4.2. Формування організаційної структури управління підприємством

4.2.1. Сутність організаційної структури, їїроль та складові елементи

Ефективність діяльності підприємства багато в чому залежить від його організаційної структури, принципів її побудови та постійного удосконалення.

Під організаційною структурою управління підприємства розуміють характер і порядок відносин і зв'язків між формально відокремленими підрозділами і рівнями управління. Тому характерними рисами організаційної структури управління є сукупність підрозділів, окремих посадових осіб і взаємозв'язки між ними, що

134

„никають у результаті виконання завдань для досягнення цілей під-

мства. Основними структурними підрозділами можуть бути від-

ї секції, групи. Вони відрізняються кількістю працівників і обся-

виконуваних управлінських функцій. Створення того чи іншого

підрозділу залежить від обсягів робіт, необхідних для виконання

завдань на підприємстві.

Основними складовими елементами організаційної структури управління підприємством є:

• кількість і види ланок управління на його кожному рівні;

• взаємне розміщення, зв'язки і підпорядкованість цих ланок;

• завдання, права, обов'язки, повноваження і відповідальність кожної ланки в межах виконання загальних часткових (спеціальних) функцій управління;

• ступінь централізації та децентралізації функцій управління;

• чисельність і професійно-кваліфікацІйний склад персоналу.

Слід мати на увазі, що всі середні і великі підприємства мають створювати організаційні структури управління. Винятком може бути тільки невелике підприємство де його власник (найчастіше з загальною чисельністю працюючих до 8-Ю чол.) здатний самостійно вирішувати всі питання і не потребує допомоги інших працівників.

Необхідність формування організаційних структур зумовлено процесом розподілу праці на підприємстві та здійснення процесу управління І реалізації визначних функцій.

Крім цього, за допомогою організаційної структури управління, упорядковуються діяльність в апараті управління, раціонально розподіляються повноваження і відповідальність, забезпечується погодженість дій керівників усіх рівнів управління.

4.2.2. Сучасні підходи до формування і розвитку організаційних структур управління підприємствами в умовах ринкової економіки

В основу формування оргструктур новостворених і діючих підприємств необхідно покласти їх орієнтацію на ринкові відносини і різноманітність форм власності.

Організаційна структура підприємства в сучасних умовах повинна забезпечувати вирішення цілого ряду принципово нових для Діяльності підприємства завдань:

135

• отримання надійної, достовірної інформації про ринок - структуру І динаміку попиту, смаків і побажань споживачів, тобто інформації про зовнішні умови функціонування підприємства;

• орієнтація підприємства при виборі номенклатури продукції, надання послуг споживачам, на можливості забезпечення вироб ничого циклу матеріальними ресурсами;

• раціональний добір і розстановка кадрів;

.

• успішне вирішення соціальної програми;

• забезпечення виробництва всіма елементами виробничого та торговельно-технологїчного процесу;

• створення такого асортименту товарів та послуг, який відповідає вимогам ринку краще, ніж товар чи послуга конкурента, задовольняючи попит, вирішує "проблему споживача";

• реалізація своєї продукції і досягнення фінансового благополуччя;

• прогнозна оцінка прибутку підприємства і її розподіл;

• необхідний вплив на споживача, попит І ринок, що забезпечує максимально можливий контроль над сферою реалізації.

Сучасна організаційна структура управління підприємством повинна відповідати таким вимогам (рис. 76).

З метою своєчасного виявлення резервів підвищення ефективності діючих організаційних структур управління підприємствами в сучасних умовах господарювання необхідно систематично здійснювати аналіз функціонування всіх елементів структури підприємства. Особливу увагу слід звертати на рівень підтримання постійних прямих і зворотних зв'язків між ланками управління, чітке виконання кожною Із них визначених поточних завдань, забезпечення необхідними ресурсами для досягнення поставлених цілей. В разі виявлення суттєвого відхилення окремих ланок від поставлених цілей необхідно оперативно вносити відповідні зміни (коригування) в побудову структури управління. Ці завдання мають виконувати керівники та їх заступники вищої ланки управління підприємством.

