Динамика организации
Форма динамического существования системы – это процесс, то есть единое последовательное и качественно определенное движение системы. Формирование организованных, внутренне упорядоченных процессов называется процессуализацией или динамической организацией. Для живых систем динамическая организация имеет абсолютное значение. Сама жизнедеятельность систем является организованным процессом и осуществляется в границах гомеостазиса. Жизнедеятельность связана с внешней средой. Внешняя среда зачастую подавляет жизнедеятельность.
Существуют различные виды процессов – это:
-интеграция, то есть образование системы путем объединения нескольких самостоятельных систем;
-дезинтеграция, то есть разделение более крупной системы на мелкие;
-трансформация, когда система переходит в другую систему на качественно новый уровень.
Жизненный цикл организации зависит от поведения системы. Поведение системы – это совокупность внешних и внутренних действий системы, устанавливающих форму ее существования в открытой среде и ориентированных на реализацию ее целей, поэтому существует классификация по видам процессов в зависимости от условий. Существует всего девять видов различных процессов; соответственно подразделяются девять групп условий осуществления процессов.
Таблица 1- Классификация процессов по поведению
№ |
Виды процессов
|
Условия осуществления процесса |
Пример |
1 |
Активное использование условий внешней среды |
Внешняя среда благоприятствует лучшей реализации целей системы |
академия дает студенту необходимые знания и умения |
2 |
Приспособление системы к внешней среде |
Несоответствие между состоянием внешней среды, состоянием внутренней среды и целями системы Высокая зависимость системы от факторов внешней среды Неспособность системы оказать существенное воздействие на состояние внешней среды |
студент вынужден подстраиваться под расписание занятий |
3 |
Активное изменение внешней среды |
Несоответствие между состоянием внешней, внутренней среды и целями системы Высокая зависимость системы от факторов внешней среды Способность системы оказывать существенное воздействие на состояние внешней среды |
студенты могут высказывать предложения об изменении структуры обучения, например, увеличение длительности большого перерыва |
4 |
Изоляция системы от влияния внешней среды |
Внешняя среда неблагоприятна для реализации целей системы Зависимость системы от факторов внешней среды ослаблена Изоляция системы от влияния внешней среды возможна |
студент заболел и вынужден заниматься дома |
5 |
Подавление влияния внешней среды |
Внешняя среда неблагоприятна для реализации целей системы Изоляция от влияния внешней среды невозможна, но система имеет внутренние возможности противодействовать влиянию внешних факторов |
студент занимается с репетиторами |
6 |
Взаимосогласование целевой ориентации и параметров системы с параметрами внешней среды |
Несоответствие между состоянием внешней среды, внутренней среды и целями системы Невозможность преодоления несоответствия за счет изменения только внешней или внутренней среды Высокая зависимость системы от факторов внешней среды |
сюда можно отнести заседания и конференции, которые включают диалог студентов с руководством академии |
7 |
Переход системы в другую внешнюю среду |
Несоответствие между состоянием внешней среды, внутренней среды и целями системы Невозможность преодоления несоответствия Высокая зависимость системы от факторов внешней среды Невозможность изоляции от влияния внешней среды |
окончание академии и поступление на работу |
8 |
Процессы индифферентные к состоянию внешней среды |
Слабая зависимость системы от факторов внешней среды |
дистанционное обучение |
9 |
Изменение внутренней среды |
Несоответствие между состоянием внутренней среды и целями системы |
например, если человеку, для того, чтобы закрепиться на работе, необходимо пройти курсы повышения квалификации |
Кроме того, выделяют общие принципы динамики организаций или принципы процессуализации:
-Направленность.
Организационные процессы должны осуществляться в каком-то одном определенном направлении. Однонаправленность предполагает взаимосогласованность и единство всей совокупности целевых ориентиров процесса. Общее направление процесса определяется целями субъекта, управляющего процессом. Одно направление предполагает еще более узкие частные направления, например, общее повышение конкурентоспособности фирмы делится на несколько направлений (направление на достижение технического превосходства, снижение затрат, совершенствование сбыта продукции и т.д.). Важно, чтобы не возникало противоречий между этими направлениями, что может привести к разнонаправленности процессов. Разнонаправленные процессы трудно реализуются и нерациональны. Преодолеть разнонаправленность процесса можно, только установив единый вектор целевой ориентации, обеспечив взаимосогласование целей и ориентирующих воздействий.
