Тема 12. Контроль за деятельностью организаций сервиса и туризма

1.Понятие контроля

В процессе управления страной, отраслью, регионом, пред­приятием или отдельным структурным подразделением возни­кает множество не предусмотренных процедурой управления ситуаций и неопределенностей. В самом общем виде контроль можно определить как процесс соизмерения (сопоставления) фактически достигнутых результатов с запланированными.

Контроль — процесс обеспечения достижения организаци­ей своих целей, который заключается в сопоставлении факти­ческого состояния фирмы с определенными критериями. Конт­роль призван обеспечить правильную оценку реальной ситуа­ции и тем самым создать предпосылки для внесения корректив в запланированные показатели развития как отдельных подраз­делений, так и всей фирмы.

Без данной функции управления не могут быть организова­ны все другие функции: планирование, организация и мотива­ция.

Контроль в управлении объективно необходим для успеш­ного функционирования системы, так как его отсутствие приво­дит к самым непредвиденным социально-экономическим послед­ствиям.

Контроль входит в обязанности руководителя любого уров­ня. Правильная организация контроля очень важна и во многом завивисит от искусства менеджера. Он должен быть достаточно требователен, чтобы подчиненные всегда чувствовали ответствен­ность за свои действия и решения. В то же время по-настояще­му умный менеджер знает, что непрерывно контролировать своих подчиненных вредно — это мешает их самостоятельности, и они начинают верить, что без менеджера действительно не могут сделать ни шагу.

2. Виды контроля

Устранение возникающих ситуаций во многом зависит от системы контроля. Именно она дает основание судить о правильности принятого руководством решения по конкретной проблеме. И насколько необходима была корректировка ранее при­нятого решения.

Деятельность руководителей прежде всего направлена на то, чтобы предупредить возникновение возможных неопределенностей и критических ситуаций. Поэтому успех системы контроля зависит от правильности выбранного направления деятельности и предприятия, наиболее предпочтительного для достижения поставленной цели.

Для эффективного контроля в структурном подразделении разрабатываются свои системы контроля применительно к целям и задачам, решаемым предприятием с учетом специфики его функционирования. Система контроля управления производством на предприятии разрабатывается таким образом, чтобы обеспечить оптимальный ритм производства продукции, ее сбыта, правильного формирования запасов сырья, готовых изделий, незавершенного производства.

Однако контроль затрагивает не только производственный процесс, но всю многообразную деятельность предприятия:

— информационную систему, включающую в себя создание вычислительного сектора или сети персональных компь­ютеров, программное обеспечение;

— финансы и бухгалтерский учет (дебиторы, кредиторы, учет основных средств производства, налоги, страховка, пра­вовые вопросы и т.д.);

— внутренние расчеты по предприятию (расчет расходов и стоимость, выручка, рентабельность, анализ отклонений);

— планирование и доклады (бюджет, отчеты, статистика, капитальные вложения, анализ отклонений, контроль плановых целей и их результатов).

Систему контроля за принятым решением можно подразде­лить на несколько видов контроля:

— предварительный;

— текущий;

— заключительный;

— с обратной связью;

— по стандартам;

— по показателям результативности;

— по показателям допустимых отклонений.

Система контроля не может функционировать изолирован­но, она прежде всего направлена на выполнение конкретных функций управления (планирование, производство, маркетин­говая деятельность) и должна предусматривать интеграцию всех видов контроля.

• В соответствии с указанным выше делением системы конт­роля на отдельные виды, направленность и целесообразность проведения предварительного контроля продиктована следу­ющими обстоятельствами:

Основными функциями предварительного контроля можно считать разработку процедур и правил поведения работников процессе реализации принятых планов. Обязательное выполнение этих правил — условие для всех работников при осуществлении контроля во всех областях деятельности по управлению материально-сырьевыми, финансовыми ресурсами и живым трудом.

Предварительный контроль в управлении живым трудом (людьми) состоит в анализе деловых качеств работников, их про­фессионально-квалификационных качеств, необходимых для вы­полнения конкретных функциональных обязанностей.

Предварительный контроль в области управления мате­риально-сырьевыми ресурсами предусматривает предварительный входной контроль всех материально-сырьевых ресурсов, поступающих на предприятие для производственной деятель­ности как внутри страны, так и за рубежом по действующим стандартам.

Предварительный контроль в области финансовых ресурсов осуществляется путем анализа финансового состояния через бюд­жет, который предусматривает предельные ассигнования по ста­тьям затрат.

• Текущий контроль осуществляется в процессе производ­ственно-хозяйственной деятельности по всей цепи иерархии управления и направлен на предупреждение возможных откло­нений в производственном процессе и возможных трудностей.

• В системе контроля важное место занимает система обрат­ной связи, которая позволяет менеджерам всех уровней управ­ления своевременно выявить непредвиденные ситуации и кор­ректировать свои действия, чтобы максимально избежать нежелательные отклонения.

По мнению М. Мескона, все системы контроля обратной связи состоят из 5 главных элементов:

— имеют цели;

— используют внешние ресурсы;

— преобразуют внешние ресурсы для внутреннего исполь­зования;

— следят за значительными отклонениями от намеченных целей;

— корректируют эти отклонения.

• Заключительный контроль, в отличие от текущего, при­меняется по результатам производственной деятельности, ког­да продукция уже изготовлена и нужно только сравнить полу­ченные результаты с требуемыми.