ВИМОГИ \	г> > > > > > >	Відповідність поставленій цілі і завдання підприємства
		Охоплення всіх функцій менеджменту
		Чіткий розподіл функцій і обсягу управлінських робіт за рівнями управління
		Раціональне поєднання централізації і децентралізації кожної функції
		Гнучкість відповідно до цілей, що змінюються і умов господарювання
		Оптимізація числа підлеглих у одного керівника
		Наявність для кожного рівня і ланки управління системи організації робіт, інструкцій, нормативів і норм для виконання функцій
ОСНОВНІ	> +• * -> > ->	Мінімально необхідне число ієрархічних ступенів (рівнів управління)
		Відповідність якостей управлінського персоналу функціям, що ними виконуються
		Інноваційне спрямування на розвиток структури
		Кожному рівню управління має бути надано права і обов'язки приймати відповідні рішення
		Між усіма структурними підрозділами І посадовими особами мають бути чітко розмежовані повноваження і коло відповідальності. Але це розмежування не повинно стримувати ініціативу ланок управління
		Відповідальність кожної посадової особи будь-якого рівня має відповідати її правам приймати рішення, за яке вона відповідає, а обсяг управлінських функцій - чисельності штату, на який покладено їхнє виконання

Рис. 76. Основні вимоги до формування сучасних організаційних структур управління

136

137

4.2.3. Побудова організаційних структур управління підприємствами

Побудова організаційних структур управління підприємством і організація робіт щодо їхнього вдосконалення передбачає використання відповідних методів.

Вибір методу розробки організаційних структур залежить від певних факторів - рівня кваліфікації розробників, завдань, організаційного проектування тощо.

В сучасних умовах розвитку прогресивних Інформаційних технологій, оперативного висвітлення кращого досвіду управління вітчизняними і зарубіжними підприємствами, найбільшого поширення набули методи аналогій і порівнянь та метод експертних оцінок. Більш ефективні методи, наприклад, організаційне моделювання, практично до останнього часу не застосовувались.

Формування організаційних структур управління підприємствами звичайно поділяють на три послідовні етапи організаційного проектування - аналітичний (вивчення структури, що вдосконалюється); проектний (розробка проекту нової структури) і організаційний (впровадження).

До проектних робіт з формування організаційної структури управління належать:

• визначення завдань проектування або вдосконалення її;

• вибір методів проектування;

• вибір типу організаційної структури управління;

• визначення параметрів (кількість рівнів управління і чисельності працівників, які підпорядковуються тому чи іншому менеджеру);

• кількість структурних підрозділів апарату управління;

• визначення функціональних зв'язків між підрозділами;

• розробка положень про підрозділи;

• розробка посадових інструкцій працівників.

Висхідною інформацією для побудови організаційної структури управління будь-якого підприємства є загальна чисельність персоналу (штатний розклад) та його структура, що затверджується власником (власниками) підприємства (його вищими органами управління), якщо інше не передбачено установчими документами, і фіксується в штатному розкладі.

Організаційна структура управління підприємством закріплюється в організаційних схемах (органіграмах) і розроблених положеннях про структурні підрозділи (відділи, служби).

138

розробка положень про підрозділи (відділи, служби) здійснюся -_т-_х менеджерами та затверджуються наказом власника (керівником) підприємства. В положеннях про підрозділи мають бути такі відомості: найменування підрозділу, його місце в системі управління підприємством, мета, завдання, кому підпорядкований підрозділ, порядок призначення (звільнення) менеджера підрозділу, структура підрозділу та характер його взаємозв'язків з іншими підрозділами (службами), права, відповідальність підрозділу, його реорганізація, ліквідація та ін.

На основі положень про структурні підрозділи, кваліфікаційних характеристик спеціалістів, розробляються їх посадові інструкції. Посадові інструкції розробляються керівником підприємства (менеджерами структурних підрозділів) і затверджуються наказом керівника підприємства. В посадових інструкціях містяться такі відомості: 1) кваліфікаційні вимоги до знань і вмінь спеціаліста, рівень освіти, стаж, його підпорядкування, призначення і звільнення; 2) чіткий, детальний перелік функцій; 3) основи взаємодії спеціаліста з іншими підрозділами (спеціалістами); 4) чітко сформульовані права і відповідальність; 5) оцінка діяльності і стимулювання спеціаліста (чітко визначені критерії оцінки виконання працівником своїх службових обов'язків, форми стимулювання І показники від яких вони залежать, зокрема досягнення конкретного результату виконання встановленого обсягу робіт, економія ресурсів, ініціатива, своєчасність, безпомилковість та ін.

Правильно розроблені положення про підрозділи та посадові Інструкції спеціалістів забезпечують об'єднання управлінського персоналу в єдину команду для досягнення поставлених цілей підприємства, сприяють підвищенню ефективності праці персоналу, укріпленню всіх видів дисципліни, оперативного прийняття і реалізації управлінських рішень, попередженню виникнення виробничих деструктивних конфліктів на ґрунті розподілу праці в апараті управління та ін.