-Прямоточность
Прямоточный процесс – это процесс, ведущий к намеченной цели по кратчайшему пути. Все отклонения от прямого пути к цели должны быть сведены к минимуму. Необходимо исключить излишние возвратные движения в циклах, должны быть сведены к минимуму возвраты к предыдущим стадиям, отклонения в сторону от общего направленного движения к цели, не нужно вводить переходные периоды там, где это не требуется, или растягивать эти переходные периоды и т.д. Предполагается высокий уровень управляемости процесса, что можно обеспечить на основе четко разработанной процедуры.
-Результативность.
Реализация процесса должна обеспечивать получение результата соответственно цели. Результат имеет количественную и качественную характеристики и должен быть положительным для субъекта. Правильная ориентация процесса является необходимым условием получения положительных результатов. Ориентиры должны быть реально достижимыми и соответствовать конкретной ситуации. Область формирования результата – это состояние системы и систем, взаимодействующих с ней, и состояния самого процесса. Результативен и сам переход в новое состояние и поддержание нового состояния, например повышение, усиление, рост продаж; снижение затрат и т.д. Результативность обеспечивается целенаправленно или спонтанно. Чем менее закономерен процесс, тем большую роль в обеспечении его результата играют факторы нецеленаправленного действия, и результат становится менее управляемым. Например, если продукция прошла все стадии производства, но оказалась нереализованной, то производственная задача не решена, окончательный результат не получен, а промежуточные результаты оказались бесполезны
-Эффективность
Организационные процессы должны быть эффективными, то есть должны обеспечивать получение наилучшего результата на единицу затрат соответствующих ресурсов. Только достаточно эффективный процесс является целесообразным. Вопрос об эффективности – это вопрос о затратах ресурсов. Ресурсы могут быть материальные, технические, энергетические, информационные, временные и т.д. Эффективными должны быть любые процессы, осуществляемые живыми системами. Рост эффективности может быть обеспечен повышением уровня закономерности, управляемости процесса, их четкой и целенаправленной ориентированностью, сокращением длительности цикла и повышением уровня прямоточности, а также совершенствованием конкретного механизма реализации.
-Восприимчивость
Организационный процесс должен обладать выраженной способностью воспринимать те воздействия, которые осуществляет действующий на него субъект. Восприимчивость процесса к целенаправленным воздействиям необходима для того, чтобы обеспечить его управляемость. Воздействуя как-то на восприимчивый процесс, субъект управления может получить требуемые изменения процесса. Неуправляемые процессы либо не восприимчивы, либо восприимчивы к таким воздействиям, которые субъект управления осуществить не может. Обеспечение восприимчивость процессов к целенаправленным воздействиям может идти в 2-х направлениях:
а) формирование процессов, соответствующих возможностям;
б) повышение возможностей субъекта управления воздействия на процессы, например, использование ЭВМ.
-Информативность
Целенаправленность возможна только к информативным процессам, то есть процессам, обладающим, несущим в себе информацию, необходимую для управления, причем в форме, доступной для восприятия субъектам управления. Процессы без информативности неуправляемы. Если менеджер обладает информацией, то он может:
а) определять закономерности осуществления процесса и выявлять его тенденции;
б) устанавливать зависимость качественных характеристик и количественных параметров процесса в зависимости от факторов внешней и внутренней среды;
в) устанавливать цикличность процесса и выявлять основные его стадии;
оценивать рациональность процесса с точки зрения достижения намеченных целей и решения поставленных задач;
г) замечать отклонения от установленных ориентиров, процедур, возникающих в процессе.
Поэтому возможно: добиться четкой направленной ориентации процесса; сформировать рациональную систему реализации процесса; получить максимальный результат и эффективность; своевременнее корректировать процесс при изменении ситуации.
-Надежность
Нужна высокая степень надежности процессов:
Во-первых, гарантированным должно быть само осуществление процесса, как такового. Процесс должен быть организован таким образом, чтобы он, при любых условиях, не прекращался. Непрерывные процессы должны быть гарантированы и от временных разрывов. Во-вторых, процесс должен осуществляться именно в тех качественно определенных формах, которые установлены субъектом управления, а параметры процесса не должны выходить за пределы допустимых отклонений, иначе процесс будет нарушать равновесие системы и препятствовать реализации целей. В-третьих, процесс должен гарантированно давать именно те результаты, которые нужны. Результат может быть иным, но тоже полезным, но это воля случая.
-Оперативность
Процесс должен осуществляться вовремя. В ходе реализации не должно быть излишних перерывов и процесс должен осуществляться со скоростью, позволяющей закончить его вовремя.
