§ 3. Особливості організації архівної справи

ОРГАНІЗАЦІЯ АРХІВНОЇ справи в країнах За­ходу має спільні риси і водночас притаманну кожній країні спе­цифіку, зумовлену історичним розвитком, адміністративно-те­риторіальним поділом, особливостями державного управління. "Класичною країною архівів" є Франція. Вона має централі­зовану архівну систему, що склалася наприкінці XIX ст. На усталену структуру архівів не справили значного впливу і зако­ни про децентралізацію 1982 - 1983рр. На Генеральну дирекцію архівів покладено керівництво Національним архівом, регіо­нальними та департаментськими архівами, їй надано контро­люючі функції щодо комунальних, госпітальних, поточних ар­хівів установ, проміжних і автономних сховищ. Генеральна ди­рекція здійснює контроль за збереженістю поточних архівів на місцях їх зберігання, організує зберігання і контроль за збере­женістю проміжних архівів, забезпечення збереженості, розби­рання, класифікацію, описування та користування документами, призначеними для постійного зберігання в Національному та

департаментських архівах та ін. Очолює Генеральну дирекцію архівів генеральний директор, призначений Радою міністрів. Консультаційним органом при Генеральній дирекції архівів є Ви­ща архівна рада, яка щорічно збирається для розгляду практич­них питань роботи Національного архіву, департаментських, комунальних і госпітальних архівів та обговорення звіту гене­рального директора.

Одне із найбагатших сховищ Західної Європи - Національ­ний архів Франції - територіальне розташований у Парижі. В його 400 приміщеннях зберігається понад 800'000 од. зб. Структуру Національного архіву складають "наукові та культурні служби": стара секція для зберігання документів до кінця Французької революції кінця XVIII ст.; нова секція, що зберігає фонди періоду революції і наступних режимів до Другої світової війни; сучасна секція, де акумулюються матеріали періоду окупації та звіль­нення Франції від нацистської окупації, за посередництвом "архівних місій" приймаються документи міністерств; секція ар­хівних місій, яка займається питаннями комплектування. При старій секції функціонує сигілографічна служба зі спеціальним ательє для реставрації та виготовлення муляжів. У Національ­ному архіві функціонують інші служби: читальний зал і довід­кова служба історичних досліджень, служба фотографії, мікро­фільмів та аудіо архівів, нотаріальний архів, служба родинних і персональних архівів, міжнародний стаж, служба публікації і служба економічних архівів. В архіві існує створений А. Шам-соном у повоєнні роки "зал описів", де зібрані всі колекції описів та путівників. Від початку 1970-х років із створення Р. Гурме-лоном баз даних про описи нотаріальних протоколів для архіву розпочалася "доба комп'ютеризації".

Регіональні архіви створені у Франції згідно з законом 1983 р. про децентралізацію як тимчасові сховища. Вони зберігають до­кументи урядових установ регіонального рівня. Й підпорядко­вані директорам архівних служб регіону. Департаментських архівів налічується 99 для території колишньої метрополії і два для заморських земель (Нова Каледонія і французька Поліне­зія). Тут зберігають папери установ, ліквідованих 1790 р., і фонди департаментської адміністрації наступних режимів. Загальна довжина усіх департаментських архівів перевищує 1000 км. Майже половина з них має путівники. Комунальні (муніципаль­ні) належать до найстарших архівних установ. Вони виникли в XII ст., а до кінця XX ст. їх було сформовано в кожній кому­ні - 36 000 архівосховищ. Відповідальність за роботу комуналь­них архівів цілком покладається на мера, а нагляд за ними здій­снює секретар мера, як правило, з педагогічною освітою. Водно­час комунальні архіви перебувають під постійним контролем директора служб архівів департаменту. В їх фондах зберіга­ються регистри з записами актів громадянського стану, кадастри (описи земельних володінь), рішення муніципальної ради тощо. Поліпшенню роботи комунальних архівів сприяло створення в 1970-х роках спеціальних архівних служб. Найактивніше ро­звиваються архівні служби в районах Парижу, Ельзасу, Жирон-ди та ін. Госпітальні архіви близькі за своїм юридичним статусом до комунальних. Вони незалежні від Національного архіву, де­партаментських і комунальних архівів. У невеликих центрах від­повідальним за збереження документації призначається лікар. Документи, створені понад 100 років тому, як правило, переда­ються з госпітальних до департаментських архівів. У країні фун­кціонує п'ять спеціальних архівних служб госпітальних центрів. Специфічні особливості має архівна система і система архів­них установ ФРН. Вона відбиває своєрідність історичного роз­витку її адміністративно-територіальних одиниць і є типовим зразком децентралізованої архівної системи. У ФРН діє розга­лужена система архівів, побудована з урахуванням історичних традицій та федеративного устрою і досягла високого рівня ра­ціонального використання ретроспективної документної інфор­мації. Німецька демократична республіка (НДР) свідомо зруй­нувала традиції і німецькі федералістські принципи. Замість старих 5 земель було створено 14 нових округів, їх матеріали були розосереджені по 9 державних архівах та їх філіях. Усі вони підпорядковувалися Державному архівному управлінню МВС у Потсдамі. Після возз'єднання Німеччини між архівістами за­хідних і східних земель спонтанно, без участі будь-яких цент­ральних установ, склалися стосунки взаємодопомоги і рівно­правного співробітництва, активно відбувався процес обміну спеціалістами, надання нових технологій, що сприяло успішній інтеграції та подоланню розбіжностей в архівних системах. На відміну від колишньої НДР, архівна справа у ФРН не була централізована, тут не існувало центрального архівного управ­ління. Колишній Райхсархів відповідав за документи імперсько­го уряду, його міністерств та відомств. Він не мав права давати

