- •Передмова
- •Розділ 1 архівознавство як наукова система і навчальна дисципліна
- •§ 1. Предмет, об'єкт і методи архівознавства
- •§ 2. Зв'язок архівознавства з іншими науками та навчальними дисциплінами
- •§ 3. Джерельна база та історіографія архівознавства
- •Розділ 2 історія архівної справи в україні
- •§1. Початок архівів в Україні
- •§ 2. Архіви литовська-польської доби (XV ст. -перша половина XVII ст.)
- •§ 3. Архіви та архівна справа козацько-гетьманської України (середина хуіі-хуш ст.)
- •§ 4. Архіви та архівна справа в Україні кінця хуш-хіХст.
- •§ 5. Архіви України в контексті проектів архівних реформ у Росії хіх - початку XX ст.
- •§ 6. Архіви та архівна справа доби Української революції (1917-1920 рр.)
- •§ 7. Архівна справа в Західній Україні, на Буковині та Закарпатті у 1920-1930-хрр.
- •§ 8. Архівне будівництво в Україні за часів радянської влади (1920-1980рр.). Централізація управління архівною справою
- •§ 9. Розвиток архівної справи в незалежній Україні
- •Розділ з архівна система та система архівних установ
- •§ 1. Поняття "архівна система", її основні види
- •§ 2. Система архівних установ України
- •Розділ 4 національний архівний фонд україни: склад, структура, правові засади
- •§1. З історії формування понятття про сукупний архівний фонд ержави
- •§ 2. Склад і структура Національного архівного фонду
- •§ 3. Право власності на документи Національного архівного фонду
- •Розділ 5 архівна україніка
- •§ 1. Український комплекс
- •§ 2. Зарубіжний комплекс
- •§ 3. Проблеми опрацювання і передачі в Україну архівної україніки
- •Розділ 6 організація роботи державних архівів
- •§1. Статус та структура архівів
- •§2. Виробничі подрозділи архіву та основні архівні технології
- •§3. Планування, звітність та економічна діяльність архівів
- •Розділ 7 організація архівних документів
- •§ 1. Організація документів нарівні системи архівних установ
- •§ 2. Організація документів на рівні архіву
- •§ 3. Організація документів нарівні архівного фонду
- •§ 4. Організація документів на рівні справи
- •Розділ 8 формування національного архівного фонду
- •§ 1. Експертиза цінності документів: завдання, принципи, критерії
- •§ 2. Діяльність експертних комісій
- •§ 3. Переліки документів
- •§ 4. Комплектування державного архіву
- •§ 5. Державна реєстрація документів Національного архівного фонду
- •§ 6. Робота державного архіву з джерелами комплектування
- •Розділ 9 архівне описування
- •§ 1. Архівне описування: поняття, види
- •§ 2. Принципи і методи архівного описування
- •Розділ 10 облік документів національного архівного фонду
- •§ 1. Поняття про облік архівних документів
- •§ 2. Облікові документи архіву
- •Розділ 11 довідковий апарат до документів національного архівного фонду
- •§ 1. Поняття про довідковий апарат архівів
- •§ 2. Типо-видова структура довідкового апарату архівів
- •Розділ 12 Забезпечення збереженості архівних документів
- •§ 1. Поняття про матеріальну основу рхівних документів.
- •§ 2. Технології зберігання архівних документів
- •§ 3. Забезпечення фізико-хімічної збереженості архівних документів
- •Розділ 13 інформатизація архівної справи
- •§ 1. Інформатизація архівної справи: поняття, мета, завдання
- •§ 2. Основні шляхи, інформатизації архівної справи: світовий досвід
- •§ 3. Інформатизація архівної справи в Україні
- •§ 1. Основні напрями та форми науково -дослідної роботи архівних установ
- •§ 2. Система архівної науково-технічної інформації
- •§ 3. Завдання, зміст і форми методичної роботи в архівних установах
- •Розділ 15 використання архівної інформації. Архівна евристика. Архівний маркетинг
- •§ 1. Потреби в архівній інформації та групи її споживання
- •§ 2. Основні напрями і форми використання архівної інформації
- •§ 3 Архівна евристика
- •§ 4. Архівний маркетинг
- •Розділ 16 зарубіжні архіви
- •§ 1. Структура архівів та архівної системи зарубіжних країн
- •§ 2. Правові засади зарубіжної архівістики. Проблеми доступу до архівної інформації
- •§ 3. Особливості організації архівної справи
- •§ 4. Приватні архіви
- •Висновки
- •Основні поняття та терміни
§ 3. Переліки документів
ПРИ ПРОВЕДЕННІ експертизи цінності документів застосовують переліки документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням строків зберігання документів. Вони сприяють організації документів та якісному поповненню Національного архівного фонду.
