§ 1. Потреби в архівній інформації та групи її споживання

У ПРОЦЕСІ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ суспільства ре­троспективною документною інформацією виділяють три етапи. Суть першого - організації користування документами - по­лягає у тому, що архівісти, використовуючи різні форми роботи, надають користувачам певні архівні документи. На другому етапі здійснюється користування документами - їх перегляд, читання, прослуховування. При цьому у ролі користувачів мо­жуть бути як зовнішні споживачі, так і самі архівісти. Під час першого і особливо другого етапів користування відбувається творчий процес отримання з архівних документів потрібної користувачеві інформації. У такому випадку використання НАФ переходить у третій етап - власне використання архівної інформації, коли споживач у потрібній йому формі реалізує от­риману з архівних документів інформацію.

Для правильної організації цього процесу працівники архівів мають постійно вивчати потреби в архівній інформації, орієн­туватися в її джерелах.

Джерела ретроспективній інформації поділяються на чотири групи:

• документи про характер потреб в архівній інформації, які є в архіві: матеріали архівного обліку та статистики, різні запити;

• нормативні документи: закони України, укази Президента, постанови Верховної Ради, акти уряду, міждержавні угоди, інші офіційні матеріали, для підготовки яких необхідне залучення архівної інформації;

• історичні та джерелознавчі праці, матеріали наукових дис­кусій та "круглих столів", що ставлять невивчені проблеми і висвітлюють малодосліджені періоди історії, а також поточні та перспективні плани наукової роботи науково-дослідних інститутів, вузів тощо.

Потреби в ретроспективній інформації архівознавство поді­ляє на очевидні та приховані. Очевидні потреби - це чітко усві­домлені, достатньо повно сформульовані, спрямовані на ознайом­лення з конкретною архівною інформацією. Приховані потреби виявляються поступово або раптово, під час ознайомлення з пев­ною інформацією. Перехід прихованих потреб в очевидні відбувається під впливом ознайомлення із загальними відомостями про склад і зміст архівних фондів, зокрема, вивчення архівних довідників, аналізу інформації веб-сайтів архівних установ, до­кументальних експозицій, радіо- і телепередач, екскурсій до архівів. Поряд із найпоширенішою класифікацією потреб за пред­метно-тематичною ознакою в архівознавстві розрізняють групу­вання потреб за додатковими ознаками:

• хронологічною (історичною), що характеризує потребу в ін­формації певного історичного періоду, яка міститься у до­кументах відповідної історичної епохи;

• географічною, що відбиває потребу в інформації щодо пев­ного регіону та за документами конкретних адміністра­тивно-територіальних одиниць;

• ієрархічною, пов'язаною з потребою в інформації різних рівнів місцевих, регіональних та центральних органів, структур, угрупувань;

• галузевою, що окреслює потребу в інформації, що належить до певних галузей державної, господарської, культурної, громадської діяльності;

• адресною, що визначає потребу в інформації, що характе­ризує діяльність певного фондоутворювача чи кількох фондоутворювачів, якщо йдеться про об'єднаний або ро­динно-фамільний фонд;

• матеріальною, що розкриває потребу в інформації, яка міс­титься в документах залежно від способу закріплення в них інформації.

Групування потреб в архівній інформації за цими ознаками допомагає архівістам виявити відомості про те, які саме державні архіви, фонди, колекції, окремі документи користуються най­більшим попитом у споживачів, спрогнозувати використання документної інформації. Це, в свою чергу, допомагає архівістам не тільки враховувати наявні запити, а й керувати процесом регулювання потреб у архівній інформації, краще організову­вати користування документами НАФ, вдосконалювати довід­ковий апарат до них.

Цікавою є спроба запровадити класифікацію потреб у ретро­спективній документній інформації за ознакою ефекту, очіку­ваного споживачами від її використання. Свого часу це питання досліджував російський архівознавець В. Автократов, який від­діляв науково-історичний, технічно-економічний, управлінський і соціально-правовий ефекти, ефект створення суб'єктив­ного світу людини, а також стратегічний та естетичний ефекти. Оскільки потреба в архівній інформації може виявлятися лише через її споживачів, доцільно виділити категорії спожива­чів інформації. Загальноприйнятої схеми класифікації спожи­вачів не існує, оскільки не виділено засадничу ознаку класифі­кації. Під час аналізу складу користувачів архіви висувають свої кваліфікаційні схеми, а це ускладнює узагальнення й порівняння даних у межах всієї системи. Підхід до аналізу залежить від того, кого вважати споживачем: фахівця, який прийшов до архіву, чи установу, яку він може представляти. Більшість архівознавців схиляється до того, щоб відмовитися від професійної ознаки як засадничої і прийняти за класифікаційну ознаку сферу діяль­ності користувача: сфера управління, наукові дослідження і про­ектно-конструкторські роботи, виробництво, навчання, підго­товка та перепідготовка кадрів, творча діяльність. На другому рівні класифікації пропонується розподіляти користувачів за фахом, спеціалізацією, посадовим становищем, освітою, науко­вими ступенями і ін. Слід враховувати і такі ознаки, як профе­сійна та регіональна приналежність користувачів, їх кваліфіка­ція, наявність друкованих праць.