вказівки архівним структурам у німецьких державах і землях. Те саме стосується створеного 1952 р. Федерального архіву в Коб-ленці, на який покладено зберігання документів конституційних органів, центральних урядових установ, збройних сил, федераль­них корпорацій, інших інституцій федерального уряду, німець­ких центральних установ, що діяли в зонах окупації, Німецького рейху (1871-1945), Німецького Союзу (1815-1866). У кожній землі діє свій федеральний архівний закон, хоча основні поло­ження федерального і земельних архівних законів збігаються. Як правило, державні архіви земель мають давню історію і збері­гають компактні комплекси документів, починаючи від часів середньовіччя, ядро яких становлять урядові матеріали колиш­ніх незалежних земель, федеральний і земельні архіви тісно співпрацюють у рамках постійної Конференції архівних рефе­рентів (керівників архівних установ Федерації та земель), що збирається двічі на рік і обговорює проблеми координації у різ­них галузях архівної справи. Поза державною архівною систе­мою існують спеціальні архіви різних напівавтономних установ і організацій - парламентські і університетські архіви, архіви преси, архіви радіо-, кіно- і телекорпорацій. До місцевих архівних установ належать численні муніципальні та комунальні архіви (найстарші й найбільші міські архіви є у великих середньовічних містах - Кельні, Франкфурті, Мюнхені, Аусбурзі), а в окремих регіонах - районні архіви (комплектуються документами органів районного управління). Окрему категорію, також неоднорідну за адміністративним статусом, підпорядкуванням і складом до­кументів, становлять церковні архіви: парафій, деканатів, єпис-копств, монастирів, орденів тощо. Маючи статус приватних установ, єпископські архіви, так само, як і дворянські й особові архіви, протягом останнього століття активно передають на де­позитне зберігання або продають свої матеріали державним архі­вам. При політичних фондах, пов'язаних із провідними пар­тіями, існують архіви політичних партій і спілок. До бізнесових архівів належать великі регіональні архівні центри (Кельн, Штутгарт, Дортмунд), архіви окремих, галузей промисловості (Архів гірничої промисловості в Бахумі) та численні архіви ок­ремих промислових підприємств, фірм і корпорацій. Архіви лі­тератури і мистецтв функціонують як окремі спеціалізовані установи, або структурні підрозділи центральних, земельних, регіональних і муніципальних бібліотек та музеїв.

Показовою з погляду інформаційного суспільства є органі­зація багатьох напрямів діяльності Національного архіву Кана­ди. В другій половині 1990-х років тут започатковано цілеспря­мовану програму комплектування архіву документами держав­них установ (до того надходження звідти мали епізодичний характер), а також документами особового походження, доку­ментами громадських та комерційних організацій.

Оскільки державні установи не зобов'язані передавати свої документи на державне зберігання, комплектування такими документами здійснюється на договірних засадах. При цьому враховують усі типи діловодства (їх налічують близько 10; єди­них і обов'язкових стандартів не існує) і всі види носіїв інформа­ції, включно з електронними (магнітні, лазерні й оптичні диски).

Загальна схема документообігу і відомчого зберігання доку­ментів у діловодстві урядових структур, зокрема міністерств, у цілому виглядає так: експедиція - бюро (тобто відділ контролю за діловодством) - виконавець - бюро. В бюро кожний документ заноситься до комп'ютера. Справи формуються за темами. Згід­но із спеціальним класифікатором кожній справі (файлу) на­дається номер теми. Справи мають три терміни зберігання: ак­тивний (два роки в структурному підрозділі), "сплячий" - 8 ро­ків у спеціальному підвідділі міністерства (своєрідному відом­чому архіві) і постійний. Після відповідної експертизи історично цінні документи передають на державне зберігання до Націо­нального архіву, решту знищують.

Передання документів від комерційних установ здійснюють виключно на договірних засадах, оскільки Національний архів не має права втручатися в діловодство, облік і організацію збері­гання документів приватних фірм і банківських структур. Вод­ночас комерційні фірми зобов'язані забезпечувати зберігання певних категорій документів, причому контроль за цим здійсню­ють спеціальні органи державного управління - податкова ін­спекція та казначейство. Крім того, фірми самі зацікавлені в пе­редаванні документів на державне зберігання, оскільки вони за це отримують певні податкові пільги. Для отримання пільг спе­ціальні експертні комісії здійснюють оцінку переданого фонду (вартість його коливається в межах від 2 до 500 тис. доларів, пересічна ціна - 20-50 тис. доларів).

Вартий уваги досвід з організації комплектування особовими фондами і документами громадських установ. Архіви прагнуть

отримати особові фонди політичних діячів, зокрема всіх пре­м'єр-міністрів та міністрів. Особові фонди членів парламенту приймаються вибірково, з огляду на політичну активність.