§ 3 Архівна евристика

НАЙВАЖЛИВІШЕ ЗНАЧЕННЯ для ефектив­ного виявлення архівних документів та організації використан­ня ретроспективних відомостей має культура інформаційного пошуку, яка органічно поєднує в собі комплекс таких знань, як закономірності формування документів фондоутворювачем, іс­торія самих фондоутворювачів та системи державних і громад­ських установ; історія формування системи державних архівів країни; принципи комплектування державних архівів і критерії експертизи цінності документів; система довідкового апарату, комплекс довідкової літератури, публікацій документів та ін.

Архівна евристика, тобто спеціальна історична дисципліна про шляхи і засоби пошуку архівної інформації, своїм головним завданням має пошуки і виявлення документів певної тематики, спрямування, авторства тощо. Виявлення раніше невикористо-вуваної або маловикористовуваної інформації, залучення її до наукового та практичного обігу - найважливіший засіб підви­щення ефективності використання НАФ. Архівний пошук має супроводжуватися джерелознавчим аналізом виявлених доку­ментів. Глибока джерелознавча розробка архівних фондів од­ночасно із вивченням інформаційних потреб суспільства до­зволяє повніше задовольнити духовні й наукові потреби як спо­живачів документної інформації, так і самих архівістів.

У дослідженнях, присвячених питанням архівної евристики, виділяють ряд особливостей процесу пошуку інформації. Перша з цих особливостей є ще відносно малодослідженим творчим процесом, який має індивідуальний, специфічний характер і за­лежить від інтелектуальних здібностей користувача (дослідни­ка, вченого, фахівця). Суттєва особливість цього процесу полягає у встановленні та поясненні зв'язків між явищами (затребу­ваною ретроспективною інформацією; архівними документами, в яких вона міститься; окремими фактами, що є складовими цієї інформації). Друга є технічним процесом пошуку архівної ін­формації. У широкому понятті він полягає в методичній підготовці, вивченні бібліографії, збиранні різної інформації, у тому числі роботі з архівними документами. При цьому центральне місце посідає пошук архівних документів.

Так званий перехресний пошук, ідея якого вперше сформу­льована В. Автократовим, дозволяє повніше використовувати теорію фондування і особливості побудови системи довідкового апарату, а також враховувати специфіку роботи дослідників -однієї з головних категорій користувачів архівної інформації. Дослідниками стають і самі архівісти, які здійснюють пошук до­кументів. Перехресний пошук включає одночасний пошук за ге­нетичною вертикаллю, що спирається на пофондове описання, тобто на систему архівних довідників конкретного архівного фонду (описів, оглядів, різних покажчиків), та логічною гори­зонталлю, що спирається на систему міжфондових архівних довідників (каталогів, тематичних оглядів, автоматизованих пошукових систем) і дозволяє виходити безпосередньо на доку­менти, що стосуються досліджуваної проблеми. Використо­вуючи обидва способи пошуку документів, користувач знахо­дить необхідну інформацію. Однак найчастіше він здійснює довготривалий пошук інформації за генетичною вертикаллю. Це викликано тим, що архівні довідники, побудовані відповідно до класифікації документів, займають провідне місце у системі довідкового апарату державних архівів.

Західні архівознавці виділяють інші два взаємозалежні шля­хи здійснення архівних пошуків. Перший, названий англійським ученим Літлом "процесом здогадок", пов'язаний з тим, що кори­стувач (архівіст або дослідник) робить узагальнені висновки на підставі отриманої інформації, виходячи з того, які адміністра­тивні або суспільні інституції створювали документи, що мали відношення до об'єкту дослідження. Другий шлях пошуку орієн­тований на необхідний документ: користувач починає роботу з картотечного каталога або покажчика, де докладно розписано зміст кожного документа. Цей шлях дуже близький до практики роботи бібліотек. Тому всі бібліотечні нововведення - техніка індексування, конструкція тезаурусів, пошукові мови, марк-формат - значно впливають на пошук у державних архівах.

Впровадження інформаційних технологій в архівну практику збільшує прогалину між цими двома шляхами пошуку. Багато­сторонній пошук окремих документів, на відміну від лінійного, заснованого на принципі походження, стає багатофіліальним.

Розвиток архівної евристики безпосередньо пов'язаний з по­доланням всіляких труднощів, до яких належать бар'єри неін­формованості, зокрема матеріальний, мовний та ін. Бар'єр не­інформованості виникає не тільки через відсутність у даний момент у користувача інформації про архівні документи, що бу­ває наслідком відносної недоступності архівних довідників (об­межений наклад, відсутність реклами) або недостатньої інфор­маційної культури користувача, але і через брак інформації про архівні документи, через обмеження технічного характеру або як наслідок штучних ідеологічних обмежень минулих років. Во­ни, власне, і мали на меті створити обстановку наукової неін­формованості. Тому необхідне оперативне інформування широ­кої громадськості про зняття необгрунтованих обмежень на доступ до окремих категорій архівних документів.

Матеріальний бар'єр є вагомою перепоною для архівних роз­відок. Відсутність комп'ютерного зв'язку між окремими держав­ними архівами або загальноукраїнської бази даних заважає користувачеві оперативно отримувати інформацію за своєю по­шуковою темою, що призводить до невиправданих поїздок, знач­них втрат часу, або навпаки, неможливості здійснити необхідні наукові відрядження з пошуковою метою.

Мовний бар'єр характерний для архівів західного та півден­ного регіонів України, які зберігають документи, складені латиною, польською, німецькою, угорською, румунською, єврейською мова­ми. Для користувача це створює додаткові ускладнення, вимагає володіння цими мовами. Певним бар'єром є також наявність галу­зевих архівних установ, які здійснюють довготривале зберігання специфічних архівних документів. Фактично дослідник ще не має жодних довідників про зміст цих документів і не має відо­мостей про те, яка архівна інформація може там міститися.

Невирішені проблеми архівної евристики суттєво впливають на ефективність використання НАФ.