2.3.2. Інформаційна підсистема
Інформаційна підсистема - це основа процесу управління підприємством. Без неї не можна сформувати цілі управління, оцінити ситуацію, визначити проблему, підготувати і прийняти рішення, проконтролювати його виконання.
Інформація (англ. тіогтаїіоп) - є предметом і результатом праці управлінського персоналу, що є сукупністю даних про стан керуючої та керованої системи і зовнішнього середовища.
Одночасно інформація є зв'язуючою ланкою між керуючою та керованою системами а також між зовнішнім середовищем. Вона стає основним предметом і результатом управлінської праці, поступово переходить в категорію товару, набуваючи споживчу вартість.
Ефективне управління підприємством не можливе без достовірної і високої цінності інформації.
До елементів інформаційної підсистеми належать: управлінський персонал (керівники, спеціалісти, службовці), робітники, структура (побудова, форма), методи, технічні засоби зняття, перетворення, передачі даних, носії Інформації, схеми обробки даних, що показують порядок обробки (рис, 48).
Елементи інформаційної підсистеми розподіляються між керуючою І керованою підсистемою таким чином, що один із них повністю відноситься або до керуючої або до керованої системи, а інші розподіляються або можуть розподілятися між ними визначеними частинами. Так, частково до тієї або іншої підсистеми відносяться працівники, що забезпечують функціонування інформаційної підсистеми. В різних співвідношеннях можуть також розподілятися засоби перетворення інформації. Елементи інформаційної підсистеми повністю або частково входять до складу елементів системи управління, елементом останньої є і "продукт" І результат функціонування Інформаційної підсистеми.
Елементи Інформаційної підсистеми підприємства |
|
|
Управлінський персонал |
|
|||
Робітники |
|||
|
|||
|
|||
Структура, методи, технічні засоби зняття, перетворення і передачі інформації |
|||
|
|
||
|
|||
Носії інформації |
|||
|
|||
|
|||
Схеми обробки даних, що показують порядок їх обробки |
|||
|
Рис. 48. Елементи інформаційної підсистеми підприємства
До сукупної Інформації входять не тільки відомості про стан керованої підсистеми і її зовнішнього середовища, але і нормативна інформація, що є вихідною для організації функціонування як керуючої системи в цілому, так і Інформаційної підсистеми зокрема. Тут мається на увазі режими збору, перетворення, використання і зберігання Інформації. Враховуючи те, що інформаційна підсистема підприємства досить складна, тому на практиці виділяються менш складні складові елементи (наприклад, в торговельних підприємствах інформаційна підсистема, що забезпечує управління товарорухом, вивченням попиту на товари, управлінням персоналом, матеріально-технічною базою тощо). Таким чином, для забезпечення ефективного управління керуюча система може поділятися на значну кількість частин, деякі частини Інформаційної підсистеми можуть мати загальні елементи. Так, різні по відношенню до окремих частин керованої підсистеми, інформаційні підсистеми можуть приводитися в дію одними і тими ж управлінськими працівниками. Загальними можуть бути засоби передачі інформації, технічні засоби, порядок її перетворення та Ін.
Основними завданнями інформаційної підсистеми є: 1) координація діяльності щодо збору і обробки фінансових звітів на вищому рівні управління і в підрозділах підприємства з метою підвищення якості і своєчасного надходження фінансової інформації по підприємству в цілому; 2) визначення основних напрямків системи збору, обробки і зберігання первинних відомостей; 3) визначення основних напрямків розвитку технології обробки Інформації; 4) проведення
72
73
багатоваріантних розрахунків в процесі розробки програм планування, маркетингу, контролю, збору і обробки цифрової інформації; 5) розробка програмного забезпечення, створення і використання банків даних; 6) визначення обгрунтованих потреб в технічних засобах (у тому числі комп'ютерної техніки) по підприємству в цілому і в кожному його підрозділі; 7) визначення основних вимог до змісту інформації і її характеру залежно від цілеспрямованості та ін.
Основними функціями інформаційної підсистеми є збір, обробка, передача, зберігання і подання інформації, необхідної для процесу управління, за допомогою якої здійснюються комунікації між керуючою і керованою підсистемою (рис. 49).
Основні функції ^формаційної підсистеми підприємства |
|
|
Збір інформації |
|
|||
Обробка інформації |
|||
|
|||
|
|||
Передача інформації |
|||
|
|
||
|
|||
Зберігання Інформації |
|||
|
|||
|
|||
Подання інформації |
Рис. 49. Основні функції інформаційної підсистеми підприємства
Функціонування торговельних підприємств обумовлює виникнення великого обсягу різноманітної інформації.
Залежно від того, що відображає інформація, її поділяють на економічну, соціальну, науково-технічну. Предметом відображення економічної інформації є стан, процес і результати виробничої, торговельної та іншої діяльності. Економічна інформація відображає всі сторони діяльності підприємства в числовому вираженні - в натуральних, трудових, вартісних та інших показниках.
Науково-технічна інформація відображає різноманітні результати науково-технічних досліджень, які залучаються для вдосконалення управління торговельно-технологічними процесами, впровадження прогресивних форм і методів торгівлі, модернізації та комп'ютеризації процесів управління, проектування торговельного обладнання, підвищення продуктивності праці персоналу тощо.
