Зустрічі на рівні Дистикту

Кожного року відбуваються 2 важливі зустрічі: Асамблея Ротаракту Дистрикту та Конференція Ротаракту Дистрикту.

Асамблея Ротаракту Дистрикту

Метою Асамблеї Ротаракту Дистрикту є забезпечення навчання обраних на наступний термін членів Дирекцій Ротаракту. Асамблея Ротаракту Дистрикту може відбуватись у будь-який час після виборів. Як правило, ця подія відбувається перед початком Ротарійського року, коли члени Дирекцій приступлять до виконання своїх повноважень. Зустріч планується і організовується Представником Ротаракту в Дистрикті, Головою Ротаракту Дистрикту та відповідними Комітетами.

Участь в Асамблеї Ротаракту Дистрикту приймають всі офіцери Клубів Ротаракт, Дистриктного Комітету Ротаракт, офіцери, відповідальні за Ротаракт в Клубах Ротарі та офіцери, відповідальні за Ротаракт в Дистрикті.

Під час роботи Асамблеї поєднуються загальні засідання та дискусії в малих групах, де проводиться навчання членів Дирекцій Клубів Ротаракт та Голів Комітетів. Асамблея сприяє налагодженню взаєморозуміння між лідерами Ротаракту, зміцненню контактів зі спонсоруючими Клубами Ротарі та Дистриктом. Індивідуальні засідання проводяться з метою обговорення обов’язків членів Дирекції Клубу. Загальні засідання спрямовані на обговорення заходів, які проводяться на рівні Дистрикту. Вони дають можливість обговорити ідеї службового характеру, проблему збільшення та збереження членства. Порядок денний Асамблеї розробляється спільно Представником Ротаракту в Дистрикті та Головою Ротаракту Дистрикту і затверджується Губернатором Дистрикту.

Загальні засідання проводяться Представником Ротаракту в Дистрикті при допомозі Голови Ротаракту Дистрикту. Засідання груп проводяться Ротарактівцями і Ротарійцями, прикріпленими до кожної групи в ролі спеціалістів у певній галузі. Завданням цих Ротарійців є передача необхідної інформації, знань та досвіду в керівництві. Це чудова можливість для Ротарактівців розвивати свої лідерські навики.

Ротарійці та Ротарактівці з Комітету підтримки Ротаракту Дистрикту та Комітету Ротаракту Дистрикту зобов’язані разом працювати над плануванням всіх аспектів зустрічі. Для успішного проведення навчання Представнику Ротаракту в Дистрикті слід порекомендувати Ротарактівцям виступати лідерами дискусійних груп, а також заохочувати відвідування Асамблей членами Ротаракту.

Витрати на проведення Асамблеї можуть покриватись в різний спосіб – Дистриктом, приймаючим Ротарі Клубом та/або Клубом Ротаракт, групами Клубів Ротаракт та/або Ротарі Клубів. Реєстраційний внесок може бути погашений за рахунок спонсорів або оплачений однією чи частково різними формами, приведеними вище. Губернатор Дистрикту мусить затвердити кінцеву фінансову пропозицію на Асамблеї Дистрикту.

Конференція Ротаракту Дистрикту

Конференція Ротаракту Дистриктну надає можливість Ротарактівцям Дистрикту зібратися та відзначити успіхи року. Конференція також надає можливість обмінятись інформацією та ідеями, оцінити завершені проекти та запланувати нові, зміцнити почуття спільноти та дружби.

Всі Ротарактівці Дистрикту запрошуються на Конференцію Дистрикту, так само як і Ротарійці з Комітету підтримки Ротаракту Дистрикту, радники Ротаракту та Губернатор Дистрикту. Конференція Дистрикту відбувається в кінці травня або червні, як правило в географічному центрі Дистрикту, що сприяє легшому та дешевшому доїзду учасників. Час проведення конференції не має співпадати з зустріччю Ротаракту перед Всесвітньою Конвенцією.

Всі аспекти зустрічі плануються Ротарактівцями та Ротарійцями в рамах Комітетів Дистрикту. Діючий і обраний на наступний термін Представник Ротаракту в Дистрикті є відповідальним за координацію зустрічі.

Кошт Конференції покривається різноманітними способами. Як правило Клуби Ротаракт та Фонд Дистрикту покривають витрати, пов’язані із зустрічами, а Ротарактівці оплачують реєстраційний внесок, що включає харчування, дозвілля та поселення у випадку, коли зустріч відбувається довше, ніж один день.

Немає визначених меж для проведення програми, але час слід використати інформативно і корисно. Представник Ротаракту в Дистрикті разом із Комітетом Ротаракту Дистрикту, враховуючи інтереси Ротарактівців Дистрикту розробляють програму, яка стимулює учасників і сприяє налагодженню дружніх відносин в межах Дистрикту.

На пленарних засіданнях надається слово гостям з місцевих державних органів, фірм або громадських організацій, виступи яких будуть інформативними та розширюватимуть кругозір Ротарактівців. У випадку визначення певної теми Конференції (запропонованої Представником Ротаракту в Дистрикті на протязі року - наркотична залежність, заохочення навчання, тощо) варто обрати доповідача, який спеціалізується в обраній галузі. Пленарні засідання надають можливість відзначити музичні, танцювальні та творчі здібності Ротарактівців, відзначити певних Ротарактівців або Клуби, що проявили особливу активність у служінні своїй громаді впродовж року, обрати Представника Ротаракту в Дистрикті на наступний рік, що дає йому можливість цілий рік готуватися та здобувати відповідний досвід.

Дискусійні групи можуть набирати найрізноманітніших форм включаючи: розробку сервісних проектів з залученням фахівців; дискусії стосовно ідеї обмінів; групові обговорення певних дистриктних проблем з доповідями та рекомендаціями груп під час загальних засідань.