Оперативность осуществляется и обеспечивается:
а) ясностью целевых ориентиров и реальностью задач;
б) полным и своевременным информированием субъекта о состоянии системы, о ходе самого процесса, о состоянии внешней среды;
в) достаточной гибкостью процесса, позволяющей адаптироваться к изменяющейся ситуации;
г) регламентированием процесса и разработкой процедур;
д) осуществлением параллельного выполнения отдельных частей процесса;
е) четким контролем за процессом со стороны субъекта управления;
ж) наличием ресурсов, достаточных для обеспечения необходимой скорости и соответствующего режима реализации процесса.
-Гибкость
Организационный процесс должен обладать способностью к оперативным изменениям в ходе своего осуществления, т.е. должен быть гибким. Выделяют гибкость 2-х видов:
Гибкость ориентации предполагает:
а) способность процесса менять приоритеты и отдельные частные цели при сохранении главных целей;
б) могут пересматриваться поставленные задачи;
в) корректируются состав и содержание выполняемых функций;
г) изменяется направленность процесса в случае отклонения от поставленных ориентиров.
Гибкость реализации процесса предполагает изменение форм и способов реализации процесса, изменение состава и последовательности стадий и даже изменение параметров процесса (длительность, интервалы, скорость, интенсивность и т.д.) Гибкость в целом позволяет обеспечивать:
а) возможность действия механизма саморегуляции;
б) согласованность между отдельными стадиями процесса;
в) адаптацию процесса к изменяющимся условиям;
г) большую надежность процесса.
-Параллельность
Параллельность – это одновременное осуществление отдельных частей общего процесса.
2 схемы параллельности:
Сходящиеся, т.е. когда совокупность параллельных процессов переходит в конвергенцию, т.е. единый процесс.
Расходящаяся (дивергенция) – сначала идут расходящиеся процессы, а затем они сходятся.
Типы параллельных процессов:
А) Процессы разных фаз жизненного цикла организации (функционирование и развитие; функционирование и спад, развитие и рост и т.д.).
Б) Процессы, относящиеся к разным типам поведения системы (активное использование внешней среды и в тоже время процессы изоляции).
В) Процессы, относящиеся к разным сферам деятельности (технологический процесс всегда идет параллельно с организационным и управляющим процессом).
Г) Процессы, различающиеся по значимости и уровню приоритета (основные и вспомогательные процессы могут выполняться параллельно).
Для всех живых систем параллельность процессов неизбежна, например, у организма много функций, и они выполняются одновременно. На разных уровнях жизнедеятельности параллельность позволяет обеспечить оперативность процессов, рост их эффективности и более быстрое достижение цели. Условия для повышения уровня параллельности: скоординированность стадий процессов, действий отдельных лиц, групп, подразделений и т.д.; необходима информативность, восприимчивость и гибкость процессов, позволяющая их корректировать; необходимо ресурсное обеспечение; пропорциональность параметров; возможность согласованного функционирования параллельных линий.
-Ритмичность
Ритмичность характеризует равномерное осуществление процесса. Она предполагает четкое соответствие между длительностью той или иной стадии процесса и происходящими изменениями. Ритмичность имеет следующие виды: ритмичность функционирования с равномерной скоростью процесса; ритмичность роста с равномерным ускорением процесса; ритмичность спада с равномерным замедлением процесса, с замедлением роста.
Виды ритмичности в зависимости от сферы изменений: ритмичность формирования результатов; ритмичность расходования ресурсов; ритмичность изменения параметров процесса; ритмичность изменения состояния системы; ритмичность воспроизводства процессов через определенные промежутки времени.
В циклических процессах есть особенности, существует 2 типа ритмичности: ритмичность циклического процесса в целом; ритмичность в рамках отдельного цикла.
Чтобы повысить ритмичность процессов нужно: формировать циклические процессы; разрабатывать четкие процедуры равномерности процессов; устанавливать оптимальные параметры процессов, исключающие резкие колебания скорости и интенсивности; необходимо формирование механизма корректировки параметров в случае их отклонения от ритма.
-Синхронность
Синхронность – обеспечение четкого временного соответствия между отдельными составными частями процесса.
Виды синхронизации:
Стыковка последовательных процессов, т.е. когда завершается одна фаза, тут же начинается другая.
Установление временного периода между последовательными процессами.
Обеспечение одновременности параллельных процессов, то есть их начала, окончания, времени перерывов и т.д.
Установление временного сдвига между периодами реализации параллельных событий
Синхронизация позволяет обеспечивать: возможность функционирования сложных систем; возможность формирования линий параллельных процессов; большую упорядоченность и управляемость процесса; уменьшение потерь, связанных с несогласованностью фаз и параллельных линий процессов; большую оперативность, результативность и эффективность [1; 3; 7; 11].
Для построения статических и динамических систем необходимо также учитывать принципы, позволяющие рационализировать системы, т. е. принципы рационализации.