Використання результатів науково-технічних досліджень в тій чи іншій формі сприяє підвищенню ефективності виробничої, торговельної та іншої діяльності. Соціальна інформація відображає забезпечення підприємства кадрами, їх кваліфікація, вік, просування по службі, перепідготовка, підвищення кваліфікації, плинність тощо.
74
Залежно від місця виникнення та використання інформація поділяється на внутрішню і зовнішню.
До внутрішньої відноситься інформація, яка виникла і використовується тільки на цьому підприємстві (накази про зарахування працівників та їх заохочення, інформація про розподіл функцій між керівниками та їх заступниками, положення про підрозділи підприємства тощо). Інформація, що надійшла на підприємство Із зовнішнього середовища, а також інформація, яка виникає в середині цього підприємства, але направляється в зовнішнє середовище, називається зовнішньою інформацією (постанови уряду про податки на прибуток, що підлягає відрахуванню в бюджет, правила торгівлі, баланс підприємства, що надається державним органам управління та ін.
Для того, щоб своєчасно забезпечити кожний рівень управління підприємством необхідною, достовірною і досить повною інформацією, під час аналізу діючих інформаційних підсистем слід визначити обсяг і склад інформації кожного рівня управління І його окремих ланок, тобто дослідити, з яких питань і якої саме інформації потребують відповідні ланки управління або окремі виконавці.
Враховуючи, що інформаційна підсистема призначена забезпечувати прямі та зворотні зв'язки між ланками апарату управління підприємства І таким чином створювати умови керуючій системі комплексно впливати на керовану підсистему, для цього потрібно розробити детальний перелік інформації для кожної ланки апарату управління, яку вона отримує, від кого, в які терміни, а також направляє іншим підрозділам підприємства.
При визначенні обсягу та структури інформації для кожної ланки апарату управління підприємства слід пам'ятати, що нестача інформаційних ресурсів завжди ускладнює розробку та прийняття правильного рішення, збільшує ступінь ризику, вимагає сучасних економіко-математичних методів для оцінки ситуації, яка склалася на підприємстві для підвищення вірогідності правильного рішення. Як показує досвід управління підприємствами, нехватка інформації часто виникає штучно через монополізацію різноманітних відомостей. Ця монополізація проявляється у двох напрямках: 1) засекречуванні (обгрунтованому і необгрунтованому) частини необхідних відомостей; 2) прагненні окремих посадових осіб або організацій монопольне мати інформацію для підвищення свого соціального і матеріального статусу.
Виходом із цього стану має бути в демократизації Інформаційних процесів, тобто в широкому доступі посадових осіб до Інформації, яка їх цікавить через канали всіх зацікавлених осіб.
75
ЦІННОСТІ.
Достовірність інформації визначається процентом реальних відомостей до загального обсягу інформації. Достовірність має три рівні (рис. 50).
Абсолютний (100 %)
Довірчий (більше 80 %)
Негативний (менше 80 %)
-——— ——•
Рис. 50. Рівні достовірності інформації
Достовірність інформації часто залежить від методики документообігу. Чим менше людей беруть участь у зборі, передачі, і обробці інформації, тим вища її достовірність. Так, про одне і теж явище, ситуацію, проблему, що виникла на підприємстві, можна отримати різну інформацію залежно від методики її збору, обробки та професійного рівня працівника, який виконував цю роботу.
Достовірність залежить від джерела інформації, алгоритму і часу її обробки та проходження. Навіть абсолютно достовірна інформація, що прийшла до інформанта дуже пізно, може виявитися недостовірною, наприклад інформація про курс акцій на біржі. Цінність інформації може характеризуватися зниженням витрат ресурсів (грошей, часу, матеріалів тощо) на прийняття правильного і ефективного рішення. Цінність інформації має чотири рівні (рис. 51).
Нульовий
Середній
Високий
Надвисокий
Рис. 51. Рівні цінності інформації 76
При середньому рівні цінності інформації скорочення рівня витрат або підвищення прибутків становить більше ніж на 10 %.
При високому рівні цінності інформації скорочення рівня витрат становить більше ніж у 2 рази.
При надвисокому рівні цінності інформації скорочення рівня витрат становить більше ніж у 10 разів.
Цінність характеризує інформацію як товар, що має споживчу вартість. Нульову цінність має інформація, що повторює непотрібні для прийняття рішень характеристики. Середній рівень цінності має інформація, що створена спеціалістами, які з різних причин пасивно і нетворчо відносяться до виконання своїх функцій. Високу цінність являють собою імітаційні моделі організації, що дозволяють керівникам правильно передбачати можливі наслідки реалізації різних варіантів рішень. Надвисоку цінність являє собою інформація, що зв'язана з інноваційними технологіями, маркетинговими дослідженнями тощо.
В сучасних умовах діяльності підприємств основними напрямами підвищення ефективності інформаційної підсистеми є:
поліпшення її організаційної структури;
раціоналізація документообігу;
оптимізація складу інформації, необхідної для управління;
розробка уніфікованих максимально інформативних документів;
комплексна автоматизація пошуку, отримання, обробки, передачі І зберігання всіх видів Інформації та ін.