Інформаційне засідання

Визначившись з засадами членства, Ви готові провести інформаційне засідання. Воно допоможе організаторам Клубу познайомитися з кандидатами і пояснити, як Ротаракт допоможе їм задовільнити власні інтереси. Ось декілька ідей, які можна використати на цьому засіданні:

Запросіть Ротарійця зі спонсоруючого Ротарі Клубу для привітання і ознайомлення з ідеєю Ротарі

Запросіть Ротарактівця (Представника Ротаракту в Дистрикті або Офіцера Клубу) для пояснення мети, задумів, діяльності Клубу, а також умов відвідування і членства

Попросіть зацікавлених осіб заповнити Анкету члена Ротаракту (ст ..)

Організаційне засідання

Коли перспективні члени виявили інтерес, Ви можете працювати з ними над плануванням діяльності. З метою підтримання ентузіазму, Вам варто призначати засідання не рідше, як раз на два тижні. Занотуйте імена, адреси, та номери телефонів членів Клубу. Завжди наголошуйте на можливості залучення до Клубу друзів ваших Ротарактівців, щоб розширити членство Клубу.

Кількість засідань до офіційного визнання Клубу не є регламентованою. Кожен Клуб розвивається по-своєму. Однак під час організаційної фази Ви повинні звернути увагу на наступні особливості:

Визначте потенційних лідерів Клубу і оберіть Президента, Віце-Президента, Секретаря, Скарбника та Дирекцію. Надайте їм інформацію про обов’язки Офіцерів Клубу, яку Ви можете знайти у розділі 3.

Обговоріть та встановіть розмір щорічного внеску Клубу. Вони як правило коливаються від 5 до 100 доларів США, залежно від виду діяльності Клубу та запланованих заходів Клубу.

Визначте місце і час зустрічей. Зустрічі Клубу відбуваються не рідше, ніж двічі на місяць.

Чартер Клубу Ротаракт

Коли перспективний Клуб Ротаракт згуртував навколо себе достатню кількість членів, йому слід готуватись до подачі документів на офіційну реєстрацію в РІ. Рекомендується, щоб було не менше, ніж 15 чартерних членів. Згідно з “Декларацією про доцільність Ротаракту” (“Rotaract Statement of policy”) перспективний Клуб мусить насамперед прийняти “Типову Конституцію Клубу Ротаракт” та всі поправки до неї. Клуб зобов’язаний дотримуватися встановлених норм, погоджених з “Типовою Конституцією Клубу Ротаракт” та політикою, визначеною РІ. Встановлені засади Клубу Ротаракт підтверджуються спонсоруючим Клубом Ротарі.

Організаційний список Клубу Ротаракт слід заповнити, вказавши всіх чартерних членів, що відвідували щонайменше 60 % зустрічей та заходів Клубу. Організаційний список підписується Президентом спонсоруючого Ротарі Клубу та Губернатором Дистрикту і разом з 20 доларами США має бути надісланий для реєстрації до Світової Штаб-квартири РІ або Сервісного Центру, який обслуговує територію Клубу. В певних випадках оплата може бути здійснена в місцевій валюті через фінансового агента РІ в даному регіоні.

В результаті реєстрації Клубу Ротаракт, спонсоруючий Ротарі Клуб отримає свідоцтво, що буде вручено новоствореному Клубу Ротаракт. Надсилаються також супроводжуючі матеріали, включно з Світовим Довідником Ротаракту та інформацією про ресурси РІ, які допоможуть у розробці сервісних проектів.