Організаційна структура управління має декілька рівнів управління залежно від виду підприємства та його розміру, масштабів діяльності тощо. Так, наприклад у великих універсальних відкритих акціонерних підприємствах невиробничої сфери (торгівлі) можна виділити чотири організаційні рівні. Схематично ієрархію рівнів Управління підприємством наведено на рис. 77.

139

Загальні збори акціонерів

Правління

• Голова правління та його заступники

Менеджери функціональних відділів апарату управління та їх заступники

Менеджери товарних відділів (секцій) та їх заступники

Рис, 77. Організаційні рівні управління великого відкритого акціонерного товариства "Універмаг"

На кожному організаційному рівні знаходяться органи управління та відповідні керівники (менеджери), що виконують визначені функції менеджменту. Так, наприклад до вищого організаційного рівня управління великим відкритим акціонерним товариством у невиробничій сфері (торгівлі) відносяться такі органи управління, як: загальні збори акціонерів (найвищий орган управління); правління (виконавчий орган управління); спостережна рада та ревізійна комісія^ що створюються і діють на підставі законодавства України. Чинним законодавством також визначені і їх основні функції І права. Так, зокрема, до компетенції загальних зборів акціонерів відноситься затвердження статуту підприємства, його завдань, стратегічних цілей тощо.

Правління, як виконавчий орган, забезпечує організацію поточної ефективної діяльності підприємства, виконує рішення зборів акціонерів, спостережної ради, ревізійної комісії; організовує активну взаємодію менеджерів та спеціалістів середніх і нижчих ланок управління та контролює виконання всіма службами завдань і досягнення загальних цілей підприємства, забезпечує прямі та зворотні зв'язки із зовнішнім середовищем підприємства (місцевими державними органами управління, податковими службами, засобами масової інформації, службами захисту прав споживачів, виробниками товарів та сировини, конкурентами та ін.).

Спостережна рада здійснює контроль за діяльністю виконавчого органу (правління), організовує виконання найбільш важливих рішень загальних зборів акціонерів тощо.

ревізійна комісія за дорученням загальних зборів і спостережної ради здійснює перевірку фінансово-господарської діяльності на підприємстві, доповідає періодично зборам акціонерів про результати перевірок та вносить пропозиції щодо вжиття відповідних заходів, спрямованих на поліпшення діяльності підприємства тощо.

Вищі органи управління підприємством та їх керівники , як правило, не беруть безпосередньої участі у виготовленні продукції та її реалізації або наданням послуг споживачам, але їх діяльність здійснює дуже великий вплив на загальну ефективність підприємства та досягнення його цілей.

Щодо функції менеджерів функціональних підрозділів (служб) підприємства та їх заступників (менеджери відділів економіки, техніки, АСУ, маркетингу, персоналу, бухгалтерського обліку і аудиту та ін.), то вони забезпечують реалізацію розроблених органами і керівниками вищого організаційного рівня управління стратегії та цілей діяльності; організовують впровадження пропозицій і відповідних рішень щодо ефективного господарювання; розробляють виробничі поточні завдання і доводять їх до нижчестоячих підрозділів (товарних відділів (секцій), надають їм практичну допомогу у їх виконанні та здійснюють безперервний контроль за їх виконанням; постійно надають необхідну інформацію органам і керівникам вищого організаційного рівня про стан виконання поточних завдань та досягнення загальних цілей діяльності; приймають оперативні рішення в межах своєї компетенції та ін.

Менеджери товариш, відділів (секцій) та їх заступники (наприклад у великих торговельних підприємствах) безпосередньо беруть участь у виробничих процесах, забезпечують контроль за виконанням виробничих, комерційних та інших господарських завдань, відповідають за раціональне використання виділених їм ресурсів, якість обслуговування споживачів продукції, надання послуг та ін.

Щодо організаційних рівнів управління в малих і середніх

їприємствах, то там може бути два і три рівні. Так, наприклад, в

малих колективних підприємствах роздрібної торгівлі, можна виді-

ити тільки два рівні: керівник підприємства -+ загальні збори трудо-

>п> колективу. В середніх колективних підприємствах три рівні:

керівник (менеджер) підрозділу -» керівник підприємства -^ загальні

збори трудового колективу.

Слід мати на увазі, що всі організаційні рівні управління в 'ДЬ-якому підприємстві активно взаємодіють між собою, їх взає-'Дія підпорядкована єдиній меті або сукупності цілей існування підприємства.

140

141