112. Принцип формування справ, вимоги, що до них ставляться.

Складання номенклатури справ

Номенклатура справ є обов’язковим для кожної установи інформаційним довідником, який складається з метою:

- створення єдиної системи формування справ,

- забезпечення їх обліку,

-  швидкого пошуку документів за змістом і видом,

-  відбору для включення до складу Національного архівного фонду.

Перша вимога до номенклатури - охоплення всього обсягу документів структурного підрозділу. Необхідно врахувати всю внутрішню документацію, а також ту, що одержана ззовні.

Не підлягають включенню в номенклатуру друковані видання, довідники (у тому числі телефонні), брошури, інформаційні листи, реферативні журнали, експрес-інформації тощо.

Не слід механічно переносити зі старої номенклатури, а також примірної або типової номенклатури справ найменування справ, що фактично не заводяться. Якщо номенклатура складається на підставі примірної або типової номенклатур справ, то деякі справи, передбачені в них, можуть бути розділені на дві чи три справи, що звичайно обумовлено специфікою роботи чи пов’язано з обсягом документації, що утворюється, за тими чи іншими питаннями.

При складанні номенклатури справ використовують положення і статути про установу, організацію, підприємство та їх структурні підрозділи, плани, звіти про роботу, штатні розписи, діючі переліки документів із термінами зберігання, класифікатори, номенклатури справ за минулі роки, описи справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання.

Робота зі складання номенклатури повинна бути довершена не пізніше грудня поточного року, щоб з 1 січня її можна було ввести в дію.

Номенклатура справ включає такі графи:

Перша графа - індекс справи. Кожна справа, включена до номенклатури, повинна мати умовне позначення арабськими цифрами - індекс.

Індекс справи складається з індексу структурного підрозділу за штатним розписом чи класифікатором структурних підрозділів і порядкового номера справи в межах підрозділу. Наприклад, 03-12 означає, що 03 - це індекс структурного підрозділу (наприклад – юридичний відділ), 12 - порядковий номер справи за номенклатурою в межах структурного підрозділу.  

Друга графа - заголовок справи (тому, частини). Після виконання документів вони групуються в справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів у справах.

Основною частиною заголовка справи є виклад питання (предмет), з якого вона заводиться. Деякі частини заголовка, наприклад, авторство, кореспонденти, питання, уточнюються.

Заголовки в номенклатурі повинні бути короткими, чіткими, гранично короткими і правильно відображати інформацію, що міститься в справі. На початку заголовка вказується назва виду справи (листування, журнал, книга) або різновиду документів (накази, протоколи, акти, довідки). Потім зміст заголовка уточнюється даними щодо питання (про що документи справи), авторства, кореспондента, періоду, за який відкладаються документи, наприкінці зазначається копійність документів справи.

Приклад: «Накази директора (начальника)  з основної діяльності за 2017рік (копії)». Варто пам’ятати, що в одну справу можуть бути підшиті документи тільки з одного питання і з одним строком зберігання.

У заголовках справ, що містять документи з одного питання,але не пов’язаних послідовністю ведення діловодства, вживається термін «документи», а після нього в дужках наводяться основні види документів справи. Приклади: 1. «Документи (доповідні записки, звіти, довідки, розрахунки) щодо стану забезпечення охорони власності підприємства».

Термін «документи» вживається також у заголовках справ, що містять документи-додатки до будь-якого законодавчого, нормативного чи розпорядного акта. Приклад: «Документи до протоколів засідань комісії з аналізу і зменшенню непродуктивних витрат» за 2017рік».         

Особливу увагу варто приділити формулюванню заголовків справ з листуванням. У заголовках справ з листуванням обов’язково вказується кореспондент, і з якого питання воно ведеться.

 Як правило,

- першою розміщується група справ, що включає документи вищих органів (укази, постанови, накази, доручення);

- далі група організаційно-розпорядної документації самої установи (статути, положення, накази, розпорядження, рішення колегіальних органів);

- потім організаційні документи, що відносяться до діяльності окремих підрозділів, служб (положення про відділ, посадові інструкції);

- далі - планово-звітна документація і листування,

- наприкінці - обліково-довідкові види документів (книги, журнали, картотеки).

В середині кожної з цих груп документи розміщуються за ступенем їх важливості. На початку вказуються заголовки справ постійного зберігання, потім довгострокового, і наприкінці тимчасового строку зберігання. В планово-звітній групі також іде розташування заголовків за ступенем їх важливості.

Третя графа - кількість справ,томів, частин. Ця графа заповнюється наприкінці року.

Четверта графа - строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком. У цій графі вказуються строки зберігання документів на підставі «Переліку типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів», а також відомчих переліків документів із зазначенням строків їх зберігання.

В залежності від практичної і наукової цінності документів визначається і термін їх зберігання - постійний (вічний), довгостроковий (понад 10 років), тимчасовий (до 10 років).

Для документів, не передбачених діючими переліками, строки зберігання визначаються на підставі їх вивчення ЕК установи, яка погоджує ці строки з ЕПК відповідного державного архіву.

Для справ, сформованих із копій документів, встановлюється строк зберігання "доки не мине потреба" незалежно від строку зберігання оригіналів документів (у тому числі і для документів постійного строку зберігання).

У кінці року особою, відповідальною за діловодство в структурному підрозділі, до номенклатури справ складається підсумковий запис про кількість і категорії справ, фактично заведених за рік (додаток 1).

П’ята графа - примітка. У цій графі номенклатури робляться позначки про перехідні справи, про заведення і внесення нових справ, про посадових осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ в архів організації чи інші установи для їх продовження.