1. Documentos emitidos por la Administración

FINALIDAD	TIPOLOGÍA
De decisión. Contienen le declaración de un órgano administrativo sobre un tema de su competencia.	Acuerdos Resoluciones
De transmisión. Comunican la existencia de hechos o actos a otras personas, den­tro y fuera de la Administra­ción.	Notificacione Publicaciones Comunicaciones(oficio y nota interior)
De constancia. Contienen la declaración de conocimiento de un órgano administrativo, cuya finalidad es dar fe de actos, hechos o efectos.	Actas Certificados
De juicio. Contienen la decla­ración de juicio de un órgano administrativo, persona o enti­dad, acerca de cuestiones de hecho o de derecho que sean objeto de su competencia.	Informes

2. Los documentos emitidos por los ciudadanos

Constituyen el medio por el que el ciudadano se relaciona con la actividad de la Administración pública. Cuatro son los docu­mentos básicos: solicitud, denuncia, alegaciones y recurso.

- La solicitud. La solicitud o instancia contiene una o varias peticiones del ciudadano a la Administración sobre un asun­to de interés legítimo.

- La denuncia. Se emplea para poner en conocimiento de la Administración un hecho en el que debe iniciarse un proce­dimiento.

- Las alegaciones y recursos. En el desarrollo de un procedi­miento administrativo, los ciudadanos pueden aportar razo­nes (alegaciones), valoraciones o datos relativos al mismo. Y cuando el ciudadano recibe la notificación de una resolu­ción administrativa, por ejemplo de una sanción de tráfico, y no está de acuerdo con esta resolución porque, según él, no se ajusta a la ley, utiliza el recurso para comunicar a la Administración sus discrepancias y pide la revisión o anula­ción de la misma.

La solicitud o instancia

Este escrito se utiliza para hacer una solicitud a alguna autoridad. También pueden establecerse formularios para estos documentos; así, por ejemplo, la solicitud del certificado de penales se hace en impresos especiales, en los que basta con rellenar los datos personales exigidos y la finalidad a la que se va a destinar el documento.

Pero normalmente las peticiones son personales y obedecen a motivos y hechos específicos; en tales casos la instancia ha de redactarse íntegra, y suele constar de estas partes:

a) Tratamiento que corresponda al destinatario en abreviatura (antes se han mencionado las más usuales).

b) Datos del solicitante: nombre y apellidos (con mayúsculas), edad, domicilio, profesión, ... (todos aquellos que interesen, según el objeto de la instancia). Se debe terminar con alguna fórmula semejante a esta: a V. I. (o el tratamiento apropiado) con el debido respeto.

c) Exposición. Se acostumbra a comenzar con la palabra EXPONE, con mayúsculas, destacada o no en el margen, seguida de dos puntos. A continuación se refiere la situación del solicitante en relación con el asunto; se comienza por el término que, y se ha de hacer con claridad y brevedad. Cuando se aduzcan varios motivos en los que se base la petición, se pondrá punto y coma al final de cada uno, y se empieza el siguiente también por que y en línea aparte.

d) Petición. Debe comenzar por alguna palabra con tal sentido (SUPLICA, SOLICITA, etc.), con mayúsculas y colocada de igual forma que EXPONE. La utilización de la tercera persona es señal de cortesía y respeto, y ha de ponerse especial cuidado en seguir utilizando la tercera persona y no la primera.

e) La instancia suele terminar con alguna fórmula de cortesía, como Dios guarde a ... muchos años.

f) Fecha y firma.

g) En la parte inferior del documento, y sin dejar apenas margen a la izquierda, se escribe el pie de la instancia, es decir el título o cargo de la autoridad a la que va dirigida y la localidad.

Es el texto empleado para hacer una petición formal a algún organismo públi­co; por tanto suele hacerse de modo impersonal, de manera clara y precisa y, en al­gunos casos, con ciertas fórmulas de tratamiento: (Excmo., limo....) siguiendo este modelo:

ExcmoVa. Sr/Sra..........................(tratamiento y destinatario a quien se dirige la solicitud) D./D.ª...................., con DNI n.°.......................(datos personales y señas del solicitante) Expone: ..........................(se añaden los motivos de la petición)................................................ De acuerdo con lo anterior, Solicita: ........................(se expresa la petición concreta).......................................................... A esta solicitud acompañan los siguientes documentos: 1 ............................................................................................................................. 2 ............................................................................................................................. 3 ............................................................................................................................. (aquí se enumeran los documentos adjuntos con que el solicitante acompaña su ins­tancia) A efectos de notificación, el interesado señala como medio preferente......(se indi­ca el modo de notificación que espera: carta, fax, teléfono...) y como lugar de noti­ficación ................................................................(se indica la dirección particular o profesional) En................(lugar)................, a.............(fecha de la solicitud) Firma

TEXTO 1