Розділ 11 довідковий апарат до документів національного архівного фонду

ЩОРІЧНО НА ДЕРЖАВНЕ зберігання над­ходить близько 1 млн. справ від міністерств, відомств, установ, організацій та підприємств. Із метою створення доступу до ве­личезного масиву цих документів Національного архівного фон­ду України необхідно мати досконалий довідковий апарат. Тому в українському архівознавстві та архівній практиці проблема довідкового апарату є пріоритетною, а її вирішення безпосеред­ньо пов'язане з останніми здобутками української історичної на­уки, станом впровадження новітніх технологій, узагальненням світового досвіду.

§ 1. Поняття про довідковий апарат архівів

ВАЖЛИВОЮ СУСПІЛЬНОЮ функцією архів­них установ є створення доступу до інформації, що міститься в документах Національного архівного фонду України. В україн­ському архівознавстві розрізняють правовий, фізичний та інтеле­ктуальний доступ. Правовий доступ як право на отримання ін­формації про наявність та кількісні характеристики документів, склад і зміст архівних фондів забезпечують закони України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" та "Про інформацію". Зокрема, Закон України "Про Національний ар­хівний фонд та архівні установи" проголошує основний принцип організації архівної справи в Україні як загальнодоступність Документів НАФ та гарантує забезпечення доступу до архівних Документів з моменту надходження їх до архівної установи й право користування ними усім громадянам України, іноземцям та особам без громадянства. Тимчасові обмеження в доступі пов'язані лише з необхідністю науково-технічного опрацювання, перевіркою наявності та стану або реставрацією документів, за­безпеченням державної або іншої передбаченої законом таєм­ниці, охороною законних прав та інтересів громадян. Розширен­ня впродовж 1990-х років доступу до архівних фондів, що пере­бували на таємному зберіганні, є показовою рисою демократизації архівної справи в незалежній Україні.

Обмеження доступу можуть встановлюватися і власником документів -особою або архівними підрозділами об'єднань гро­мадян, релігійними організаціями, а також підприємствами, установами і організаціями, заснованими на приватній формі власності. Доступ до приватних архівних зібрань регулюється розпорядженням власника, причому держава заохочує власни­ків розширювати цей доступ.

Фізичний доступ полягає в організації зберігання документів НАФ та отримання первинного документа, що зберігається в ар­хіві, через читальний зал.

Під інтелектуальним доступом розуміють комплекс засобів та заходів, що забезпечують розкриття складу і змісту інформа­ційних ресурсів архівів, отримання необхідної довідкової інфор­мації через документи вторинного рівня - довідковий апарат, у тому числі через інформаційні системи та публікації текстів документів у спеціальних виданнях.

Реалізація доступу до відомостей, що містяться в документах Національного архівного фонду України, відбувається через до­відковий апарат, тобто створений на єдиних методологічних і ме­тодичних засадах комплекс взаемопов 'язаних архівних довідників (у тому числі електронних), призначений для розкриття складу і змісту архівних документів. Довідковий апарат утворюється кожною архівною установою. Його побудовано відповідно до структури Національного архівного фонду. Архівні довідники містять відомості про склад і зміст документів на рівні:

• НАФ у цілому;

• державного архіву;

• архівного фонду;

• одиниці зберігання.

Термін "довідковий апарат до документів НАФ України" вве­дено до наукового і практичного обігу новою редакцією Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи 2001 р. Відповідне поняття містить і проект державного стандарту "Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення" (2002), розроблений відділом документознавства УНДІАСД. До цього часу в практиці роботи архівних установ традиційно за­стосовувалися терміни "науково-довідковий апарат" та "система науково-довідкового апарату".

До найсуттєвіших ознак довідкового апарату належать вто­ринність по відношенню до архівних документів, оскільки в еле­ментах довідкового апарату міститься інформація, отримана в ре­зультаті аналітико-синтетичного опрацювання первинної до-кументної інформації. Довідковому апарату притаманна іерар-хічтсть, пов'язана з взаємо підпорядкованістю та взаємозалеж­ністю всіх його елементів, та динамічність - здатність до якісних та кількісних змін. Дореволюційні архіви мали описи, покаж­чики, каталоги, але всі довідники не були єдиною, взаємопов'я­заною системою. Кожен довідник існував лише в одній "функ­ціональній площині". Усвідомлення зв'язків розвитку описання з розвитком архівної справи, зокрема, з її централізацією, інтен­сивністю комплектування і користування документною інфор­мацією сприяло розвитку довідкового апарату архівів.

Послідовно побудовані елементи довідкового апарату забез­печують багатоапекстний інформаційний пошук. Його створен­ня та функціонування прямо залежить від організаційно-мето­дичного забезпечення, наявності фінансування, інтенсивності користування документами.

Основні вимоги до довідкового апарату полягають у забез­печенні багатоаспектного пошуку інформації на всіх рівнях НАФ, придатності для документів з різними носіями, застосуванні уні­фікованої методики складання архівних довідників.