена, дом 4, кв. 25, доверяю Новиковой Екатерине Дмитриевне,
проживающей в Вологде по ул. Набережной, дом 17, кв. 2,
паспорт серия ____ ¹ ____, выдан __ (êåì) ____,
получить причитающуюся мне за май 2009 г. заработную плату.
(подпись)
Подпись Потаповой Н.И. удостоверяется
Делопроизводитель ЖРЭУ ¹ 4
(дата) (подпись)
(печать)
108
Ɍɟɨɪɟɬɢɱɟɫɤɚɹ ɱɚɫɬɶ
Официальные доверенности выдаются организацией своему представителю на получение денег, товарно-материальных ценностей
или других действий от имени организации. В тексте официальной
доверенности указываются: должность и паспортные данные доверенного лица; организация, в которой производятся действия по
договоренности; вид действий; образец подписи лица, получившего
доверенность; срок действия доверенности.
Ⱦɟɥɨɜɵɟ ɩɢɫɶɦɚ
Но какая гадость чиновничий язык! Исходя из того положения…
с одной стороны… с другой же стороны — и все это без всякой
надобности. «Тем не менее» и «по мере того» чиновники сочинили.
Я читаю и отплевываюсь.
А. Чехов
Деловые письма — это обобщенное название различных по содер-
жанию документов, выделяемых по способу передачи текстов (пересылка почтой, в том числе электронной, передача по факсу). Они
применяются для решения многочисленных оперативных вопросов,
возникающих в управленческой деятельности.
Классификация деловых писем соответствует классификации
производственных ситуаций, вызывающих необходимость в переписке.
1. Ïî функциональному признаку различают письма, требующие
письма-ответа, и письма, не требующие письма-ответа. К первой
группе относятся: письмо-вопрос, письмо-просьба, письмощение, письмо-предложение и др.; ко второй — письмо-предупреждение, письмо-напоминание, письмо-приглашение и др.
2. Ïî аспектам содержания деловых писем выделяют:
x письмо-напоминание — факт напоминания;
x письмо гарантийное — выражение гарантии;
x письмо-подтверждение — указание на достигнутую степень
согласия;
x письмо информационное — информирование об уже проведен-
ных или намечаемых мероприятиях;
x письмо сопроводительное — указание на факт отправки прила-
гаемых к письму документов;
x письмо-предупреждение — предупреждение о возможных ответ-
ных шагах и т.п.
Одно и то же письмо может быть многоаспектным, т.е. содержать
одновременно и гарантию, и напоминание, и просьбу.
îáðà-
5. Ɉɮɢɰɢɚɥɶɧɨ-ɞɟɥɨɜɨɣ ɫɬɢɥɶ
3. Ïî тематическому признаку письма условно делят на деловую
и коммерческую корреспонденцию. Деловой корреспонденцией принято
считать переписку, с помощью которой оформляются экономические,
правовые, финансовые и другие формы деятельности предприятий
и организаций. Переписку по вопросам материально-технического
снабжения и сбыта относят к коммерческой корреспонденции.
Немного истории
109
110
Ɍɟɨɪɟɬɢɱɟɫɤɚɹ ɱɚɫɬɶ
4. Ïî структурным признакам различают письма регламентиро-
ванные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные).
Регламентированные письма требуют жесткого соблюдения стандарта
в аспекте содержания, в использовании языковых средств, в составе
реквизитов, в оформлении всех элементов письма. Нерегламентиро-
ванные письма содержат элементы стандартизации, но требования к
их содержанию и структуре менее жестки, чем к письмам первой
группы.
5. Ïî признаку адресата деловые письма могут быть обычными
и циркулярными. Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов, как правило, подчиненных инстанций.
Набор реквизитов для деловых писем минимальный и включает
обязательные угловой штамп или бланк, содержащий наименование
организации-адресанта, его почтовые, телефонные, телефаксные
координаты и дату; адресат — наименование организации, ее адрес,
Ф.И.О. служебного лица; текст, который несет основную информацию и мотивы ее сообщения; подпись должностного лица. Необязательный заголовок к тексту делового письма — при отсутствии
наименования жанра документа;
Рассмотрим некоторые виды деловых писем.
1. Сопроводительное письмо — это письменный текст, который
информирует адресата о направлении документов, прилагаемых к
письму.
Сопроводительное письмо
Штамп
организацииадресанта
В соответствии с договоренностью направляем на рецензирование
рукопись учебного пособия (автор) «Орфография и пунктуация:
Практикум».
Отзыв просим прислать до (дата).
Приложение: на 160 л. в 1 экз.
Зав. кафедрой
общего языкознания Подпись
фамилия)
…государственный
университет
зав. кафедрой
русского языка
Ф.И.О.
(инициалы,
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]