Переліки бувають міжвідомчі - для всіх органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств; відомчі - для установ і організацій кожного окремого міністерства чи відомства; конкретні - для кожної організації (за відсутності відповідного відомчого переліку).
Зазначені в переліках строки зберігання обов'язкові для всіх Установ і організацій в Україні. Жодна установа, організація і підприємство не мають права ці строки зменшувати. Подовження строків зберігання документів можливе з подання організації експертною комісією архівної установи. Переліки структуровано за основними напрямами діяльності організацій незалежно від їх статусу в ієрархічній системі управління і галузевої належності, а в межах її - за функціональним принципом призначення тієї чи іншої документації. Кожний напрямок діяльності відповідає окремому розділові переліку.
Структура типового переліку така:
І. Документи, що утворюються в управлінській діяльності; організація системи управління; прогнозування, планування, ціноутворення; фінансування, кредитування, податкова політика; облік та звітність; організація використання трудових ресурсів; робота з кадрами; соціально-культурний розвиток населення; науково-інформаційна діяльність; економічне, науково-технічне і культурне співробітництво з зарубіжними країнами; матеріально-технічне постачання; адміністративно-господарське обслуговування; діяльність громадських організацій.
II. Документи, що створюються в науково-технічній та виробничій сфері: науково-дослідна і конструкторська робота; винахідництво, раціоналізація та патентно-ліцензійна робота; проектування, будівництво, реконструкція; виробництво; якість продукції, технічний контроль, стандартизація; охорона навколишнього середовища; автоматизовані системи.
Перший у незалежній Україні міжвідомчий перелік "Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів" (К., 1997) склав основу для визначення строків зберігання документів та відбору їх для внесення до НАФ або до знищення документів. Він охоплює всі документи, що утворюються в процесі однотипних управлінських функцій органів державної влади, місцевого самоврядування та інших установ, організацій і підприємств (частина І), а також документи, що утворилися в результаті виробничої і науково-технічної діяльності установ, організацій і підприємств всіх форм власності (частина II).
Прикладом відомчого є "Перелік документів, які утворюються в діяльності Національного банку України, установ і організацій його системи, акціонерно-комерційних та комерційних банків України із зазначенням термінів зберігання" (К., 1996). Схема його організації, співпадаючи в багатьох позиціях зі схемою типового переліку, відображує специфічні для банківської системи напрями діяльності.
Обчислення строків зберігання документів проводять з 1 січня наступного за діловодним року. Наприклад: термін зберігання документа, створеного в діловодстві 1999 р., обчислюється з 1 січня ня 2000 р. Строки зберігання науково-технічної документації вираховують з 1 січня того року, який наступає за роком закінчення розробки теми чи проекту. Для документів, яким встановлено термін "75 р. - В" розрахунок часу зберігання встановлюють через віднімання числа, що відповідає віку працівника на час звільнення, від 75. Так, особова справа працівника, якому на дату звільнення виповнилося 25 років, підлягає зберіганню 75- 25= 50 (років). Примітка "доки не мине потреба" означає, що документи мають тривале пшктичне значення і зберігаються не менше 10 років.
Інші примітки ("На державне зберігання не надходить. Зберігаються в організаціях"; "За умови завершення ревізії. У разі виникнення спорів, розбіжностей, слідчих і судових справ - зберігаються до винесення остаточного рішення"; "Після закінчення строку договору" тощо), що застосовуються в переліках, лише коментують порядок зберігання документів. Позначка "ЕПК", яку встановлено проти термінів зберігання окремих видів документів, означає, що такі документи або частина їх можуть мати наукове та історико-культурне значення і після експертизи цінності вони вносяться до НАФ.
Усім статтям у переліках присвоєно наскрізну нумерацію. Для зручності користування переліками до кожного з них укладають абетковий та предметний покажчик на види і різновиди документів з посиланням на конкретні статті.
Підготовка переліку - складний, тривалий (в кілька років) і відповідальний процес. Як правило, розробляють їх галузеві науково-дослідні інститути або спеціально створені з цією метою при центральних відомствах тимчасові творчі колективи. До складу їх входять працівники діловодних та архівних служб відомчої системи, провідні спеціалісти і науковці.
Перелік рецензують всередині системи, розглядають експертно-перевірні комісії міністерства або відомства, потім - ЦЕПК Держкомархіву. Після цього його затверджує керівництво, ти-Ражують і вводять у дію.